Im Interview

Stefan Wahle:„Oft unterschätzen Mittelständler die Vorteile der Digitalisierung“

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Im Gespräch mit Stefan Wahle, Geschäftsführer der Wolters Kluwer Software und Service GmbH über die Vorteile digitalisierter Buchhaltung. Vor allem in Corona-Zeiten war es für KMU plötzlich geschäftskritisch, jederzeit und ortsunabhängig auf ihre Systeme zuzugreifen, um buchhalterische Tätigkeiten kurzfristig mobil oder im Home-Office umzusetzen. Eine digitalisierte Buchhaltung ist folglich zukunftssicher - auch mit Blick auf das Digitalisierungsstreben der Finanzverwaltungen.

Onpulson: Herr Wahle, Sie sind Geschäftsführer der in Ludwigsburg ansässigen Wolters Kluwer Software und Service GmbH. Als deutsches Softwarehaus sind sie eine wichtige Säule im Bereich Tax & Accounting der weltweit tätigen Wolters-Kluwer-Gruppe. Speziell für mittelständische Unternehmen bieten Sie mit ADDISON Mittelstand eine Komplettlösung für KMUs an. Bitte erklären Sie unseren Lesern, für wen genau Ihre Software eine Lösung bietet.

Die Wolters Kluwer Software und Service GmbH mit Hauptsitz in Ludwigsburg ist ein führender Anbieter von Software für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und mittelständische Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern in Deutschland. Das Unternehmen ist eine wichtige Säule im Bereich Tax & Accounting der weltweit tätigen Wolters-Kluwer-Gruppe. Bildquelle: Wolters Kluwer

Stefan Wahle: Wir sind mit unseren ADDISON Softwarelösungen für das Rechnungs-, Personalwesen und Controlling branchenneutral aufgestellt. Das zeigt der Blick in unsere Kundenliste: Vom Fertigungsunternehmen über den Handel und Dienstleistern bis zum Freizeitpark ist alles dabei. Ab dem Moment, an dem sich ein Unternehmen entscheidet, die Finanz- und/oder Lohnbuchhaltung selbst zu erstellen, sind wir eine etablierte Adresse im deutschen Markt.

Unsere rund 14.000 Mittelstandskunden schätzen dabei die Vorteile einer Standardsoftware kombiniert mit den umfassenden Möglichkeiten zur Individualisierung.

Onpulson: Lassen Sie uns auf den Bereich digitalisierte Buchhaltung fokussieren. Wann macht es Sinn über eine professionelle Softwarelösung für den Bereich Buchhaltung nachzudenken?

Stefan Wahle: Im Grunde jederzeit! Denn die Digitalisierung der Finanzen bietet unabhängig von der Größe des Unternehmens enorme Vorteile – darauf kommen wir sicher noch zurück.

Das Thema hat jedoch durch die Corona-Pandemie eine noch wichtigere Rolle eingenommen: Auf einmal war es für KMU geschäftskritisch, jederzeit und ortsunabhängig auf ihre Systeme zuzugreifen, um buchhalterische Tätigkeiten kurzfristig mobil oder im Home-Office umzusetzen. Professionelle Lösungen bieten solche Konzepte bis hin zum Hosting im Rechenzentrum und damit ein „Rundum-sorglos-Paket“.

Onpulson: Wie digital ist denn der deutsche Mittelstand in Sachen Buchhaltung aufgestellt? Gibt es hier noch starke Defizite?

Stefan Wahle: Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Was wir als Hersteller jedoch feststellen: Die Schere zwischen Unternehmen, die hochgradig digital arbeiten und jenen, die viele Prozesse analog bearbeiten, geht immer weiter auseinander. Während die einen Bankkontoauszüge manuell erfassen, streben andere die vollständig automatisierte Buchhaltung mit Dokumentenmanagementlösung und digitaler Rechnungsfreigabe an.

Oft unterschätzen Mittelständler, wie viel Produktivitätsgewinn, Transparenz und unternehmerische Entscheidungssicherheit durch eine Digitalisierung erreicht werden können. Außerdem stellen wir immer wieder fest, dass Unternehmen Buchhaltungsvorschriften der GoBD(1) nicht einhalten. So schreiben diese beispielsweise vor, dass eingehende Rechnungen im Originalformat aufbewahrt werden müssen: Für eine per E-Mail eingehende Rechnung bedeutet das eine digitale Aufbewahrung und keinen Ausdruck. Auch hier kann die Digitalisierung helfen.

Onpulson: Warum lohnt es sich über eine digitale Lösung der Buchhaltung nachzudenken? Welche Vorteile gibt es?

Stefan Wahle: Ich möchte drei wesentliche Vorteile kurz anreißen:

Zum einen bietet eine digitalisierte Buchhaltung mehr Transparenz, Verlässlichkeit und aktuelle Daten. Damit bildet sie die Grundlage für Unternehmensentscheidungen und die Geschäftsleitung sowie andere Berechtigte können mobil auf Informationen und Daten zugreifen.

Zum anderen ist sie effizienter und spart dadurch Kosten. Zeitaufwändige Tätigkeiten werden automatisiert, Prozesse deutlich verschlankt und Medienbrücke vermieden.

Ein dritter Vorteil: Die digitalisierte Buchhaltung ist zukunftssicher. Nicht nur mit Blick auf das Digitalisierungsstreben der Finanzverwaltungen, sondern auch mit Blick auf die zunehmenden Anforderungen der flexiblen und mobilen Arbeitsplätze.

Onpulson: Unternehmen sind für den Schutz der Daten ihrer Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter verantwortlich. Bedeutet eine digitale Buchhaltungslösung nicht auch einen immensen Mehraufwand in Sachen Datenschutz?

Stefan Wahle: Ganz im Gegenteil. Eine digitale Buchhaltungslösung ist vielmehr eine Erleichterung – zumindest dann, wenn sie einige Anforderungen erfüllt.

Am Beispiel von ADDISON lässt sich das illustrieren: Die Lösung ist testiert und erfüllt alle vorgegebenen Richtlinien. Mit unserem Werkzeug „DSGVO comfort“ stellen wir zudem ein integriertes Tool bereit, das die Kundinnen und Kunden unterstützt: Es bietet einen Zugriff auf ein Datenschutz-Dashboard und liefert Antworten auf alle Fragen, die es im Rechnungswesen rund um den Schutz personenbezogener Daten und im Zusammenhang mit Themen der DSGVO gibt. Außerdem bieten Lösungen wie ADDISON auch das gemäß Artikel 30 DSGVO erforderliche Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Insofern machen moderne Lösungen das Thema Datenschutz für alle transparent und leicht zugänglich.

Onpulson. Eine ADDISON-Softwarelösung ist zunächst mit Investitionskosten verbunden. Warum lohnt es sich für Unternehmen eine solche Investition zu tätigen und ab wann amortisiert sich eine solche in der Regel?

Stefan Wahle: Einige Vorteile habe ich ja bereits angeführt: Es lohnt sich mit Blick auf Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und eine höhere Unternehmenstransparenz. Die Investition lohnt sich jedoch nicht zuletzt mit Blick auf die Freude an der Arbeit, dank einer intuitiven, modernen Softwarelösung.

Die Investition in ADDISON amortisiert sich dabei sehr zügig, häufig binnen zwölf Monaten, oft sogar schneller. Das liegt daran, dass mit der Einführung einer neuen Software viele Randprozesse optimiert werden. Ein Beispiel: Lohn- und Gehaltsabrechnungen können Mitarbeiter digital erhalten – mit einer App hat der Mitarbeiter dann Zugriff auf alle Abrechnungen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Druck- und Versandkosten.

Onpulson: In vielen Unternehmen wächst im Laufe der Jahre eine sehr heterogene IT-Systemlandschaft heran. Es existieren oft viele unterschiedliche Anwendungssysteme von unterschiedlichen Herstellern. Wie lässt sich die Systemintegration Ihrer Software dennoch meistern?

Stefan Wahle: Bei dieser Frage gibt es meines Erachtens drei Aspekte.

Der erste betrifft die Ablösung vom bisherigen System. Das ist in der Regel eine einmalige Sache und wird bei uns von einem Datenmigrationsteam gemeistert. Bislang gab es dabei keine Konstellation, bei dem eine Datenmigration nicht möglich gewesen wäre.

Der zweite Aspekt betrifft die technische Anbindung an eine bestehende, oft individuelle und heterogene IT-Landschaft. Mit unserem Modul ADDISON Connect haben wir die Möglichkeit individuelle automatisierte Schnittstellen zur Verfügung zu stellen. Damit sind Anbindungen an ERP-Systeme sehr einfach darstellbar.

Der dritte Aspekt betrifft das Leadership im Unternehmen. Im Rahmen der Einführung einer neuen Software und dem Digitalisieren von Prozessen werden jahrelang etablierte Arbeitsschritte verändert. Da ist Führung gefragt: Die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen mitgenommen und überzeugt werden. Für uns als Hersteller geht es darum, von der ersten Minute an Befürchtungen einer Systemintegration zu zerstreuen und Vertrauen aufzubauen.

Onpulson: Bis zur Integration einer neuen Software selbst braucht es jedoch Zeit. Welche Schritte müssen Unternehmen vom Erstgespräch bis hin zum Einsatz bewerkstelligen?

Stefan Wahle: Ich habe bereits von Vertrauen gesprochen und es ist auch bei diesem Punkt wichtig: Alle Beteiligten sollten an einem Strang ziehen, einen klaren Projektplan erstellen und diesen dann Schritt für Schritt umsetzen. Dabei ist einzuplanen, dass das Tagesgeschäft weiterläuft.

Darüber hinaus ist bereits angeklungen, dass es Aufgabe der Verantwortlichen ist, die Belegschaft abzuholen. Häufig neigen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu, am Bewährten festzuhalten. Deshalb muss die Führungsebene sie überzeugen, dass die Umstellung sinnvoll ist und sie Erleichterungen erwarten können.

Der Rest ist dann klassisches Projektmanagement: Meilensteine festlegen und überprüfen, den Status dokumentieren und Stolpersteine aus dem Weg räumen – natürlich alles in Abstimmung mit dem neuen Softwarepartner. Dazu gehören im After-Sales-Bereich auch eine enge Betreuung, Consulting vor Ort und Weiterbildungen, etwa in Form von E-Learnings.

Onpulson: Stichwort Corona – wie wirkt sich nach Ihren Erfahrungen die Corona-Krise auf den Digitalisierungsgrad von internen Unternehmensprozessen aus. Wird hier ebenfalls verstärkt investiert wie in digitale Absatzkanäle?

Stefan Wahle: Was wir im Austausch mit dem Mittelstand feststellen: Die Digitalisierung ist endgültig zum Erfordernis geworden – es gibt keine Möglichkeit mehr, auszuweichen. Jeder muss sich damit befassen und insofern sind wir in Deutschland bei der Digitalisierung endlich weitergekommen.

Naturgemäß stand dabei in den vergangenen Monaten das mobile Arbeiten oder die virtuelle Zusammenarbeit im Fokus, während im kaufmännischen Bereich noch viel Luft nach oben ist. Der allgemeine Trend zur Digitalisierung macht uns jedoch Hoffnung, dass auch Mittelständler noch schneller und stärker auf eine allgemeine Digitalisierung im Unternehmen setzen.

Das ist im Übrigen politisch gewünscht: Es gibt in fast allen Bereichen Förderprogramme, die Umstiege und Modernisierungen finanziell unterstützen.

(1) GoBD: Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“

Foto/Thumbnail: ©istockphoto/NicoElNino

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