Arbeitszeiterfassung: Unterschiedliche Systeme im Vergleich
Auf die Einführung eines Systems zur Erfassung der Arbeitszeit reagieren Mitarbeiter mitunter empfindlich - einige fühlen sich überwacht, andere sind schlicht genervt, wenn sie durch die Zeiterfassung zusätzlichen Arbeitsaufwand haben. Dabei bringt ein Zeiterfassungssystem auch für die Belegschaft einige Vorteile mit sich: Wer ständig Überstunden schiebt, hat dies schwarz auf weiß und kann zum Beispiel darauf pochen, dass er einen Ausgleich erhält.
Darüber hinaus ermöglicht eine Arbeitszeiterfassung oft auch die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle, die sich viele Arbeitnehmer wünschen. Für die Erfassung der Arbeitszeit gibt es unterschiedliche Möglichkeiten – und dank moderner Lösungen wie RFID-Technologie und Cloud-Software muss sie sich weder für die Mitarbeiter noch für den Arbeitgeber zeitaufwändig gestalten. Das sind die Vor- und Nachteile der einzelnen Systeme.
Ein- und Ausstechen am Terminal
Elektronische Terminals, an denen sich jeder Mitarbeiter zum Beispiel mit einer Chipkarte oder einem RFID-Transponder (englisch: radio-frequency identification) ein- und ausloggen kann, sind die Nachfolger mechanischer Stech- und Stempeluhren. Mitunter funktionieren An- und Abmeldung auch per Fingerabdruck. Die Zeiten werden in einer elektronischen Datenbank erfasst. So können sie unkompliziert ausgewertet und weiterverarbeitet sowie bei Bedarf ergänzt oder geändert werden. Die smart time office Zeiterfassung der Firma NovaCHRON beispielsweise lohnt sich für Kleinbetriebe. Für die Inbetriebnahme ist kein erweitertes technisches Know-how erforderlich. Es können sowohl feste als auch flexible Arbeitszeitregelungen verwaltet werden.
Die Hardware bei elektronischen Terminals generell ist allerdings kostspielig und die Zuteilung der Transponder mit Aufwand verbunden. Auch sind regelmäßige Sicherheitsupdates notwendig, die laufende Kosten verursachen; und verliert ein Angestellter seinen Transponder, kann auch das teuer werden. Für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern ist diese standortgebundene Art der Zeiterfassung nicht geeignet.
Vorteile
- Schnelles, einfaches Ein- und Ausstechen
- Daten lassen sich unkompliziert weiterverarbeiten
Nachteile
- Hohe Anschaffungs- und laufende Kosten
- Einführung des Systems ist aufwändig
- Keine mobile Zeiterfassung möglich
Mobile Zeiterfassung mit GPS-Ortung
Diese Lösung eignet sich für Unternehmen mit Mitarbeitern im Außeneinsatz, beispielsweise auf Baustellen.
Besonders einfach umsetzbar ist die mobile Zeiterfassung, wenn die Mitarbeiter Firmenfahrzeuge für die An- und Abfahrt nutzen: anstatt im Büro wird das Terminal für die Arbeitszeiterfassung per RFID-Transponder ganz einfach im Fahrzeug installiert. Zudem befindet sich bei dieser Lösung in der Regel zusätzlich ein GPS-Empfänger im Auto, der Fahrtzeiten, Kilometer und Standorte erfasst. Für die mobile Zeiterfassung und GPS-Ortung kann alternativ oder als Erweiterung eines RFID-Systems eine Smartphone-App verwendet werden, beispielsweise hat sich das Unternehmen geocapture darauf spezialisiert. Die Fahrzeiten werden anhand der Fahrzeugdaten automatisch berechnet und je nach Anforderung berücksichtigt. Mit Hilfe von von Fahrtenregeln wird genau festgelegt, welche Fahrten dem Fahrer und Beifahrer bezahlt werden sollen und welche nicht. Die Fahrzeiten werden dann der Arbeitszeit hinzugefügt oder davon abgezogen.
Vorteile
- Mobiler Einsatz
- Elektronisches Fahrtenbuch und Standorterfassung inklusive
- Einfache Weiterverarbeitung der Daten
Nachteile
- Kostspielige Branchenlösung
Manuelle Zeiterfassung auf Stundenzettel
Stundenzettel kommen in einigen Branchen noch immer zum Einsatz. Für Handwerksbetriebe beispielsweise haben sie den Vorteil, dass sie zu Arbeitseinsätzen auf der Baustelle beziehungsweise beim Kunden einfach mitgenommen und handschriftlich ausgefüllt werden können. In Unternehmen, deren Mitarbeiter ausschließlich im Büro arbeiten, werden anstelle eines klassischen Stundenzettels meist Excel-Tabellen genutzt.
Insbesondere bei der handschriftlichen Erfassung ist die Verarbeitung der Daten nicht ohne weiteres möglich: Um sie beispielsweise für die elektronische Lohnbuchhaltung nutzbar zu machen, müssen sie zunächst digitalisiert werden – ein zusätzlicher Arbeitsschritt, der Zeit kostet und noch dazu eine Fehlerquelle darstellt. Auch können Mitarbeiter beim Eintragen ihrer Arbeitszeiten Fehler machen oder gar mutwillig schummeln.
Vorteile
- Sehr günstige Lösung
- Mitnahme zu Außeneinsätzen möglich
Nachteile
- Aufwändige Erfassung per Hand
- Fehleranfällig bzw. schwer überprüfbar
(Cloudbasierte) Zeiterfassungssoftware
Immer mehr Unternehmen setzen professionelle HR-Software ein – beispielsweise für die Lohnbuchhaltung. Einige dieser Tools beinhalten eine Arbeitszeiterfassung – das hat unter anderem den Vorteil, dass die Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters automatisch an die vorbereitende Lohnbuchhaltung übermittelt werden können. Die cloudbasierte HR-Software Personio beispielsweise beinhaltet ein Self-Service-Portal, in das Mitarbeiter sich über ihren Browser einloggen und so ihre Arbeitszeiten ganz einfach selbst erfassen können – auch auf mobilen Endgeräten. Darüber hinaus besteht bei diesem Tool die Möglichkeit, bestehende Systeme zur elektronischen Zeiterfassung über eine Schnittstelle zu integrieren.
Im Vergleich zum Stundenzettel hat die manuelle Arbeitszeiterfassung in einem Self-Service-Portal den Vorteil, dass die Fehlerquote bei Eintragungen sich allein durch eine übersichtliche Benutzeroberfläche und die automatische Berechnung der Zeiten minimieren lässt.
Die Mitarbeiter können selbst jederzeit den aktuellen Stand ihres Arbeitszeitkontos einsehen, und auch Vorgesetzte sehen auf einen Blick, wer zu viele Minus- oder Überstunden angesammelt hat. Änderungen oder Ergänzungen sind in einer Zeiterfassungssoftware problemlos möglich und die Daten lassen sich übersichtlich darstellen, auswerten und übermitteln.
Vorteile
- Keine Anschaffung von Hardware nötig
- Login auch auf mobilen Endgeräten möglich
- Datenerfassung in Echtzeit, schnelle und unkomplizierte Weiterverarbeitung
Nachteile
- Software kann je nach Anbieter kostspielig sein
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