Zeitmanagement-Strategien für Führungskräfte – 9 Tipps

1. Mehr Aufgaben delegieren

Führungskräfte neigen dazu, sich zu viele Aufgaben aufzuhalsen. Wer es hier schafft, mehr davon an seine Angestellten zu delegieren, schafft sich mehr Zeit für das Wesentliche – nämlich die Mitarbeiterführung. Alle Aufgaben, die nicht unbedingt selbst ausgeführt werden müssen, können an Mitarbeiter weitergegeben werden. Hier mehr Vertrauen in den eigenen Mitarbeiterstab zu legen, kann zudem nur förderlich für das Betriebsklima sein.

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Wie funktioniert eine 4-Tage-Woche?

Aufgaben, die für den Unternehmenserfolg wichtig sind, sollten Führungskräfte dennoch weiter überwachen und Unterstützung anbieten. Regelmäßige Gespräche im Team sind dabei hilfreich. Alle Aufgaben müssen dabei mit sämtlichen notwendigen Informationen übergeben werden, damit nichts Wichtiges verloren geht. Ein ausführliches Briefing ist hier entscheidend.

2. Atmosphäre des Miteinanders schaffen

Voraussetzung für erfolgreiches Delegieren ist, dass Führungskräfte eine Atmosphäre des Miteinanders und des Vertrauens schaffen. Chefs sollten ihre Mitarbeiter und deren Fähigkeiten kennen und geschickt fördern. Wenn man weiß, wen man was Anvertrauen kann, ist die halbe Arbeit bereits getan. Zunächst sollten Führungskräfte ihren Angestellten noch über die Schulter schauen. Wenn aber eine vertrauliche Atmosphäre aufgebaut ist, kann man getrost Aufgaben abgeben und nur im Notfall eingreifen. Dadurch werden die Mitarbeiter gestärkt und können Ihre Skills ausbauen. Haben die Mitarbeiter Vertrauen, arbeiten sie oft auch selbstständiger und effektiver. Später kann man wieder weitere Aufgaben an sie delegieren und unterbindet vielleicht auf längere Sicht den Fachkräftemangel im Unternehmen.

3. Aufgaben reduzieren

Als Führungskraft sollte man auch entscheiden können, welche Aufgaben für das Erreichen der Ziele wirklich notwendig sind und welche man auch gut sein lassen kann. Nicht immer muss eine Führungskraft extrem beschäftigt sein, um produktiv zum Unternehmenserfolg beizutragen. Weniger ist manchmal mehr, lautet hier das Motto.

Um das umzusetzen, sollten sich Führungskräfte intensiv damit beschäftigen, was aktuell die konkreten Ziele sind und welche Aufgaben dafür wirklich erfüllt werden müssen. Aufgaben auf ihre Sinnhaftigkeit zu prüfen und Unwichtiges bzw. nicht Zielführendes zu streichen, zeugt auch von Führungsstärke und kann wertvolle Zeit für die wirklich wichtigen To-dos bringen. Ein Blick in den Terminkalender und die darin geplanten Aufgaben für die kommenden Wochen kann als Basis für diese Reduktion dienen.

4. Effizienter arbeiten

Aufgaben, die viel Zeit fressen, bietet oft noch Optimierungspotenzial. Was inhaltlich zusammenpasst, kann gebündelt und so an einem Stück abgearbeitet werden. Das gebündelte Arbeiten spart viel Zeit und Energie.

Zum Beispiel kann die Bearbeitung von E-Mails im Block passieren. Eine Stunde am Stück Mails beantworten und schreiben kostet viel weniger Zeit, als wenn man alle 10 Minuten ins Mailfach schaut und dann die Arbeit für Mails unterbricht. Auch Reaktionen auf Social-Media-Nachrichten, das Planen von Mitarbeitermeetings oder Feedbackgesprächen kann gebündelt stattfinden. Alles, was zusammengehört, kann auch in einem Block effizient erledigt werden.

5. Skills verbessern

Jeder lernt im Berufsleben dazu und auch Führungskräfte können ihre Skills stetig weiterentwickeln. Dipl.-Kfm. Ingo Scheider, Geschäftsführer der Kompakttraining GmbH & Co. KG, weiß: „Nur wer sich stetig weiterbildet und sein Wissen erweitert, kann ein Team kompetent führen.“ Mit Fähigkeiten zur zeitsparenden Präsentationsvorbereitung, Moderation oder Leitung von Meetings lassen sich diese zukünftig noch effizienter abhalten.

6. Effizientere Kalenderführung

Alle Aufgaben sollten in den Terminkalender, auch die Mittagspause, jedes Meeting und die dafür nötigen Vorbereitungszeiten. Was Zeit kostet, sollte im Kalender realistisch abgebildet sein. Wenn möglichst immer mit einem kleinen Puffer zwischendurch, um nicht in Zeitdruck zu geraten und auch mal eine Pause machen zu können. Nur wer wirklich alles in den Kalender einträgt, behält den Überblick über den Tag und kann seine Zeit effizient managen.

7. Auch mal Nein sagen

Wer als Führungskraft zu einer Vielzahl an Meetings eingeladen wird, sollte ab und zu prüfen, ob die Anwesenheit dabei immer unbedingt erforderlich ist. Oftmals können diese nämlich auch sehr gut im Team stattfinden, ohne dass die Führungskraft dabei ist. Ein kurzer Statusbericht nach dem Meeting von der Teamleitung kann ausreichen, um immer auf dem neusten Stand zu sein.

So lässt sich die Anzahl täglicher Meetings oft deutlich reduzieren – voraussetzt, man kann sich auf die Mitarbeiter verlassen und traut ihnen die alleinige Durchführung auch zu. Um über die Notwendigkeit der Teilnahme zu entscheiden, kann ein Blick auf die Agenda des Meetings hilfreich sein. Stehen wichtige Entscheidungen an, für die eine Führungskraft anwesend sein muss, ist eine Teilnahme sinnvoll.

8. Selbstmotivation üben

Es gibt Zeiten am Tag, da fehlt auch dem größten Manager vorübergehend die Selbstmotivation. Man ist zwar gehetzt durch das Wahrnehmen von Terminen, aber irgendwie fehlt der „Biss“. Deswegen ist es wichtig, sich eine kurze Auszeit zu nehmen, um sich dann wieder gestärkt seinen Aufgaben zuzuwenden. Dies kann dadurch geschehen, dass man sich beispielsweise eine Tasse Kaffee holt oder einen Blick auf Urlaubs- oder Familienfotos wirft. Diese Zeiten zur Selbstmotivation können nur wenige Minuten am Tag einnehmen, aber sie können neue Tatkraft wecken.

9. Freizeit mit einplanen

Um nicht das Gefühl zu haben, sich komplett in der Arbeit zu verlieren, sollten auch Führungskräfte ihr Leben außerhalb des Jobs nicht vergessen. Es hilft ungemein, wenn die Aktivitäten außerhalb des Jobs auch ihren Platz im Terminkalender finden, zum Beispiel die morgendliche Joggingrunde, der Theaterbesuch oder regelmäßige Kurzurlaube. Damit wird die Zeit besser verteilt und das Gefühl der Überarbeitung reduziert. Zudem reduziert sich auch das Burnout-Risiko, wenn Führungskräfte sich regelmäßig Zeit für die eigenen Bedürfnisse nehmen.

Ganz wichtig: Urlaub rechtzeitig einplanen und eine kompetente Vertretung organisieren! Sonst artet die Vorurlaubszeit in Stress aus, weil Wichtiges unerledigt bleibt und man nicht mit einem guten Gefühl in die freien Tage starten kann. Kommt man dann aus dem Urlaub zurück, ist die Erholung schnell vorbei, wenn gleichzeitig sehr viele wichtige Aufgaben liegengeblieben sind.

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