Zeiterfassung – wichtige Aspekte im Arbeitsrecht
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Zeiterfassung – wichtige Aspekte im Arbeitsrecht

Carolin Fischer
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Aktuell liegt es noch in der Hand der deutschen Arbeitgeber, wie die Arbeitszeit der Angestellten dokumentiert wird. Oftmals herrscht kein professionelles System, sondern die sogenannte Vertrauensarbeitszeit wird eingesetzt. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber davon ausgeht, dass der Mitarbeiter die vorgeschriebene Arbeitszeit einhält. Überstunden werden manuell dokumentiert und dem Betrieb übermittelt. Diese Vorgehensweise entspricht allerdings schon lange nicht mehr dem europäischen Standard.

Aus diesem Grund ordnete das Bundesarbeitsministerium nun die Erstellung eines Gutachtens an, um sich einen Überblick über die momentane Situation zu verschaffen. Dabei wurde klar, dass Deutschland schon bald Schritte einleiten muss, um die Arbeitszeiterfassung gesetzlich zu regeln.

Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019

Die Ergebnisse der Untersuchungen des Bundesarbeitsministeriums sind erschreckend. Es konnte ermittelt werden, dass die Mehrzahl der deutschen Betriebe lediglich Überstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit schriftlich festhält. Doch da die Vorgaben und Methoden der Arbeitgeber wenig strukturiert sind, machen die Arbeitnehmer durchschnittlich 5,4 unbezahlte Überstunden jeden Monat. Häufig werden Exceltabellen genutzt, um die Arbeitszeit der Angestellten zu registrieren, was eher schlecht als recht funktioniert. Selbst Michael Emaschow – einer der Gründer der Papershift GmbH, einem Softwareanbieter für Personalplanung,  gibt zu: „Auch wir haben uns und unsere Mitarbeiter damals mit Excel-Listen organisiert. Das war ineffizient und sehr anstrengend.“ Die Eindrücke, welche die Gründer während ihrer früheren Start-up Erfahrungen sammeln konnten, verwandelten sie in eine ausgezeichnete Geschäftsidee: Dienstpläne können mit Ihrer Hilfe online ausgearbeitet und überwacht werden und eine nahtlose Zeiterfassung ist möglich.

Laut EuGH-Urteil ist die momentan Situation inakzeptabel und benötigt dringend gesetzliche Richtlinien. Die Bundesrepublik Deutschland ist allerdings auf der Suche nach einer Lösung, die vor allem simpel ist. Es soll nämlich vermieden werden, dass ein bürokratisches Chaos ausbricht.

Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Diese Entscheidung des EuGH liegt nun bereits zwei Jahre zurück und noch immer hat sich in der Gesetzgebung nichts getan. Aus diesem Grund geht man heute davon aus, dass das gefällte Urteil lediglich eine Empfehlung an Politik und Unternehmen darstellte, Maßnahmen zu ergreifen. Seitdem wird geduldig abgewartet, ob der deutsche Gesetzgeber Anpassungen der Arbeitszeiterfassung auf nationaler Ebene vornimmt.

Nichtsdestotrotz wird den deutschen Unternehmen nicht dazu geraten, auszuharren und nichts zu tun in der Hinsicht. Die ArbG Emden war seit dem Urteil des EuGH schon mit zwei Klagen konfrontiert worden. Die Arbeitgeber hatten die Überstunden der Angestellten nicht anerkannt und somit die Arbeitszeit nicht vergütet. Das Gericht hatte sich in beiden Fällen allerdings auf die Seite der Arbeitnehmer geschlagen. Beim Urteil orientierte man sich an § 618 Abs. 1 BGB und § 241 Abs. 2 BGB. Unternehmen sollten sich dementsprechend dringend Gedanken machen, ob eine geregelte Arbeitszeiterfassung nicht auch ohne nationale Vorgaben umgesetzt werden sollte.

Arbeitszeiten rechtssicher dokumentieren

Trotz des klaren Urteils des Europäischen Gerichtshofes und der ArbG Emden ist noch nicht ersichtlich, in welcher Form die Arbeitszeiterfassung erfolgen soll. Arbeitgeber sollten sich um eine umfassende Dokumentation kümmern, die den Ansprüchen der Gerichte genügetun und dem europäischen Standard entsprechen.

Wie müssen Arbeitszeiten erfasst werden?

Tatsächlich existieren schon Regelungen im Bezug auf die Arbeitszeiterfassung der Angestellten. So zielt das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz beispielsweise darauf ab, die Rechte der geringfügig Beschäftigten zu schützen. Dementsprechend wird im Baugewerbe, in der Gastronomie, in der Forstwirtschaft, der Gebäudereinigung, der Fleischwirtschaft etc. die verrichtete Zeit genauestens aufgezeichnet. Ebenfalls müssen Stunden niedergeschrieben werden, die über die üblichen acht Stunden täglich hinausgehen.

Gleiches sollte sich nun zur Normalität in deutschen Unternehmen entwickeln. Zur rechtskonformen Dokumentation wird sowohl der Beginn und das Ende der Arbeitszeit als auch die Dauer benötigt. Beachtet werden sollte, dass die Pausen nicht zur Arbeitszeit gezählt werden. Die Niederschrift der Stundenanzahl sollte innerhalb einer Woche erfolgen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dadurch ist es Unternehmen möglich, sich rechtlich eindeutig abzusichern.

Entscheiden sich die Arbeitgeber für eine Lösung, muss die Datenschutzgrundverordnung berücksichtigt werden. Diese schreibt strenge Regeln zum Schutz von personenbezogenen Daten vor. Digitale Programme sollten dementsprechend die Einwilligung zur Datenverarbeitung erfragen und ein Bewegungsprofil der Angestellten erstellen.

Foto/Thumbnail: ©istockphoto/AndreyPopov

Über den Autor

Carolin Fischer

Carolin Fischer Carolin Fischer ist Content-Managerin und Redakteurin bei onpulson.de. Sie ist spezialisiert auf die Themen "Personal", "Mittelstand" und "Karriere". Zuvor hat sie mehrere Jahre für die Süddeutsche Zeitung in München gearbeitet und ist heute noch u.a. im PR-Bereich tätig.
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