IT-Kosten senken und flexibel bleiben – welche Beschaffungsmodelle sich lohnen
Der KI-Boom bringt wirtschaftliche Fortschritte, führt zugleich aber zu stark steigenden Kosten für Hochleistungschips, Speicherplatz und IT-Hardware. Viele Selbstständige und Unternehmen suchen daher nach Möglichkeiten, ihre IT-Kosten zu senken und notwendige Neuanschaffungen wirtschaftlicher zu gestalten.
Der Klassiker ist der Kauf neuer Hardware, die gerade benötigt wird und diese so lange wie möglich verwenden. Gekauft wird, weil die alte Hardware nicht mehr funktioniert, aufgrund technischer Neuerungen benötigt wird oder was beispielsweise für die Einrichtung zusätzlicher Arbeitsplätze im Unternehmen erforderlich ist. Die einmal gekaufte Hardware wird dann abgeschrieben und so lange wie möglich verwendet.
Lässt die Qualität irgendwann spürbar nach, wird sie aussortiert und ein neuer Kauf getätigt. Das war praktikabel, als es noch Jahre dauerte, bis die Hardwaregiganten der damaligen Zeit einen neuen Computer mit höherer Rechenleistung auf den Markt brachten. Heute passiert das in sehr viel kürzeren Zeitabschnitten.
Das Problem dabei – der technische Fortschritt
Denn der technische Fortschritt ist heute so exponentiell schnell, dass die Neuheiten von gestern, morgen schon wieder alt sind. „Der technische Fortschritt läuft schneller als jede Investition. Da ist es kaum möglich, bei besonders rechenleistungsintensiven Programmen und Anwendungen die eigene Rechnerkapazität immer auf dem neuesten Stand zu halten“, erklärt Jens Rippberger, Geschäftsführer von computermiete.de.
Tatsächlich sind die Entwicklungszyklen heute sehr viel kürzer als noch vor einem Jahrzehnt. Da ist es nur folgerichtig, dass auch die Finanzbehörden bereits im Jahr 2021 per BMF-Schreiben festgelegt haben, dass für bestimmte Computerhardware und Software steuerlich eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von nur einem Jahr angesetzt werden kann.¹
Die Verkürzung der gesetzlich vermuteten Nutzungsdauer auf gerade einmal ein Jahr ist ein klarer Beleg dafür, wie schnell sich der technische Standard heute verändern kann.
Die Nutzerintention hat sich oftmals verändert
Die sehr leistungsfähige Hardware wird heute immer stärker projektbezogen benötigt. Ob neue Mitarbeitende damit an die Arbeit herangeführt werden sollen, Schulungen für größere Gruppen veranstaltet werden oder einfach nur besondere Projekte schneller und effektiver vorangetrieben werden sollen. Wenn der Grund für die Nutzung entfällt, entfällt oft auch der Bedarf. Echte Hochleistungsrechner liegen in den Kosten – auch aufgrund des KI-Booms – deutlich über dem, was sie noch vor 5 oder gar 10 Jahren gekostet hätten. Das macht es für viele Unternehmen heute unattraktiv, einen oder mehrere Computer nur für ein relativ kurzes Projekt zu beschaffen.
Die Alternative zum Kauf – der gemietete Computer
Ob für Schulungen, den Besuch eines Kongresses oder die komplette Ausstattung eines Messestandes – gemietete Computer können Sie technisch enorm weiterbringen. Denn es entstehen keine hohen Kaufkosten. Sie sind nicht an eine bestimmte Abschreibphase gebunden. Zahlen Sie Miete für die Nutzung Ihres Computers, ist es letztlich nicht Ihr Computer.
Das bedeutet, dass Sie ein Gerät bekommen, das genau auf Ihre Nutzungsbedürfnisse zugeschnitten ist. Und wenn das Gerät einmal zu alt und zu langsam geworden ist, tauschen Sie einfach. Sie erhalten dann in der Regel für den gleichen oder einen minimal erhöhten Mietpreis einen neuen und deutlich schnelleren Computer.
Vor- und Nachteile beider Varianten im Überblick
Der Kauf
Vorteile:
- Die Hardware gehört Ihnen oder Ihrem Betrieb
- Abschreibungen können das steuerliche Einkommen senken
Nachteile:
- Die beste Hardware von heute ist schon in wenigen Monaten überholt und oft nichts mehr wert.
- Ersatzbeschaffungen für ältere Hardware, die eigentlich noch gut funktioniert aber nicht die erforderlichen Leistungen bringt, schmälern den Gewinn des Unternehmens erheblich.
Die Leihe
Vorteile:
- Sie brauchen den schleichenden Wertverfall der genutzten Hardware-Produkte nicht zu fürchten.
- Sie können oft schon mit wenigen Klicks bei Bedarf ein Nachfolgemodell bestellen.
- Die Kosten für die Miete sind sofort als Betriebskosten absetzbar.
- Sie haben immer genau die technischen Voraussetzungen, die Sie benötigen.
- Leihhardware bietet Ihnen die Möglichkeit, in der Regel alle paar Monate, ein komplettes Upgrade zu erfahren.
Nachteile
- Während die Kosten für den Kauf einmal, oder im Fall eines Ratenkaufs bis zur vollständigen Bezahlung der Hardware, fällig werden, müssen Sie eine Miete fortlaufend für die komplette Dauer der Nutzung zahlen.
- Bei Mietgeräten sind Sie oft auch, was das Thema Support angeht, fest an ein bestimmtes Unternehmen gebunden.
Wer kurzfristig immer wieder neue Hardware benötigt, weil er aufgrund seiner Tätigkeit stets die schnellsten und hochwertigsten Rechner braucht, der ist mit der Variante der Leihe bestens bedient. Wer allerdings keine großen Anforderungen an seine Hardware stellt, der kann bedenkenlos neue Rechner kaufen und seine Mitarbeitende damit ausstatten.
Literatur&Weblinks
¹Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung. BMF
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