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So funktioniert erfolgreiches Recruiting von Mitarbeitern
Prozess der Personalbeschaffung

So funktioniert erfolgreiches Recruiting von Mitarbeitern

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Der Recruiting-Prozess eines Mitarbeiters ist auf den ersten Blick eine einfache Aufgabe, die jeder unkompliziert erledigen kann. Man stellt eine Stellenausschreibung ins Internet, führt einige Vorstellungsgespräche und stellt dann einen der Bewerber ein. Ist es aber wirklich so einfach? Wir zeigen Ihnen die Grundlagen des Recruiting-Prozesses und was Sie dabei beachten müssen.

Eine falsche Personalbesetzung kann einem Unternehmen zwischen 30.000 Euro und 100.000 Euro an zusätzliche Kosten verursachen. Insbesondere Fehlbesetzungen im Management bringen gravierende Verluste mit sich. Bis zum Dreifachen des Jahresgehalts kann die Fehleinstellung einer Führungskraft kosten. So die Ergebnisse der Studie Recruiting Trends. Damit Ihnen dies nicht passiert, sollten Sie sich unbedingt das erforderliche Recruiting Know-how aneignen.

Was ist Recruiting?

Recruiting, Rekrutierung, oder zu deutsch Personalbeschaffung, ist der Prozess der Anwerbung, Überprüfung, Befragung und Auswahl von Bewerbern für eine offene Stelle in einem Unternehmen; er kann auch die Einstellung und das Onboarding der ausgewählten Bewerber umfassen.

Unternehmen stellen neue Mitarbeiter ein, weil sie entweder wachsen und eine neue Stelle besetzen müssen oder weil ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und seine Stelle neu besetzt werden muss.

Welche verschiedenen Arten des Recruitings gibt es?

Es gibt zwei Arten des Recruitings von Mitarbeitern, die Sie durchführen können: Das interne und das externe Recruiting.

Internes Recruiting

Beim internen Rekrutierung nutzen Sie das interne Netzwerk Ihres Unternehmens als Quelle für potenzielle Bewerber. Sie können aktuelle Mitarbeiter um berufliche Empfehlungen bitten oder einen internen Mitarbeiter, den Sie für geeignet halten, befördern. Wenn Sie mehr als einen Standort haben, können Sie die Versetzung eines Mitarbeiters von einem Standort zum anderen in Betracht ziehen.

Externes Recruiting

Bei der externen Rekrutierung können Sie verschiedene Strategien anwenden, z.B. Anzeigen in Stellenbörsen, Veröffentlichung der offenen Stelle auf der Unternehmenswebsite und in den sozialen Medien sowie Kontaktaufnahme mit Bildungseinrichtungen. Die meisten Arbeitgeber finden es vorteilhaft, eine Kombination dieser Rekrutierungsstrategien anzuwenden. Eine weitere Möglichkeit besteht im Outsourcing der Personalbeschaffung an Headhunter und Agenturen.

Die 6 Schritte im Recruiting-Prozess

In der Regel umfasst der gesamte Recruiting-Prozess im Unternehmen die folgenden sechs Schritte.

1. Definition der Anforderungen

Bevor Sie mit der Suche nach qualifizierten Bewerbern beginnen, müssen Sie die Anforderungen an die zu besetzende Stelle definieren. Ermitteln Sie die wichtigsten Anforderungen, die die Stelle erfüllen soll, umreißen Sie die Einzelheiten der Stelle (z. B. Qualifikationsanforderungen, voraussichtliches Anfangsdatum, Gehaltsspanne, Berichtsstruktur usw.). Verfassen Sie eine klare Stellenbeschreibung und definieren Sie Fragen, um die persönlichen Eigenschaften und fachlichen Qualifikationen des Bewerbers herausfinden zu können.

Wenn diese Informationen im Voraus festgelegt werden, wird der Einstellungsprozess effizienter und zielführender gestaltet.

2. Suche nach Bewerbern

Die Suche nach Bewerbern ist der nächste Schritt im Einstellungsprozess. Sie können einen Personalvermittler oder eine Personalvermittlungsagentur mit der Suche beauftragen, Sie können Mitarbeiter oder vertrauenswürdige Kollegen um Empfehlungen bitten, oder Sie können Bewerber auf verschiedene Weise suchen, z. B. durch die Veröffentlichung der offenen Stelle auf Ihrer Unternehmenswebsite, in Stellenbörsen und in sozialen Medien.

Es gibt zwei Arten von Bewerbern: aktive Bewerber (diejenigen, die sich direkt auf die Stelle bewerben) und passive Bewerber (diejenigen, die qualifiziert sind, aber kein direktes Interesse bekundet haben).

3. Screening potenzieller Bewerber

Sobald die ersten Bewerbungen eingehen, müssen Sie diese filtern, um qualifizierte Bewerber zu finden.

Prüfen Sie Lebensläufe und Anschreiben und führen Sie dann einen Video-Call mit den Bewerbern durch, die gut zu passen scheinen. Das Video- Screening sollte eher relativ kurz gehalten werden. Stellen Sie jedem Bewerber die gleichen Fragen, um festzustellen, ob er für die Stelle qualifiziert ist. Wählen Sie die am besten qualifizierten Bewerber für das Vorstellungsgespräch aus.

Bedanken Sie sich bei den Bewerbern, die Ihre Erwartungen nicht erfüllt haben, für ihre Zeit und teilen Sie ihnen mit, dass Sie den Einstellungsprozess mit ihnen nicht fortsetzen werden. Bewerber hören lieber ein Nein als Funkstille. Vermeiden Sie Ghosting und reißen Sie keine Brücken ab. Sollten Sie Bewerber haben, die nicht zu dem aktuellen Stellenangeboten passen, heißt das nicht, dass sie für eine spätere Aufgabe perfekt geeignet sind.

4. Vorstellungsgespräch mit qualifizierten Kandidaten

In der nächsten Phase des Einstellungsverfahrens führt der Personalverantwortliche Gespräche mit potenziellen Kandidaten. Er sollte kompetenzbasierte Fragen stellen und beurteilen, ob der Bewerber gut in das Team und die Unternehmenskultur passt. Diese Phase kann aus einer oder mehreren Gesprächsrunden bestehen. In dieser Phase sollten Sie sich die vom Bewerber genannten Referenzen genauer anschauen und ggf. Kontakt zu den Personen aus Empfehlungsschreiben, die als Ergänzung zum Arbeitszeugnis genannt werden,  aufnehmen.

5. Auswahl eines Bewerbers und Abgabe eines Angebots

Wählen Sie nach den Vorstellungsgesprächen und der Bewertung der einzelnen Bewerber denjenigen aus, der Ihrer Meinung nach am besten für die Stelle geeignet ist. Verfassen Sie ein Angebotsschreiben und unterbreiten Sie es dem potenziellen Mitarbeiter.

Während dieser Zeit können Sie eine Hintergrundüberprüfung durchführen. In Ihrem Angebotsschreiben sollten Sie darauf hinweisen, dass das Stellenangebot von den Ergebnissen dieser Überprüfung abhängt. Achten Sie bei der Durchführung darauf, dass nicht gegen geltendes Gesetz verstoßen wird.

Teilen Sie den Bewerbern, die Sie nicht ausgewählt haben, mit, dass Sie sich für einen anderen Bewerber entschieden haben, und danken Sie ihnen für ihre Zeit. Beenden Sie das Gespräch mit einem guten Gefühl, denn Sie wissen nie, ob Sie die Einstellung dieses Bewerbers nicht doch noch einmal überdenken sollten, wenn z.B. Ihr Hauptkandidat Ihr Angebot nicht annimmt oder zu sich zu zu einem späteren Zeitpunkt als ungeeignet herausstellt.

6. Einstellung des Bewerbers  und Onboarding

Wenn der Bewerber Ihr Stellenangebot annimmt, ist der letzte Schritt die Einstellung und das Onboarding des neuen Mitarbeiters im Unternehmen. Dieser Schritt wird in der Regel von der Personalabteilung Ihres Unternehmens durchgeführt, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter alle erforderlichen Papiere unterschreibt und im Einklang mit den Arbeits- und Beschäftigungsgesetzen in Ihr Unternehmen integriert wird.

Bildnachweis: ©Depositphotos.com

Über den Autor

Carolin Fischer Carolin Fischer ist Content-Managerin und Redakteurin bei onpulson.de. Sie ist spezialisiert auf die Themen "Personal", "Mittelstand" und "Karriere". Zuvor hat sie mehrere Jahre für die Süddeutsche Zeitung in München gearbeitet und ist heute noch u.a. im PR-Bereich tätig.
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