7 Tipps, worauf Sie bei der Auswahl einer Projektmanagementsoftware achten sollten

Mit einer Projektmanagementsoftware zu mehr Produktivität im Unternehmen
Eine Projektmanagementsoftware kann für jedes Unternehmen eine große Veränderung bedeuten. Die Software hilft bei der Organisation und Rationalisierung von Arbeitsabläufen und ermöglicht eine größere Effizienz und eine effektivere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Sie erleichtert die Verfolgung einzelner Aufgaben, die Zuweisung dieser Aufgaben an die einzelnen Teammitglieder, die Einhaltung von Fristen und den Überblick über den Fortschritt jedes Projekts. Dank der verbesserten Zusammenarbeit und der übersichtlichen Benutzeroberfläche kann jeder im Unternehmen vom CEO bis hin zu den Nachwuchskräften seine Arbeit schnell und einfach aktualisieren.

Der Einsatz einer Projektmanagementsoftware verspricht eine höhere Produktivität und eine Senkung der Kosten, die durch langsame oder ineffiziente Arbeitsprozesse entstehen, während man gleichzeitig bessere Gesamtergebnisse erzielt. David Kadiri, Geschäftsführer von TimO® – Time Management Office GmbH, hat hierzu noch weitere Informationen:„Die Kombination aus der richtigen Projektmanagement-Software und qualifizierten Projektmitarbeitern erhöht die Chancen für erfolgreiche Projekte.“

So finden Sie die passende Projektmanagementsoftware

Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Tools. Bei der großen Auswahl ist es gar nicht so einfach, die passende Lösung zu finden. Aus diesem Grund haben wir hier 7 Tipps für Sie zusammengefasst, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

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Tipp 1: Controlling ist das A und O

Eine gute Projektmanagementsoftware ist für jedes Unternehmen unverzichtbar, das sowohl langfristige als auch kurzfristige Projekte mit Erfolg abschließen möchte. Bei der Auswahl der perfekten Lösung sollte man vor allem auf das Controlling achten. Eine gute PM Software kann Fortschritte im Projekt überwachen und sicherstellen, dass Zeit, Budget und Qualität eingehalten werden. Außerdem sollte man Berichte einfach abrufen können, um Abweichungen und Probleme frühzeitig zu identifizieren. Mit flexiblen Anpassungen im Projektplan lassen sich unerwartete Herausforderungen bewältigen.

Es ist zwar auch wichtig, Ist-Kosten ins Controlling einfließen zu lassen, um zu kontrollieren ob das Projekt innerhalb des Budgets abläuft. Falls es Abweichungen gibt, kann das Controlling dazu beitragen, die Ursachen zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Ebenfalls von Bedeutung ist zwar auch, auf weitere Funktionen wie Kommunikationsmöglichkeiten für alle Projektbeteiligten, Zugriff aus der Cloud und automatische Benachrichtigungen zu achten, aber ein effektive Controlling-Funktion sollte bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software immer an erster Stelle stehen.

Tipp 2: Funktionen und Benutzerfreundlichkeit

Wenn Sie sich für eine Projektmanagementsoftware entscheiden, ist es wichtig, dass Sie sich vorab über das Tools informieren. In erster Linie sollten Sie die Funktionen prüfen, um sicherzustellen, dass sie alle erforderlichen Anforderungen, die Ihren spezifischen Zielen entsprechen, erfüllt. Die Eigenschaften einer Software können über den Erfolg eines Projekts entscheiden und ermöglichen es Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren, effizient mit Teammitgliedern zu kommunizieren und Fristen besser zu verwalten. Wichtig ist auch, dass die Software über eine benutzerfreundliche Navigation und ein visuelles Design verfügt, das sowohl die Produktivität als auch die Benutzerfreundlichkeit fördert. Letztendlich hilft Ihnen die Berücksichtigung der angebotenen Funktionen und der Benutzerfreundlichkeit bei der Auswahl der besten Projektmanagement-Software für Ihre Bedürfnisse.

Tipp 3: Wie sieht es mit der Ressourcenplanung aus?

Projektmanagement-Tools, die einen Überblick über Ressourcen bieten, können für Teams die effiziente Einplanung immens erleichtern. Sie ermöglicht es ihnen, verfügbare Ressourcen schnell zu identifizieren, Konflikte zwischen Aufgaben und Ressourcen aufzudecken und sicherzustellen, dass Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. Kapazitätsplanung hingegen stellt sicher, dass genügend Kapazität vorhanden ist, um die Anforderungen eines Projekts zu erfüllen. Das beinhaltet auch die Überwachung des Arbeitspensums, um Über- oder Unterlastung zu vermeiden – ein wichtiger Erfolgsfaktor für zufriedene Mitarbeiter.

Tipp 4: Bietet die Software eine Projektzeiterfassungsfunktion?

Achten Sie bei der Recherche nach potenziellen Softwareoptionen darauf, ob die Erfassung von Projektzeiten angeboten werden. Mithilfe der Projektzeiterfassungsfunktionen kann man die Projektstunden überwachen. Gute Projektmanagementsysteme bieten auch die Möglichkeit diese Stunden mit einem kalkulatorischen Stundensatz zu multiplizieren, um die angefallenen Kosten zu berechnen. Auswertungen zeigen welche Aufgaben eines früheren Projekts den größten Zeitaufwand verursacht haben, sodass Sie Ihre Projekte sowohl in Bezug auf das Budget als auch auf den Zeitplan genauer planen können, was zu einem reibungsloseren Ablauf führt.

Tipp 5: Ausgelagerte Daten für zusätzliche Sicherheit

Bei der Entscheidung für die richtige Software sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Daten nicht nur einseitig gesichert werden. Vergewissern Sie sich, dass die Daten nicht nur auf einen internen Server, sondern auch in einer Cloud gesichert werden können, sodass Sie selbst bei einem Serverausfall weiterhin Zugriff auf wichtige Dokumente haben. Das gibt Ihnen nicht nur Sicherheit, sondern macht auch den Zugriff und die gemeinsame Nutzung durch dezentral arbeitende Teams und die Kommunikation mit Stakeholdern und Entscheidern einfach und effizient.

Tipp 6: Wie viel Personen können die Projektmanagementsoftware nutzen?

Je nachdem, wie viele Nutzer mit dem Tool arbeiten sollen, muss auch darauf geachtet werden, dass die Software für jedes Mitglied einen Zugriff bereithält. Bei vielen Softwarepaketen muss jeder Einzelne eine eigene Lizenz erwerben, während andere den Zugang für mehrere Benutzer ermöglichen.

Tipp 7: Last but not least spielen auch die Kosten eine Rolle

Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software gibt es viele Faktoren, die berücksichtigt werden sollten. Die verschiedenen Funktionen, die Benutzeroberfläche und die Benutzerfreundlichkeit sind allesamt wichtige Elemente, aber auch die Kosten des Tools sollten nicht außer Acht gelassen werden. Es lohnt sich, zu recherchieren und nach versteckten Kosten wie Lizenzen oder Wartungsgebühren zu suchen, die bei den meisten Systemen anfallen. Wenn Sie sich im Vorfeld gut informieren und Ihr Budget realistisch einschätzen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen und Ihren finanziellen Rahmen einhalten, ohne auf die Vorteile eines effizienten Projektmanagementsystems verzichten zu müssen.

Mehr Unternehmenserfolg durch Projektmanagement-Tools

Jedes Unternehmen sollte Projektmanagement-Tools einsetzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und geschäftlichen Erfolg zu erzielen. Unternehmen, die diese Tools einsetzen, können über eine umfassende Plattform Fortschritte messen, Aufgaben zuweisen und Arbeiten überwachen. Die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben und die effiziente Durchführung von Gruppenprojekten wird mithilfe solcher Tools sichergestellt.

Diese Tools ermöglichen auch die Planung, die Festlegung von Prioritäten, die Analyse von Trends und die effektive Umsetzung von Entwicklungsstrategien, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Das sind alles wichtige Aspekte für jedes erfolgreiche Unternehmen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz von Projektmanagement-Tools Unternehmen die Möglichkeit gibt, sich besser zu organisieren und Projekte zum Erfolg zu führen.

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