Wie Ihr Unternehmen wettbewerbsstark, kundenorientiert und agil bleibt
Digitalisierung verlangt Managern viel ab. Sie sollen digitale Trends aufdecken, digitale Strategien entwickeln und erfolgreich umsetzen. Kurz: Treiber der digitalen Transformation werden. Häufig ist es umgekehrt. Digitaler Wandel treibt die Manager. Das führt zu digitalem Aktionismus.
Genauso groß wie der Aktionismus ist die Unwissenheit. Das ist eine riskante Kombination. Die Ursachen der Unwissenheit beginnen damit, dass der Begriff nicht eindeutig definiert ist: Jeder verwendet und interpretiert Digitalisierung unterschiedlich. Einerseits bedeutet Digitalisierung das Umwandeln analoger Daten in digitale. Andererseits beschreibt es die Automation von Prozessen und Geschäftsmodellen durch das Vernetzen digitaler Technik, Informationen und Menschen.
Der Konflikt hierbei: Die Technik wird vor den Bedarf und den Prozess gestellt. Technik ist nur das Mittel zum Zweck. Deswegen bleibt der Bedarf häufig auf der Strecke. Oder es werden schwammige, digitale Strategien formuliert, die weder Bedarf noch Unternehmensstrategie berücksichtigen.
Ein Beispiel: Ein HR-Manager soll ein ‚Big Data Analytics Tool‘ einführen. Aber die eigentliche Anforderung ist, den Erfolg eines Recruiting-Prozesses messbar zu machen. Zuerst sollte der Recruiting-Prozess ganzheitlich optimiert werden. Dann wird die einzusetzende Technik definiert – ein ‚Big Data Analytics Tool‘.
Die Ergebnisse einer Fujitsu-Studie zum Thema digitaler Reife europäischer Unternehmer bestätigt dies:
- Zwei von fünf Unternehmen gaben an, dass ihre digitale Strategie unklar und diffus ist.
- Nur jeder dritte Befragte schätzt, dass digitale Ziele mit der Unternehmensstrategie harmonieren.
- Die Hälfte der Befragten betrachtet die Umsetzung der Digitalisierung als alleinige Aufgabe der IT-Abteilung.
Selbstverständlich sollen Unternehmen der Digitalisierung nicht den Rücken zuwenden. Schließlich ist das die Chance, um wettbewerbsstark, agil und kundenorientiert zu bleiben. Wie Sie das erreichen und gleichzeitig Bedarf und Unternehmensstrategie berücksichtigen, beschreiben folgende Tipps:
1. Analysieren Sie die aktuelle Situation
Ermitteln Sie den aktuellen Prozessablauf – über Abteilungsgrenzen hinweg. Stellen Sie Start- und Endpunkt des Gesamtprozesses fest und definieren Sie Haupt- und Subprozesse. Zum Schluss eruieren Sie die verwendeten Tools. Wahrscheinlich haben Sie erste Schwachstellen und Optimierungspotenziale aufgedeckt. Jetzt können Sie sich vergewissern, ob die gestellte Anforderung diese berücksichtigt.
2. Prüfen Sie die Unternehmensstrategie
Prüfen Sie, ob die Anforderung die Unternehmensstrategie berücksichtigt. Ein Beispiel ist der Onboarding-Prozess. Die I-Abteilung erwartet, dass Software installiert und Berechtigungen angelegt werden. Die Unternehmensstrategie fordert, dass der Prozess effizienter wird. Diese Bedürfnisse müssen Sie in Einklang bringen. Damit trägt der Prozess zum Erreichen von Unternehmenszielen bei.
3. Optimieren Sie den Prozess
Analysieren Sie die Optimierungspotenziale des aktuellen Prozesses. Das sind Prozessschritte, die die Unternehmensstrategie nicht unterstützen. Wenn Sie eine fundierte Auswertung benötigen, führen Sie eine Prozesskennzahlenanalyse durch. Dokumentieren Sie die Optimierung anschließend detailliert. Nun liegt ein konkretes und ganzheitliches Konzept für die Prozessoptimierung vor.
4. Finden Sie heraus, ob Technik den Prozess unterstützen muss
Anhand des Optimierungskonzeptes erkennen Sie, wo technische Unterstützung sinnvoll ist. Formulieren Sie, welchen Bedarf die Technik erfüllen soll. Soll die Fehleranfälligkeit im Dokumentenmanagement reduziert werden? Sollen Informationen firmenweit zugänglich werden? Damit haben Sie einen technischen Anforderungskatalog entwickelt, der am Prozess und Bedarf orientiert ist.
5. Analysieren Sie vorhandene Technik
Häufig existieren in Unternehmen Tools, die die Anforderungen erfüllen. Durch Kommunikationsdefizite oder mangelnde Prozesskenntnis werden diese nicht berücksichtigt. Mit Ihrer umfassenden Analyse der IST-Situation sind Sie diesen Konflikten zuvorgekommen. Überprüfen Sie genauer den Nutzen und die Potenziale der eingesetzten Tools. Erfüllen bestimmte Tools den Bedarf nicht? Dann untersuchen Sie mit der gleichen Akribie die Auswahl neuer Tools.
6. Stellen Sie sicher, dass die Technik anpassungsfähig ist
Heutzutage ändert sich der Bedarf eines Unternehmens kontinuierlich. Optimierung gehört zum ‚Daily Business‘. Stellen Sie sicher, dass Tools schnell und mit geringem Aufwand angepasst werden können. Zum Beispiel indem Funktionen via Konfiguration geändert werden können. Somit erhöhen Sie die Flexibilität der Prozesse sowie die Handlungs- und Wandlungsfähigkeit Ihres Unternehmens.
7. Vergewissern Sie sich, dass die Lösung kontinuierlich hinterfragt und weiterentwickelt wird
Nachdem die Digitalisierung erfolgreich umgesetzt wurde, ist die größte Herausforderung, sie kontinuierlich anzupassen. Der digitale Prozess muss kontrolliert, hinterfragt und weiterentwickelt werden.
Durch dieses Vorgehen haben Sie die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung festgelegt. Sie haben dafür gesorgt, dass sich die digitale Strategie, dem Bedarf unterordnet sowie den Prozess unternehmensweit und nicht punktuell unterstützt.
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