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E-Rechnungen – Mehr Effizienz in der Buchhaltung
Digitalisierung

E-Rechnungen – Mehr Effizienz in der Buchhaltung

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Statt Rechnungen auszudrucken und per Postweg zu versenden, haben heute viele Unternehmen bereits auf elektronische Alternativen umgestellt. Rechnungen als PDF-Dokumente lassen sich leicht per Mail versenden und digital archivieren. Das spart in Unternehmen viel Geld, Zeit und Aufwand. Welche Vorteile E-Rechnungen Unternehmen bieten und welche Regeln bei der Erstellung zu beachten sind, zeigt folgender Beitrag.

Digitale Rechnungen – Trend im digitalen Büroalltag

Rechnungen wurden lange digital am Computer erstellt, dann ausgedruckt und per Post versendet. Noch zeitaufwendiger wurde der Ablauf, wenn der Empfänger die erhaltene Post dann wiederum eingescannt und digital archiviert hat. Diese Abfolge ist nicht nur zeitaufwendig, sondern es besteht auch die Gefahr, dass dabei wichtige Daten verloren gehen. Die E-Rechnung ist daher aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken.

Fehler bei der manuellen Erfassung lassen sich dadurch reduzieren, Arbeitsabläufe werden effektiver umgesetzt.
Sämtliche Standarddokumente, die früher aufwendig ausgedruckt und versendet wurden, werden heute einfach digital zur Verfügung gestellt. Das funktioniert für die tägliche Geschäftspost ebenso gut wie für große Produktkataloge. Je nach Datengröße werden Dokumente dabei einfach per Mail oder Online-Cloud unter Geschäftspartnern ausgetauscht.

Vorteile von E-Rechnungen im Überblick

E-Rechnungen bieten für Unternehmen zahlreiche Vorteile und Chancen, ihre Arbeitsprozesse deutlich effizienter zu gestalten. Die wichtigsten Vorteile von E-Rechnungen sind hier nochmal kurz zusammengefasst:

  • Kostensparend, da Druck- und Versandkosten entfallen
  • Schneller Versand per Mail oder Cloud
  • sichere Zustellung, es kann nichts auf dem Postweg verloren gehen
  • Fehlerreduzierung, automatische Verarbeitung verhindert Fehler
  • vollautomatische Verbuchungen möglich
  • Verbesserung der Liquidität, da schnellerer Zahlungseingang
  • geringer Aufwand für Buchhaltung
  • verschlüsselte Übertragung sorgt für Sicherheit

Welche Richtlinien gelten für E-Rechnungen?

Damit eine Rechnung gültig ist, muss sie nicht unterschrieben sein, auch eine digitale Signatur im PDF ist nicht nötig. Der elektronische Versand von PDF-Rechnungen ist rechtsgültig und wird zur Rechnungsstellung von vielen Onlineshops, aber auch Unternehmen schon lange eingesetzt. Damit der Empfänger sie allerdings elektronisch automatisch verarbeiten kann, muss die Rechnung in einem bestimmten Format vorliegen. Dafür wird sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, das sich vom Empfänger automatisch auslesen lässt und elektronisch weiterverarbeitet werden kann.

Wie die klassische Rechnung auf Papier muss auch die elektronische Variante formal einige Dinge enthalten. Bestimmte Angaben werden vorausgesetzt, damit sie den Anforderungen von Finanzbehörden gerecht wird.
Zu den Angaben in einer ordentlichen Rechnung gehören üblicherweise folgende Punkte:

  • Rechnungsabsender
  • Rechnungsempfänger
  • Rechnungsdatum
  • Leistungsdatum
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Umsatzsteuer-ID
  • Art und Umfang der Leistung
  • Zahlungsfrist
  • Zahlungsanweisung inklusive Bankdaten

E-Rechnungen in öffentlichen Verwaltungen

Für Unternehmen sind E-Rechnungen seit 2020 Pflicht, seit dem Jahr 2018 sogar schon für öffentliche Verwaltungen. Auch EU-weit sollen Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch versenden. E-Invoicing soll so im öffentlichen Bereich ein gängiger Standard sein, private Unternehmen werden sich daran anpassen müssen. Etwa die Hälfte aller Unternehmen beliefern heute schon den öffentlichen Sektor, sodass E-Rechnungen mit entsprechend strukturierten Daten als praktischer Standard EU-weit eingesetzt werden sollen.

Schon gewusst? Hybride Rechnungsformate sind PDF-Dateien, die von Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbar sind. Das geschieht durch die Einbettung einer XML-Struktur, die eine automatische maschinelle Auslesung in der Buchhaltung unterstützt.

Rechnungsausgang und die Eingangsbearbeitung

Um eine digitale bzw. elektronische Rechnung zu versenden, wird diese zunächst erstellt, gemäß aller Vorgaben aufbereitet und im Rechnungstool gespeichert. Anschließend erfolgt der manuelle oder automatische Versand. Je größer ein Unternehmen ist, desto vollautomatischer funktioniert der Rechnungsversand. Kleine Firmen versenden ihre Rechnungen oft noch mit einer persönlichen Mail, in großen E-Commerce-Unternehmen gehen diese nach Bestelleingang und Bearbeitung in der Regel automatisch an den Kunden.

Auch der digitale Rechnungseingang kann automatisiert oder manuell abgearbeitet werden. Nach dem Rechnungseingang wird die Rechnung so verarbeitet, wie es im Unternehmen Standard ist. Die Bezahlung der Rechnung wird dann oft manuell freigegeben, nachdem die Leistung oder das Produkt sowie der berechnete Preis geprüft wurden.

Einige sind der Meinung, sie seien auf dem richtigen Weg, denn sie verschicken ihre Rechnungen bereits als PDF elektronisch. Allerdings ist hier nur der Übertragungsweg der PDF-Rechnungen, die meistens per E-Mail versandt werden, elektronisch. Daher ist hier Achtung geboten: Das PDF-Format entspricht nicht der zentralen Anforderung an ein  E-Invoicing. Die an den Kunden zugesandten Rechnungsdaten müssen automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Mehr Sicherheit bei der Mehrwertsteuer

Die ausgegebenen und eingenommenen Umsatzsteuern werden von jedem Unternehmen regelmäßig ans Finanzamt gemeldet. Dank elektronischer Rechnungen sollen sich diese leichter nachvollziehen lassen. Lücken bei den Steuereinnahmen lassen sich so effektiv reduzieren. Denn die elektronische Abrechnung erleichtert die Überwachung und Prüfung aller für die Umsatzsteuer relevanten Daten.

Fazit

Die elektronische Rechnung wird schon bald die Papierrechnung komplett verdrängen – zu vielfältig sind die Vorteile und Anforderungen der digitalen Unternehmenswelt. In der EU gibt es bereits die dafür nötigen Rahmenbedingungen, sodass sich mittlerweile mehr als die Hälfte der Unternehmen daran angepasst hat.

Papierrechnungen werden künftig kaum noch Verwendung finden. In manchen EU-Ländern ist die Umsetzung allerdings schon deutlich weiter als in Deutschland, hier mahlen die Mühlen eben etwas langsamer. Langfristig wird es aber auch hier, ebenso wie international, zu einer Komplettumstellung kommen und E-Invoicing zum Standard für Behörden und Unternehmen werden.

Bildnachweis: ©istockphoto.com/AndreyPopov

Über den Autor

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Carolin Fischer Carolin Fischer ist Content-Managerin und Redakteurin bei onpulson.de. Sie ist spezialisiert auf die Themen "Personal", "Mittelstand" und "Karriere". Zuvor hat sie mehrere Jahre für die Süddeutsche Zeitung in München gearbeitet und ist heute noch u.a. im PR-Bereich tätig.
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