Zeitmanagement-Methoden: Die besten Tipps für mehr Produktivität
Zeitmanagement spielt eine immer größere Rolle, denn: die technischen Möglichkeiten der Moderne bringen es mit sich, dass wir uns zugleich überall aufhalten können, ohne wirklich produktiv zu sein. Eine WhatsApp-Nachricht hier, ein Mail da und schon ist wieder eine Stunde Zeit vergangen, die weitaus produktiver zu nutzen gewesen wäre. Anbei 5 hilfreiche Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität im Büro und im Business-Alltag.
Der meiste Stress ist selbstgemacht
Der technische Fortschritt ist ein zweischneidiges Schwert. Projekte, die teilweise Wochen oder Monate benötigten, können nun innerhalb eines Tages erledigt werden. Die Kommunikation über verschiedene Kanäle wurde massiv vereinfacht und digital basiertes Business hat sich enorm beschleunigt. Allerdings bringt dies auch Schattenseiten mit sich. Noch nie in der Geschichte der Menschheit war es so einfach, sich von seinen eigenen Vorhaben abbringen zu lassen. Die technischen Möglichkeiten, die uns für diese Ablenkung zur Verfügung stehen, sind so vielfältig wie noch niemals zuvor.
Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen
Gleichzeitig steigt der Druck, auf vielen verschiedenen Kanälen gleichzeitig präsent zu sein. Dies führt zu einem latenten Stressgefühl, welches sich auf Dauer sogar problematisch auf die eigene Gesundheit auswirken kann. Gleichzeitig beschleicht einem das Gefühl, nie etwas fertig zu bekommen. Folgende Zeitmangement-Methoden helfen dabei, auf Kurs zu bleiben.
1. Priorisierung prioritär
Es klingt vielleicht etwas simpel, doch sich der eigenen Prioritäten bewusst zu sein, ist die Basis jedes guten Zeitmanagements. Das Führen der guten alten To-Do-Liste ist hier wirklich enorm wichtig. Damit einhergehend muss klargestellt werden, weshalb Dinge priorisiert werden und weshalb andere wiederum in der Hierarchie erst weiter unten erscheinen.
Je eindeutiger es gelingt, die Priorisierung aufzustellen und diese zu begründen, desto leichter fällt es, sich auf die wirklich wichtigen Elemente des eigenen Berufs- und Privatlebens zu fokussieren. Dies wiederum hilft dabei, eine gute Work-Life-Balance zu erreichen, indem nicht mehr gesellschaftlichen Konventionen gefolgt wird, sondern der eigene Wertemaßstab als Orientierung dient.
2. Organisation ist das halbe Leben
Nachdem nun klar ist, welche Gründe die Basis für berufliche und private Entscheidungen darstellen, geht es nun darum, diese auch organisatorisch abzubilden. Es gibt unzählige Methoden und Strategien, wie dies abgebildet werden kann. Eine der bekanntesten Methoden ist die “GTD”-Methode (“Getting things done”) vom US-Amerikanischen Coach David Allen.
Sie basiert auf der Erkenntnis, dass Zeitmanagement essentiell dafür ist, Arbeit als produktiv und nicht als belastend zu empfinden. Es soll alles dafür getan werden, die Kontrolle über die eigenen Entscheidungen und Arbeiten zu behalten und in einen Workflow zu gelangen, der dazu führt, dass Arbeitsprozesse zügig durchgeführt werden können, ohne dass sie als anstrengend wahrgenommen werden.
Info: Die GTD”-Methode kurz erklärt
3. Sammeln von Aufgaben. Was ist zu erledigen?
Selektion der gesammelten Aufgaben. Muss wirklich alles erledigt werden? Was muss wann erledigt sein? Dringende Dinge sollen sofort erledigt werden, sodass der Kopf für andere Aufgaben “frei” ist und kein unterbewusster Stress aufkommen kann.
Die To-Do-Liste soll dauernd einer kritischen Überprüfung unterzogen werden. Welche Dinge können getrost gestrichen werden oder anders priorisiert werden? Handeln!
4. Routinen tragen uns zum Erfolg
Gute Gewohnheiten sorgen dafür, dass automatisiert auf Erfolge zugesteuert wird. Hat sich beispielsweise der eigene Körper daran gewöhnt, dreimal in der Woche ins Fitnessstudio zu gehen, dann stehen die Chancen gut, dass dies auch in Zukunft so sein wird. Der Weg, bis solch eine Routine ausgebildet ist, ist jedoch oftmals schwierig.
Im Arbeitsprozess gelten die gleichen Gesetze. Ein Beispiel hierfür ist der AYLA-Trick. Dieser steht für “Arrange Your Laundry” und bedeutet bildlich gesprochen, dass die eigenen Aufgaben mental an einer Wäscheleine gehangen werden. Erledigungen, die zusammen bewältigt werden können, hängen an der Wäscheleine nebeneinander. Die Art und Weise, wie Aufgaben sortiert werden, bestimmt auch den Zeitstrang wann diese abgearbeitet werden. Wann welche Arbeitspakete abgearbeitet werden, entscheidet jeder für sich. Je kontinuierlicher dies getan wird, desto eher werden sich Routinen herausbilden, die für Sicherheit sorgen und die auch immun gegenüber Ablenkungen sind. Die AYLA-Methode funktioniert dann wie ein Wegweiser.
5. Adäquate Pausen sind essentiell
Pausen gehören zum Arbeitsprozess wie das Atmen zum Leben. Erholungsmonente sorgen dafür, dass die eigene Leistungsbereitschaft hoch bleibt und die Energiereserven aufgefüllt werden. Wie groß diese Pausen ausfallen sollen und womit sie gegebenenfalls gefüllt werden sollen, hängt eng mit den persönlichen Vorlieben zusammen.
Manche fühlen sich wohl, wenn sie eine kleine Meditation in den Arbeitsalltag integrieren können, anderen wiederum reicht ein frisch gebrühter Kaffee an der frischen Luft. Die Optionen sind dermaßen variantenreich und es ist die Aufgabe jedes Einzelnen, die richtige Dosis und die richtige Art und Weise für sich selbst herauszufinden, um den eigenen Work-Flow optimal zu unterstützen.
Fazit
Es ist wohl wichtiger als jemals zuvor, sich mit dem eigenen Zeitmanagement auseinander zu setzen. Der in vielen Arbeitsbereichen zunehmende Freiheitsgrad sorgt natürlich auch für einen gewissen Verlust von Routinen und etablierten Arbeitsabläufen.
Mit modernen Ansätzen des Zeitmanagements kann der Selbstdisziplin nachhaltig unter die Arme gegriffen werden, sodass ein neuer, selbst initiierter Work-Flow entsteht. Damit gelingt es, den Druck aus vielen Situationen zu nehmen und gleichzeitig die Produktivität nach oben zu katapultieren.
Foto/Thumbnail: ©denisismagilov/Depositphotos.com
Kommentare