Digitalisierte Buchhaltung im Mittelstand: Der Druck von außen steigt

Grundlegende Vorteile digitalisierter Buchhaltung

Für Unternehmen, die ihre Finanzbuchhaltung selbst erstellen, sind es häufig schon kleine Prozessverbesserungen, die eine große Wirkung erzielen: Es beginnt beim elektronischen Abruf der Bankkontoauszüge und deren automatisierter Verbuchung nach hinterlegten Regeln. Obwohl dies zum Standard etablierter Softwareanbieter gehört, schnell eingerichtet ist und sich sofort rechnet, gibt es zahlreiche Unternehmen, die diesen Schritt noch vor sich haben.

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Der nächste Schritt ist die Nutzung von Belegerkennungssoftware für Eingangsrechnungen. Belege werden gescannt (sofern sie nicht bereits digital vorliegen), durch die Software automatisch ausgelesen und mit Hilfe von eigenen Regeln oder Künstlicher Intelligenz eigenständig verbucht.

Hier gibt es noch deutliche Unterschiede was die Qualität und Erkennungsraten anbelangt – bei guten Systemen ist jedoch nach kurzer Zeit eine Automation von 90 Prozent und mehr realistisch. Die Vorteile liegen auf der Hand: Neben der Zeitersparnis ist der (digitalisierte) Beleg mit der Buchung verknüpft und kann jederzeit über das System eingesehen werden. Häufig bieten solche Systeme zusätzlich einen Workflow zur Rechnungsfreigabe. Das heißt, die Eingangsrechnung wird vom Verursacher digital freigegeben, bevor sie in der Buchhaltung gebucht wird.

Das Verantwortliche hausinterne Fakturierungs-, Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme mit der Buchhaltung verknüpfen sollten, versteht sich von selbst – doch auch hier sieht die Realität wegen unzureichender Schnittstellen oft anders aus.

Unabhängig davon, ob Unternehmen die Buchhaltung eigenständig im Hause erledigen oder diese Tätigkeiten etwa an Steuerberater auslagern, gibt es externe Faktoren, die für eine digitalisierte Buchhaltung sprechen und diese zunehmend unabdingbar machen.

Externe Potenziale als Anreiz – durch „E-Government“ wächst der Druck

Oft braucht es einen Anreiz, um sich mit dem Thema Digitalisierung im Allgemeinen und der Digitalisierung des Rechnungswesens im Speziellen auseinanderzusetzen.

Diese Motivation speist sich oft aus Bedarfen und Zwängen: Durch Veränderungen während der Corona-Pandemie, durch die Notwendigkeit besserer Prozesse oder eben durch externe Faktoren, die Druck ausüben. Zu diesen Faktoren gehören beispielsweise die Finanzverwaltungen, die Hausbanken, Partner, Kunden sowie Lieferanten oder andere Regularien. Es ist verständlich, dass Unternehmer ihre Prioritäten und Investitionen zunächst bei der Optimierung des eigentlichen Unternehmenszweck sehen – und der ist selten die Buchhaltung.

Vielleicht hat es deshalb etwas Positives, wenn externe Zwänge dazu beitragen, das Thema Digitalisierung in der Buchhaltung anzutreiben. Folgende Beispiele zeigen, dass es geboten ist, manche Prozessabläufe zu hinterfragen und in zukunftsfähige Lösungen zu investieren.

Ein aktuelles Beispiel sind die Sofort- und Überbrückungshilfen während der Corona-Krise: Gerade bei KMU sind und waren Überbrückungshilfen ein großes Thema. Wer sich mit den Anträgen befasste ,wird zustimmen, dass es noch aufwändiger und komplexer gewesen wäre, die entsprechenden Anträge in Papierform zu stellen – auf Basis digitaler Unterlagen und mit den entsprechenden Schnittstellen zu den Behörden ließen sich die Anträge besser bewältigen.

Auch das weiterhin zunehmende Digitalisierungsstreben der Finanzverwaltung zwingt Unternehmungen dazu, mit den Anforderungen Schritt zu halten. Zwar gibt es keine Pflicht, Buchhaltungen zu digitalisieren, doch müssen Unternehmen beispielsweise Buchhaltungsbelege gemäß den GoBD in dem Format aufbewahren, in dem sie empfangen wurden (das heißt Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder einem Bildformat) – eine zuverlässige Ablage- und Zugriffsstruktur ist deshalb unabdingbar.

Digitale Rechnungen

Andererseits können Papierbelege bei Vorliegen einer Verfahrensdokumentation vernichtet werden. Verfahrensdokumentation bedeutet, dass Unternehmen sowohl den Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege so dokumentieren, dass Manipulationen ausgeschlossen sind. Die Vorschriften sind inzwischen komplex – eine Überprüfung im eigenen Unternehmen ist ratsam. Gerade hier können spezialisierte Softwarelösungen im Buchhaltungsbereich eine große Erleichterung sein. Hinzu kommt, dass von Kunden- und Partnerseite der Druck wächst: Kunden möchten ihre Rechnungen zunehmend digital erhalten und Lieferanten ihre Bestelleingänge digital abwickeln.

Wer mit öffentlichen Auftraggebern zu tun hat, für den ist das Thema XRechnung bereits relevant. Zugleich ist schon jetzt abzusehen, dass elektronische Rechnungen für den Geschäftsverkehr in der Privatwirtschaft verpflichtend werden. Das entspräche dem Vorbild anderer EU-Staaten, aktuell eingeführt in Italien und angekündigt in Frankreich und Polen. Die Hauptmotivation der Staaten ist die Reduktion von Steuerhinterziehungen – für die Buchhaltungen ergibt sich dann durch vorgeschriebene, standardisierte Rechnungsformate weiteres Potenzial zur automatisierten Verbuchung.

Und nicht zuletzt wächst der Druck seitens der Banken. Der bereits verfügbare „Digitale Finanzbericht (DiFin)“ erlaubt schon jetzt die digitale Übermittlung des Jahresabschlusses an die Hausbank – mit entsprechender automatisierter Auswertung. Bei Fremdfinanzierungen ist nicht ausgeschlossen, dass künftig mehr und mehr Banken diesem DiFin verpflichtend einfordern. Im Gegenzug wird derzeit an einem standardisierten „Rückkanal“ gearbeitet, der es dem Unternehmen ermöglicht, die Daten der Bank (Zinsen, Disagio etc.) abzurufen und diese automatisiert in seine Finanzsoftware einzuspielen.

Interne Prozesse anpassen – lieber heute als morgen auf die Reise gehen

Mittelständler sind gut beraten, ihre aktuellen Prozesse zu analysieren und – wenn nötig – unter Hinzuziehung eines Beraters zu prüfen. Mit den entsprechenden Softwarelösungen und dem richtigen Partner können Unternehmen nicht nur Banken, Fiskus oder Partnern auf Augenhöhe begegnen. Stattdessen steigt oft in erheblichem Umfang die Effizienz in den Prozessen, die Aktualität und Sicherheit der Unternehmenszahlen. Eine wesentliche Grundlage zur unternehmerischen Entscheidungsfindung.

^{Foto/Thumbnail: ©istockphoto/Natee Meepian}