Wenn der Personalabteilung das Personal fehlt

Die Folgen unbesetzter HR-Stellen

Personalengpässe im HR-Bereich können gravierende Auswirkungen auf die Unternehmensprozesse haben. Wichtige Personalprozesse wie Recruiting, Onboarding, Performance Management und Personalentwicklung geraten ins Stocken, was zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anfragen führen kann – und die gesamte Produktivität im Unternehmen beeinträchtigt. Die Arbeitsabläufe werden mühsam und unkoordiniert, was die Effizienz mindert und möglicherweise die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gefährdet.

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Außerdem kann ein Personalmangel in der HR-Abteilung die Employee Experience negativ beeinflussen: Programme zur Mitarbeiterbindung, darunter Schulungen, Entwicklung und Karriereplanung, könnten vernachlässigt werden, weil nicht genügend Personal vorhanden ist, um sich darum zu kümmern. So kann in der Belegschaft das Gefühl aufkommen, dass berufliche Bedürfnisse nicht ausreichend berücksichtigt werden. Das wiederum kann zu Frustration und einem insgesamt negativen Arbeitsklima – und im schlimmsten Fall sogar zu einer erhöhten Fluktuation führen. Oder kurz ausgedrückt: Ist die Personalabteilung unterbesetzt, setzt sich eine negative Kettenreaktion im gesamten Unternehmen in Gang.

Wege zur Bewältigung des HR-Personalengpasses

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, dem HR-Personalmangel zu begegnen. Die eine ideale Lösung gibt es nicht. Welchen Weg die Verantwortlichen gehen, hängt vielmehr von der Dringlichkeit, Wichtigkeit und der finanziellen Ressourcen ab. Auch sei gesagt, dass die hier vorgestellten Ansätze sich nicht gegenseitig ausschließen. Im Gegenteil: Oftmals ist eine Kombination mehrerer kurz-, mittel- und langfristiger Lösungen die zielführendste Entscheidung. Welche Möglichkeiten haben Unternehmen konkret?

1. HR-Bereiche outsourcen

Ein Weg könnte beispielsweise sein, bestimmte HR-Bereiche an externe Dienstleister auszulagern. Durch die Zusammenarbeit mit erfahrenen Dienstleistern können HR-Aufgaben teilweise kosteneffizienter und effektiver erledigt werden, was Entlastung und Flexibilität bietet. Zu den am häufigsten von HR-Outsourcing betroffenen Bereichen gehören in der Regel Recruiting und Bewerberauswahl, Talentmanagement sowie Gehaltsabrechnung. Da das Auftragsunternehmen nur eine eingeschränkte Kontrolle über die Aktivitäten des Dienstleisters hat, sollten die HR-Anforderungen genau definiert und vertraglich festgehalten sein.

2. Interne Talentpools aufbauen

Eine nachhaltige Lösung für den HR-Personalmangel besteht im Aufbau interner Talentpools: Das beinhaltet die Identifizierung vielversprechender Mitarbeitender innerhalb des Unternehmens, die das Potenzial haben, in HR-Rollen zu wechseln. Durch gezielte Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten können diese Mitarbeitenden auf zukünftige HR-Aufgaben vorbereitet werden. Das stärkt die Mitarbeiterbindung und ermöglicht die gezielte Entwicklung interner Talente für langfristige Bedürfnisse. Der Aufbau eines internen Talent-Pools erfordert Zeit und Engagement, zahlt sich jedoch langfristig aus.

3. Eine externe Kandidaten-Pipeline an Hochschulen aufbauen

Eine andere langfristige Strategie zur Bewältigung des HR-Personalmangels besteht darin, Partnerschaften mit Bildungseinrichtungen zu etablieren. Unternehmen können frühzeitig Beziehungen zu Universitäten und Fachhochschulen aufbauen und früh den Kontakt zu qualifizierten HR-Nachwuchskräften suchen. Das kann durch Praktikumsprogramme, Kooperationen und gezieltes Campus-Recruiting erreicht werden. Mit einer externen Kandidaten-Pipeline macht das Unternehmen frühzeitig bei jungen Talenten auf sich aufmerksam – und erhöht die Chance, in naher Zukunft hochqualifiziertes HR-Personal zu gewinnen.

4. Interim Manager einsetzen

Ein erfolgreicher kurz- bis mittelfristiger Ansatz ist der Einsatz eines Interim Managers für HR. Interim HR-Manager bringen umfangreiche Erfahrung mit und sind in der Lage, sich schnell in die Unternehmenskultur einzufügen. Interim Manager sind vielseitig an allen Bereichen des Personalwesens einsetzbar: Sie können die HR-Abteilung vorübergehend entlasten, sei es bei erhöhtem Arbeitsaufkommen oder bei der Umsetzung von speziellen Projekten.

Im Falle von Personalengpässen können sie einspringen und die HR-Funktionen im Rahmen von Projekten (teilweise) übernehmen. Und auch bei unerwarteten Vakanzen oder dem Bedarf an speziellem HR-Know-how in Situationen wie Transformationen oder Umstrukturierungen bieten Interim Manager projektbezogen eine Lösung.

5. Durch Home-Office-Angebot den Bewerber-Pool vergrößern

Ein weiterer hilfreicher Schritt ist, den potenziellen HR-Mitarbeitenden Home-Office-Optionen anzubieten. Vor allem in strukturschwachen Regionen können Unternehmen ihren Bewerber-Pool dadurch erweitern: Auf diese Weise können sich auch Personalfachleute aus entfernten Landesteilen bewerben. Damit die Arbeit aus dem Home-Office funktioniert, sollte das Unternehmen den Mitarbeitenden die nötige Ausrüstung zur Verfügung stellen – und für eine entsprechende IT-Sicherheit am Platz sorgen.

Fazit: Mit der passenden Kombination zur Lösung

Die Bewältigung des Fachkräftemangels erfordert einen vielschichtigen Ansatz. Die vorgestellten Ansätze bieten verschiedene Möglichkeiten, dieser Herausforderung zu begegnen. Welche Kombination am besten geeignet ist, hängt vom Anforderungsprofil des Unternehmens ab. Die Zusammenarbeit mit HR-Experten kann dabei helfen, geeignete Strategien zu identifizieren und umzusetzen. Angesichts der anhaltenden Nachfrage nach HR-Personal ist eine proaktive und innovative Vorgehensweise entscheidend. Denn nur eine gut besetzte HR-Abteilung kann den langfristigen Unternehmenserfolg garantieren.

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