Digitaler Arbeitsplatz

Intranet Analytics: Der Boost für die interne Unternehmensperformance

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Durch Intranet Analytics erzieen Sie ein tiefgreifendes Verständnis, wie die Mitarbeiter ihren digitalen Arbeitsplatz nutzen .Foto: ©nmedia/Depositphotos.com

In Unternehmen fallen immer große Mengen an Informationen an und es ist eine zentrale Herausforderung dafür zu sorgen, dass die relevanten Informationen allen Mitarbeitern schnell zugänglich gemacht werden. Das größte Potenzial diese Aufgabe zu bewältigen bietet ein funktionales, bedienerfreundliches und fehlerfreies Intranet.

Zudem wird das firmeneigene Intranet auch immer häufiger als Social Collaboration Plattform genutzt, sodass sich Informationen zügig und einfach teilen und bearbeiten lassen – Fragen der Kollegen können direkt beantwortet werden. Die Abteilungen und einzelnen Teams sind so im stetigen Austausch zu ihren Projekten.

Daher sollte darauf geachtet werden die Performance des Intranets zu optimieren und dieses aktuell zu halten, damit es seinen Zweck – Engagement zu verbessern und Produktivität zu fördern – ideal erfüllt. Hierfür benötigt es eine detaillierte Analyse.

Mit Intranet Analytics schneller zum Ziel

Um herauszufinden, ob das firmeninterne Netzwerk genutzt wird und ob es tatsächlich den Anforderungen der Mitarbeiter entspricht, eignet sich die Verwendung einer Intrant Analytics-Software. Mit deren Hilfe lassen sich diverse Reports erstellen, um z.B. die häufigsten User Journeys herauszufinden und die Effektivität der internen Unternehmensprozesse zu prüfen.

Mit entsprechenden Analytics-Tools entstehen detaillierte Reportings über die Intranet-Nutzer und deren Interaktion mit dem veröffentlichten Content. So erhält man einen Überblick und die Kontrolle über das interne Kommunikationssystem.

Content-Effektivität steigern

Intranet Analytics-Tools bieten verschiedene Möglichkeiten, die Effektivität des Intranets in einem Unternehmen zu steigern. Konkrete Antworten auf die Fragen – Wie performt der Content?

Was sind die häufigsten Aktivitäten? – lassen sich erfassen und die Inhalte und Nutzung so optimieren. Die Nutzung und das Nutzerverhalten der Mitarbeiter kann erfasst werden, es lässt sich herausfinden, welcher Content irrelevant oder veraltet ist, um diesen aus dem Intranet zu entfernen. Gleichzeitig können die wichtigsten Inhalte präsenter platziert werden, sodass sie von allen Mitarbeitern wahrgenommen werden. So kann die Zeit der Informationssuche verkürzt werden und dadurch die effektive Nutzung verbessert werden.

Die Team-Produktivität steigern

Unengagierte Mitarbeiter verursachen Kosten, wohingegen motivierte Mitarbeiter, nicht nur produktiver arbeiten, sondern auch das gesamte Team positiv beeinflussen können.

Intranet Analytics trägt dazu bei diese Mitarbeiter zu finden, sodass von deren Potenzial profitiert werden kann. Mit den Analyseergebnissen erhält man eine schnelle Übersicht über das Engagement und die Produktivität der Organisation und der einzelnen Mitarbeiter.

Konkret kann die Beteiligung der Mitarbeiter am Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens geprüft werdem. Dies kann auf individuellem oder Gruppen-Level erfolgen.

Motivation schaffen

Das erlangte Wissen kann dann wiederum dazu genutzt werden, um das gesamte Team zu motivieren und durch Anerkennung ihrer Leistungen das Beste aus ihnen herauszuholen. Die Motivation der einzelnen Mitarbeiter, etwas beizusteuern und erfolgreiche Beiträge zu leisten, lässt sich dadurch steigern. Zudem wird die Zusammenarbeit zwischen den Kollegen gefördert.

Das passende Analytics-Tool finden

Mit den unterschiedlichen Analysemethoden werden daher tiefe Einblicke in die Nutzungsszenarien und -gewohnheiten der Mitarbeiter gewährt und man erfährt detailliert, auf welche Weise und in welcher Intensität das Intranet vom Team eingesetzt wird.

Man erhält somit wichtige Informationen über die Art und Weise, wie das System zur Erreichung der Unternehmensziele eingesetzt wird und wo es Optimierungspotenziale gibt.

Für eine solche Analyse ist eine geeignete Analytics-Software erforderlich, bei der sich flexibel entscheiden lässt, welche Daten gespeichert werden, um präzise Reports zu erstellen.

SharePoint Analytics steht im Fokus

Setzen Sie SharePoint als Intranet-Software ein, finden Sie viele Anbieter, die sich hier spezialisiert haben. Durch die Marktdurchdringung von SharePoint haben verschiedene Analytics-Anbieter ihre Tools dieser Lösung angepasst. Wenn Sie einen Anbietervergleich im Vorfeld durchführen, werden Sie erkennen, welche Analysemethoden zu den Unternehmensanforderungen passen

Es gibt aber auch Anbieter, die neben dem Platzhirsch SharePoint andere Intranet-Lösungen analysieren können – z.B. Atlassian Confluence oder kleinere Intranet-Lösungen. Die Analytics-Tools werden dann ähnlich wie bei der Webanalyse in die Intranet-Seiten implementiert. So ist eine hohe Kompatibilität mit dem eigenen Intranet gewährleistet.

Intranet Analytics & Datenschutz

Bei vielen Unternehmen haben Privatsphäre und Datenschutz eine hohe, wenn nicht sogar die oberste Priorität. Per Definition enthält eine Intranet-Plattform jede Menge Daten, ohne die eine Firma oder Organisation nicht funktioniert. Dazu gehören Informationen über Kunden, Partnern, Zulieferern, usw. Dazu kommen mindestens ebenso viele Daten (egal ob öffentlich oder privat) über die Mitarbeiter.

Daher muss bei der Wahl einer Analytics-Lösung auf ein verlässliches und auf den Privatsphäre-Schutz zugeschnittenes Tool gesetzt werden.

Ein Intranet bildet eine zentralisierte Arbeitsumgebung, die von der Entwicklung bis zum Einsatz der Plattform überwacht wird. Man findet in einem Intranet oft ganz unterschiedliche Inhalte, die von verschiedenen Systemen und Abteilungen stammen. Angestellte und Teams verwalten ihre Inhalte häufig selbst (beispielsweise wenn sie Arbeitsdokumente miteinander teilen oder sich im Forum des Intranets austauschen). Diese Faktoren tragen dazu bei, dass die Informationen oft an vielen Stellen verteilt sind.

Eine Digital Analytics-Lösung, geht einen Schritt weiter als nur Prozesse zu implementieren, die die Intranet-Nutzung im Unternehmen regeln: Es wird die Integrität und Verlässlichkeit der Mitarbeiter- und Kundendaten sichergestellt und gleichzeitig auch anonymisiert.

Intranet Analytics & DSGVO

Auf Datenschutz darf in der gewählten Analytics-Lösung nicht verzichtet werden.
Die Datenschutzsicherheit wird oft als Hindernis genannt, wenn es darum geht ein Intranet zu tracken und auszuwerten. Egal ob Daten in der Cloud oder auf den lokalen Servern des Unternehmens On-Premises gespeichert werden: es ist unverzichtbar, dass der Datenschutz garantiert ist.

Folgende Punkte sollten bei einer Analytics-Lösung für das Intranet in Bezug auf die Datensicherheit beachtet werden:

  • DSGVO-Konformität
  • standardmäßige Sicherheitsprotokolle
  • Implementierung in die firmeneigene Infrastruktur
  • personalisierte Zugriffsberechtigungen

Flexible und skalierbare Messung

Jede Intranet-Umgebung ist einzigartig, an das jeweilige Umfeld angepasst und weiter personalisierbar. Deswegen braucht man ein – voll anpassungsfähiges – Intranet-Analyse-Tool, das sich einfach integrieren und nutzen lässt. Idealerweise sollte die Analytics-Lösung sich an Veränderungen und Neuerungen anpassen und dynamische, skalierbaren Messungen anbieten, die sämtliche neue Intranet-Inhalte in Echtzeit verarbeiten.

Vorteilhaft ist es auch bestimmte Regeln im Voraus erstellen zu können, mit denen sich die Inhalte des Intranets ordnen lassen. Immer wenn neue Inhalte oder Intranet-Seiten erstellt werden, sollten diese auch automatisiert im Analytics-Tool sichtbar sein, ohne dass bestehende Reportings durcheinandergebracht werden. Es ist wichtig, dass diese Regeln und technischen Einstellungen direkt im Analytics-Tool verwaltet werden können. So werden Neuentwicklungen überflüssig und neue Team- und Unternehmensziele können unkompliziert ergänzt und ausgetauscht werden.

Fazit

Intranet Analytics erzielt ein tiefgreifendes Verständnis, wie die Mitarbeiter ihren digitalen Arbeitsplatz nutzen. Durch Intranet Analytics kann die Produktivität in einem Unternehmen enorm gesteigert werden. Mit dem Tracking kann die Nutzungsweise des Intranets detailliert analysiert werden. Auf diese Weise lassen sich in kurzer Zeit Optimierungspotenziale für die Unternehmensprozesse und Workflows erkennen und umsetzen. Allerdings gilt es im Vorfeld einiges zu beachten, um die geeignete Analytics-Lösung zu finden. Es sollte sich intensiv mit den Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter sowie den Arbeitsprozessen auseinandergesetzt werden. Daraus muss klar definiert sein, was das Analytics-Tool leisten muss, um zu wissen welche Lösung passt. Ein Vergleich verschiedener Tools zu Anforderungen, Leistungen und Kompatibilität ist in jedem Fall zu empfehlen, um das bestmögliche Tool zu finden.


Über den Autor Tatjana Hein

Tatjana Hein ist sowohl im Content-Marketing, als auch in der Public Relations zu Hause. Sie hat in beiden Welten immer die neuesten Trends und Entwicklungen im Blick und schafft für Analytics-Anbieter Piwik PRO mit ihrer Expertise den Spagat zwischen beiden Bereichen. www.piwikpro.de

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