So funktioniert Prozessdigitalisierung richtig

Zunächst einmal: Was ist ein Prozess?  Als Prozess wird die Gesamtheit verschiedener Vorgänge, die innerhalb eines Ablaufs aufeinander einwirken bezeichnet. In der Regel laufen Prozesse immer gleich ab: Es gibt einen Ist-Zustand, der durch aufeinander folgende Teilschritte zu einem geplanten Soll-Zustand verarbeitet wird.

Und was bedeutet Digitalisierung? Digitalisierung bedeutet, analoge Daten in digitale Formate umzuwandeln. Manuelle Prozesse werden mit Hilfe von Informationstechnik in eine digitale Umgebung überführt.

Solch eine Digitalisierung ist bei jedem Prozess möglich. Denn alles, was manuell und auf Papier gut funktioniert, geht auch automatisiert und digital – nur eben schneller, besser und sicherer. Etwa bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen und beim Abarbeiten des Posteingangs. Bei der Vertragsverwaltung und auch sämtlichen HR-Themen wie dem Onboarding neuer Mitarbeiter, der Genehmigung von Urlaubsanträgen oder Reisekostenabrechnungen u.v.m.

Auswahl und Priorisierung

Zunächst einmal ist es wichtig, einen allgemeinen Überblick über alle Abläufe in allen Abteilungen zu haben, egal ob manuell oder bereits digital und damit (teil)automatisiert. Auf dieser Basis lässt sich feststellen, wie hoch der Digitalisierungsgrad im Unternehmen bereits ist und wo das größte Potenzial herrscht.

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Wie funktioniert eine 4-Tage-Woche?

Dem schließt sich eine Kosten-Nutzen-Analyse an. Diese hat zum Ziel, herauszufinden, ob sich die Prozessdigitalisierung an dieser Stelle lohnt. Hierfür können Unternehmen den aktuell noch manuell ablaufenden Prozess in verschiedenen Faktoren mit dem später digitalisierten vergleichen. Dabei müssen die benötigten Ressourcen, ggf. eben auch die neu zu erschließenden Ressourcen wie z.B. Software, berücksichtigt werden.

Es sollten dabei folgende Fragen beantwortet werden:

• Welche Vorteile werden wir durch die Prozessdigitalisierung haben und sind diese von Dauer?
• Überwiegen die neuen Vorteile die, die wir aktuell bei unserem manuell ablaufenden Prozess haben?
• Welche Ressourcen müssen wir investieren, um die Prozessdigitalisierung effizient umsetzen zu können? Wie viel Mehraufwand ist das im Vergleich zur momentanen Lage?
• Überwiegen die Vorteile für unsere Kunden, Lieferanten und damit letztendlich auch für uns selbst oder nicht?
• Genügt an manchen Stellen vielleicht sogar ein Kompromiss, bei dem nur bestimmte Teilschritte des Prozesses digitalisiert und automatisiert werden?
  Wenn die Unternehmen diese Fragen individuell für jeden Prozess beantworten, kristallisiert sich eine Reihenfolge heraus. Mit dieser Prioritätenliste kann der eigentliche Digitalisierungsprozess starten.

Der Weg zur geeigneten Lösung

Der Markt ist voll von digitalen Lösungen, die Flexibilität, Schnelligkeit und Effizienz versprechen. Aus diesem Grund kann es für Unternehmen schwierig sein, herauszufinden, welche Lösung die passende ist. Einige Anbieter konzentrieren sich bei ihrer Lösungsauswahl auf spezifische Prozesse bestimmter Anwendungsgebiete, während andere zum Ziel haben, ganz allgemein die Daten und Dokumente von Unternehmen zu verwalten. Das geschieht prozessunabhängig und muss deshalb auch keine branchen- oder abteilungsspezifischen Anforderungen unterstützen. Bei der Suche kommt als erschwerender Faktor hinzu, dass sich die einzelnen Anwendungen oft nur unzureichend miteinander verbinden lassen.

Es ist bei der Auswahl der passenden Lösung immer darauf zu achten, dass sich die Anwendung so an weitere und bestehende Systeme im Unternehmen anbinden lässt, dass am Ende ein Hauptsystem (oder auch: Single Source of Truth) mit notwendigen Anbindungen genutzt wird. So vermeiden Unternehmen die Entstehung von Informationssilos.

Was sind Informationssilos (auch: Datensilo) und wie entstehen diese?

Ein Informationssilo ist ein in sich geschlossener Speicherort, an dem Daten/Informationen gesammelt werden, der aber nur für bestimmte Gruppen zugängig ist, obwohl ihn auch andere nutzen müssen. Solch ein Silo kommuniziert nicht mit anderen Systemen bzw. Silos. Das geschieht, indem die verschiedenen Anwendungen nicht miteinander verbunden sind. So müssen die benötigten Informationen kopiert und manuell zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet: Daten und Dokumente liegen mehrfach vor und sind im schlimmsten Fall auf einem unterschiedlichen Stand.

Eine IT-Infrastruktur sollte definitiv keine Silolandschaft sein. Denn wenn im Arbeitsalltag Daten und Informationen ausgetauscht werden müssen, braucht es eine vernetzte Systemlandschaft – und genau darum geht es auch bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Für diesen Zweck sollten Sie auf eine  Digitalisierungsplattformen zurückgreifen.

Was ist eine Digitalisierungsplattform?

Eine Digitalisierungsplattform verbindet Daten, Dokumente und Informationen aus allen vorhandenen Systemen wie Datenbanken, Archiven, ERP-Softwares, CRM-Systemen und Ähnlichem und stellt diese im Rahmen von Geschäftsprozessen den Nutzer immer zum richtigen Zeitpunkt bereit.

Beispiel: Verarbeitung einer Eingangsrechnung

Das  Dokument durchläuft im Rahmen der Digitalisierungsplattform verschiedene Instanzen.

1. Der Rechnungseingang

• Manuell: Die Postannahmestelle des Unternehmens erhält die Rechnung und ermittelt, an wen das Dokument weitergeleitet werden muss. Falls die Rechnung in digitaler Form (beispielsweise per Mail) eingetroffen ist, wird sie zur einfachen Weiterverarbeitung ausgedruckt.
• Digital: Im Idealfall erhält das Unternehmen die Rechnung bereits in digitaler Form. Sollte das nicht der Fall sein, wird das Papierdokument mit Hilfe eines Scanners digitalisiert und anschließend (wenn es alle gesetzlichen Vorgaben erlauben) entsorgt.

2. Die Weiterverarbeitung und Rechnungsprüfung

• Manuell: Die Rechnung wird an die zuständige Person weitergegeben. Anschließend geht es an die Rechnungsprüfung. Hierfür werden alle zugehörigen Dokumente wie Angebot und Lieferschein aus der Wiedervorlage bzw. dem Archiv herausgesucht und mit der Rechnung verglichen. Sollten hierbei Abweichungen auftauchen, muss die Rechnungsprüfung das Dokument zurück an die zuständige Person senden und eine Änderung beantragen.
• Digital: Die Rechnung wird im vorhandenen Enterprise-Content-Management-System (ECM) eingepflegt und als Eingangsrechnung klassifiziert. Durch die Unterstützung von künstlicher Intelligenz (KI) werden alle geschäftskritischen Daten automatisch gesammelt und zum Abrufen bereitgestellt. In der Rechnungsprüfung werden alle Angaben mit bestehenden Daten wie zum Beispiel der Bestellung abgeglichen. Das ECM ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente, was die Prüfung erheblich erleichtert. Fallen Abweichungen auf, muss eine Änderung beim Rechnungssteller beanstandet werden. Der Bearbeitungsprozess wird bis zur Ausstellung einer neuen Rechnung unterbrochen.

3. Die Zahlung

• Manuell: Wenn der Rechnungsbetrag jedoch stimmt, wird sie zur Zahlung freigegeben und hierfür an die nächste Instanz, die Buchhaltung, weitergegeben. In der Buchhaltung wird die Rechnung dann bezahlt und anschließend im passenden Ordner archiviert.
• Digital: Wurde die Rechnung korrekt gestellt, kann sie zur Zahlung freigegeben werden. Anschließend veranlasst die Buchhaltung die Zahlung der Rechnung

Der Start in einen innovativen, effizienten und flexibleren Arbeitsalltag

Mit der Digitalisierung von Prozessen können Unternehmen Zeit und Geld sparen, Fehlerquellen reduzieren, die Sicherheit ihrer Daten, Informationen und Dokumente erhöhen und dabei vollkommen transparent bleiben.

Nehmen sich Unternehmen regelmäßig die Zeit, ihre eigenen Geschäftsprozesse zu prüfen und zu hinterfragen, gelingt es ihnen, diese immer optimal an die sich ändernden Bedingungen wie die Anforderungen der Kunden oder neue gesetzliche Vorgaben, anzupassen. Genau das sollte immer ein priorisiertes Ziel des Unternehmens sein.

Die stetige Optimierung erhält so noch mal eine ganz neue Bedeutung. Sie hilft Unternehmen, eigene Abläufe zu hinterfragen und sich so von festgefahrenen Arbeitsmethoden zu lösen. Nur so können sie sich weiterentwickeln und wettbewerbsfähig bleiben.

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