ERP-Einführung trotz Corona – darauf sollten Sie achten!
Niemand rechnete Anfang 2020 damit, welche Herausforderungen in diesem Jahr auf die gesamte Welt zukommen würden. Der allumfassende Lockdown in der Corona-Pandemie beschränkte nicht nur die Gesellschaft, sondern auch die Wirtschaft erheblich. Durch geschlossene Geschäfte stockten viele Produktionen und Aufträge ebbten spürbar ab. Die Kurzarbeit sowie das Home-Office unterstützten glücklicherweise viele Unternehmen, diese schwierige Phase zu überstehen. Eine Zeit, zu der eine ERP-Einführung gerade richtig sein kann.
Selbst wenn Lockerungen wieder mehr Freiheiten ermöglichen, ist die Corona-Krise noch lange nicht überstanden. Jedoch sollten gerade jetzt die Verantwortlichen die Zeit nutzen, die eigene Firma weiter voranzubringen, um gestärkt aus dieser schwierigen Phase hervorzutreten. Vor allem die Digitalisierung ist momentan so wichtig wie nie zuvor, da physische Distanz nötig geworden ist. Unternehmen sollten die Chance nutzen und digitale Fortschritte annehmen und umsetzen. Dazu gehört allen voran die Einführung einer ERP-Software. Mit dieser können Ressourcen wie Personal, Kapital, Material und Informations- und Kommunikationstechnik geplant und gesteuert werden.
Vorrausschauend planen
Es ist wissenschaftlich nachgewiesen, dass es in den Genen der Menschen liegt, bei Krisensituationen den Blick für die Zukunft zu verlieren. Doch statt diesem Gefühl nachzugeben, sollten Unternehmen handeln. Auch wenn die momentane Auftragslage weniger gut aussehen sollte als noch im Vorjahr, wird sich dies bald wieder ändern. Betriebe sollten die Vorteile sehen, die ihnen die momentane Lage bringt, um wieder gestärkt durchzustarten.
Ein ERP-System erleichtert nicht nur den Überblick über alle Ressourcen der Firma, sondern ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung. Mithilfe von Erweiterungen sowie Schnittstellen passt sich die Software an die Betriebe an, sodass diese schnell auf neue Trends reagieren können. Dies haben bereits viele Unternehmen genutzt, wie der Geschäftsführer Jörg Frey der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, die die ERP-Software lexbizz vertreiben, richtig bemerkt: „Die digitale Transformation gerade der kleinen und mittleren Betriebe vollzieht sich seit Corona deutlich schneller“.
Durch das ERP-System konnten Firmen schnell Online-Shops erstellen, um den stationären Ausfall abzufedern. Gleichzeitig profitieren die Anwender bei der temporären Mehrwertsteuersenkung. Eine Umstellung erfolgte unmittelbar, da sich diese automatisch im Programm aktualisierte. Wer jetzt die Software einführt, hat zum Jahreswechsel 2021 ebenfalls die Möglichkeit, diese Umstellung in Echtzeit zu nutzen. Der Arbeitsaufwand minimiert sich dadurch erheblich.
Vorteile der Ausnahmesituation nutzen
Wenn die Firma gut läuft, sind die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitspensum voll ausgelastet. Wenige Kollegen haben den Kopf frei, sich mit extra Schulungen oder Einweisungen zu befassen, die nicht mit dem Tagesgeschäft zusammenhängen.
Vor allem eine ERP-Implementierung erfordert allerdings viel Zeit. Daher bietet es sich in der momentanen Situation an, eine neue Software einzuführen. Die Mitarbeiter sind entspannter und können umfassende Änderungen besser aufnehmen. Dadurch können sie nach erfolgreicher Einarbeitungsphase das System vollständig nutzen.
Der Faktor Zeit spielt auch auf der anderen Seite eine große Rolle. Die Berater der ERP-Anbieter haben normalerweise einen vollen Terminkalender, der es ihnen schwierig macht, viele Betriebe umfangreich einzuarbeiten. Doch durch die Corona-Pandemie haben auch diese wieder mehr Kapazitäten offen, um neue Anfragen anzunehmen.
Zusammenhalt stärken
Geschäftsführer stehen jetzt vor der Aufgabe, ihren Mitarbeitern mit Transparenz entgegenzutreten. Arbeitnehmer müssen verstehen, warum eine ERP-Einführung im Augenblick Sinn ergibt. Denn die Angestellten sehen darin häufig eine große Umstellung vor sich, die zusätzlich einen finanziellen Aufwand bedeutet. Da jedoch alle Mitarbeiter mit der neuen Software arbeiten sollten, müssen sie von der Implementierung überzeugt sein.
Die Firmen sollten die einzelnen Vorteile erklären und gleichzeitig offen kommunizieren, wie es dem Betrieb gerade wirtschaftlich geht. Das gesamte Team sollte nachvollziehen können, wie die weiteren Maßnahmen aussehen, die einen sicheren Arbeitsplatz sowie strukturiertes Arbeiten versprechen.
Fazit
Die Einführung eines Online-Shops, Mehrwertsteueränderungen, aber auch physische Distanz sind mit einem allumfassenden Programm einfacher zu handhaben. Eine gesammelte Datenbank erleichtert die Zusammenarbeit trotz räumlicher Trennung deutlich. Verschiedene Abteilungen arbeiten ohne eine solche einheitliche Software meistens getrennt voneinander. Wenn es nun zu Überschneidungen kommt, müssen die Kollegen ihre Daten weitergeben, was zusätzlichen Arbeitsaufwand mit sich bringt. Zudem können dabei Übertragungsfehler entstehen. Mit einer einheitlichen Datenbank hingegen haben alle Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Informationen. Zwischenschritte oder Verständigungsprobleme entfallen dadurch und stärken den Zusammenhalt.
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