7 Tipps, die Sie beim Start Ihres Business beachten sollten

Bei dem Start Ihres eigenen Business müssen Sie viele verschiedene Aspekte im Auge behalten. Zu diesen gehört unter anderem, sicherzustellen, dass die Rechnungen von den Kunden rechtzeitig bezahlt werden – ansonsten drohen Ihnen gerade zu Beginn der Geschäftstätigkeit finanzielle Engpässe. Welche sieben Tipps im Hinblick auf ein professionelles Rechnungswesen besonders wichtig sind, um das eigene Unternehmen zu langfristigem Erfolg zu führen, wird im Folgenden erläutert.

1. Klare und transparente Preisgestaltung

Vor dem Start Ihres eigenen Business sollten Sie sich der Entwicklung einer transparenten und klaren Preisstruktur widmen. Da wir in einer freien Marktwirtschaft agieren, können Unternehmen ihre Preise frei gestalten. Allgemeine rechtliche Grundsätze begrenzen allerdings die Preisfreiheit. Dazu zählen: Diskriminierungsverbote, Preisbindung, Datenschutz, Fairness und Ausnutzung einer marktbeherrschenden Position.

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Es ist von großer Bedeutung, dass die Kunden verstehen, wie sich die Preise für Ihre Produkte oder Dienstleistungen zusammensetzen. Nur so kann wichtiges Vertrauen in der Geschäftsbeziehung aufgebaut werden. Verkäufer, die ihre Preisgestaltung nicht klar definieren und unehrlich wirken, hinterlassen einen unseriösen Eindruck. Der Vorteil bei einer klaren Preisgestaltung ist auch, dass diese gut nachvollziehbar ist und der Käufer keine Veranlassung hat, die Preise herunterzuhandeln.

2. Professionelle und detaillierte Rechnungen

Aus einer rechtlichen Perspektive ist es essentiell, dass sich Ihre Rechnungen als formal korrekt gestaltet und somit sämtliche erforderlichen Informationen erhalten. Zudem ist es auch sinnvoll, die Rechnungen ansprechend und professionell zu gestalten. Auf diese Weise wird gleich ein wesentlich seriöserer und professionellerer Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen. Die Rechnung kann, nachdem Sie die Ware oder Dienstleistung für Ihren Kunden erstellt haben, erfolgen oder Sie vereinbaren, dass Ihr Kunde in Vorkasse geht oder Abschlagszahlungen, das heißt Teilzahlungen, macht.

Zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung zählt u.a. folgendes:

• Der korrekte Name und die Anschrift des Unternehmens (Rechnungsadresse)
• Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
• Ausstellungsdatum und Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer

3. Klare Zahlungsbedingungen festlegen

Für Ihren geschäftlichen Erfolg spielt es ebenfalls eine große Rolle, dass Sie an Ihre Kunden klare Zahlungsbedingungen kommunizieren. Diese sollten genau wissen in welchem Zeitraum sie ihre Rechnungen begleichen müssen. Deswegen sollten Sie ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung auf Ihrer Rechnung vermerken. Generell gibt es keine gesetzlichen Richtlinien für Zahlungsbedingungen. Wenn kein Fälligkeitsdatum festgelegt wurde, muss der Kunde die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Rechnungseingang beachten.

Für eventuelle Zahlungsverzögerungen sollten zudem die möglichen Konsequenzen festgelegt werden. Insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen können säumige Schuldner sehr schaden. Es gibt Schuldner, die zahlen ihre Schulden Wochen nach Fälligkeit oder lassen sich verklagen. Bei manchen ist dies Teil ihrer Finanzplanung.

Zunächst aber sollten Sie rücksichtsvoll vorgehen. Vielleicht hat der Kunde nur einfach vergessen, die Rechnung zu begleichen. So ist der erste Schritt, dass Betriebe nach Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung eine Mahnung an Ihren Kunden zukommen lassen.

Wenn der Kunde dennoch nicht zahlt, müssen Sie andere Möglichkeiten einleiten. Doch: Erst bei einer Titulierung ist es möglich, gegen den Schuldner wirklich handlungsfähig zu werden, wenn dieser nicht reagiert. Hierbei kann der Gläubiger auf Gerichte und Behörden zugehen, um eine Zwangsvollstreckung einzuleiten. So bekommen Unternehmen auch ohne Willen des Kunden Ihre Forderungen durchgesetzt.

4. Unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten anbieten

Damit es für die Kunden eine möglichst niedrige Hürde darstellt, die Rechnungen zu bezahlen, ist es sinnvoll, dass Sie unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten anbieten, wie zum Beispiel Überweisungen, Online-Zahlungen oder Kreditkartenzahlung. Jede der Zahlungsmöglichkeiten hat bestimmte Vor- und Nachteile. Eine Zahlung auf Rechnung ist für viele Kunden sehr attraktiv, weil sie erst nach Erhalt der Ware oder Dienstleistung bezahlen müssen. Allerdings birgt es für Unternehmen die Gefahr von Zahlungsausfällen. Kreditkarte als Zahlungsmöglichkeit ist zwar sehr bequem, kann aber auch gefährlich sein aufgrund von Kreditkartenbetrug. Paypal ist bei vielen sehr beliebt, Sie müssen aber als Firma Gebühren hierfür bezahlen.

5. Effizientes Rechnungsmanagement sicherstellen

Heutzutage stehen Ihnen zahlreiche Tools und Softwareprogramme zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Rechnungen verwalten können. Auf diese Weise behalten Sie über alle ausstehenden Zahlungen stets den Überblick. Rechnungsprogramme sind keine Pflicht, aber erleichtern viele administrative Aufgaben.

Sinnvoll ist es außerdem, Rechnungsverfolgungen und Erinnerungen zu automatisieren, sodass keine offene beziehungsweise überfällige Rechnung übersehen wird. Wichtig zu wissen: Verglichen mit anderen Software- oder Cloud-Lösung kann man Rechnungsprogramme nicht so einfach wechseln. Denn dies beinhaltet diverse Vorbereitungen, wie beispielsweise das Anlegen der Kunden und das von Vorgängen.

6. Pünktliche Zahlungen belohnen

Es ist ebenfalls sinnvoll, Ihre Kunden zu einer pünktlichen Bezahlung ihrer Rechnung zu motivieren. Dies gelingt beispielsweise durch Rabatte für vorzeitige Zahlungen oder durch ein herkömmliches Skonto. Auch könnten Sie Kunden, die vor dem Fälligkeitsdatum zahlen, einen Geschenkgutschein zukommen lassen. Diese Optionen können für beide Seiten von Nutzen sein, da Kunden von Kosteneinsparungen oder Geschenken profitieren und Ihr Unternehmen hat den Vorteil, dass es pünktliche Zahlungseingänge hat und dadurch seinen Cashflow stärkt.

7. Finanzielle Situation überwachen

Für Ihren geschäftlichen Erfolg ist es zudem von entscheidender Bedeutung, Ihre finanzielle Situation laufend zu überwachen. Dazu gehört unter anderem, über die Einnahmen und Ausgaben stets einen Überblick zu bewahren.

Die Budgetkontrolle gewährt Unternehmen, ihr Ausgabenmanagement unter Kontrolle zu haben und ihren Budgetplan zu realisieren. Denn auch hier dürfen die Zahlungsausgänge nicht höher sein als die Zahlungseingänge. Falls dabei festgestellt wird, dass finanzieller Optimierungsbedarf besteht, sind entsprechende Strategien zu entwickeln und umzusetzen. Dazu zählen beispielsweise Cross- oder Up-Selling  Maßnahmen. Außerdem könnten Sie Zusatzverkaufsstrategien entwickeln oder  Neukundenakquise betreiben. Einige Betriebe gehen auch Kooperationen mit anderen Unternehmen ein.

Fazit: Professionelles Rechnungsmanagement für Ihren Erfolg

Zwar sind bei dem Schritt in die Selbstständigkeit viele verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, allerdings stellt ein professionelles Rechnungsmanagement zweifelsfrei einen der wichtigsten dar. Professionelle Rechnungen, eine transparente Preisgestaltung und klar formulierte Zahlungsbedingungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit maßgeblich, dass die Rechnungen von Ihren Kunden pünktlich bezahlt werden. Daneben sorgt die professionelle Verwaltung des Rechnungswesens dafür, dass Sie selbst stets einen Überblick über den Erfolg Ihres Unternehmens behalten.

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