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Die passende Vorbereitung auf eine Firmenfeier
Motivation + Teambuilding

Die passende Vorbereitung auf eine Firmenfeier

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Firmenfeiern ermöglichen Inhabern, Vorgesetzten und Mitarbeitern oftmals eine unvergessliche, gemeinsame Zeit. Damit Ihr Fest gelingt, ist es wichtig, frühzeitig zu planen und dabei alle wichtigen Aspekte zu berücksichtigen. Von der passenden Location, über das kulinarische Angebot bis hin zur richtigen Kleidungsauswahl sollten Sie als die Feier organisierender Chef an Einiges denken.

Vorteile und Nutzen von Firmenfeiern

Die meisten Mitarbeiter begegnen sich im Unternehmen in der Regel im Rahmen der Arbeit. Auch als Chef kommen Sie mit ihren Angestellten nur selten in lockere Gespräche – eine Ausnahme mögen die Pausenzeiten darstellen. Während derer denken die meisten allerdings in erster Linie ans Essen und Erholen.

Um frischen Wind in den Betrieb zu bringen, lohnt es sich daher, regelmäßig Firmenfeiern zu organisieren. Diese können etwa halbjährig oder ein Mal im Jahr zu einem immer ähnlichen oder gleichen Datum stattfinden. Diese Feiern lohnen sich aus verschiedenen Gründen für Sie als Chefs und für ihre Angestellten gleichermaßen.

Ein Dankeschön an die Angestellten

Mit einer Firmenfeier bedanken Sie sich bei allen Angestellten für deren Treue, für die gute Arbeit über die letzten Monate und für den Zusammenhalt als großes Team. Sie feiern Erfolge und lassen alle im Unternehmen an ihrer Dankbarkeit und Zufriedenheit teilhaben. Damit drücken Sie als Chef Ihren Respekt aus und vermitteln den Angestellten, dass jeder einzelne von ihnen einen wichtigen Teil des Unternehmens ausmacht. Dadurch fühlen sich die Angestellten mehr wertgeschätzt und wahrgenommen.

Die Dankbarkeit zeigt sich im Übrigen nicht dadurch, dass eine Firmenfeier besonders teuer sein muss. Genau wie Weihnachtsfeiern preiswert gestaltet werden können, müssen auch Firmenfeiern keine Unsummen kosten.

Das Zwischenmenschliche als Teil der Arbeit

Während einer Firmenfeier kommen die Mitarbeiter in anderer Weise miteinander ins Gespräch als auf der Arbeit. Das ist nur verständlich, hat man in der Freizeit einen freieren Kopf und denkt nicht die ganze Zeit an bestimmte Mails, die gleich noch zu schreiben oder Aufgaben, die mit einer Deadline in den nächsten Stunden fertigzustellen sind.

Außerdem erlaubt das Klima auf einer Firmenfeier ungezwungenere und vielleicht auch privatere Gespräche als auf der Arbeit. Dadurch kommen sich Mitarbeiter auf einer zwischenmenschlichen Ebene näher und verbringen entspannte Stunden miteinander. Das wird sich nachhaltig auf die Arbeit auswirken. Künftig kann dann mitunter auch am Arbeitsplatz offener und effizienter kommuniziert werden.

Die Stärkung des Teamgeistes

Im Rahmen einer Firmenfeier lassen sich bestimmte kleine Aktivitäten erleben, Spiele durchführen oder gemeinsame, lustige und kreative Projekte umsetzen. Diese können den Teamgeist aller im Unternehmen steigern und die Gruppendynamik sichtlich verbessern.

Wichtig ist dabei, dass das Event selbst nicht als Arbeit angesehen wird. Es geht darum, gemeinsam Spaß zu haben. Deshalb sollten die Spiele auch nicht zu anstrengend sein. Dinge, wie „Scharade“, „Tabu“ oder „Black Stories“ bieten sich zum Beispiel an.

Die passende Location

Einer der ersten Schritte bei der Planung einer Firmenfeier sollte das Suchen einer passenden Location sein. Denn nicht selten kann alleine diese Aufgabe einige Tage bis Wochen in Anspruch nehmen. Viele geeignete Locations in der Umgebung sind oft schon Monate im Voraus ausgebucht. Zudem muss häufig auf Rückrufe und definitive Bestätigungen gewartet werden. Die Locationsuche beginnt daher bestenfalls, sobald feststeht, dass in absehbarer Zukunft eine Firmenfeier stattfinden soll.

Natürlich sollten Sie aber genauso wenig die erstbeste Location für ihre Firmenfeier aussuchen, nur, weil diese vielleicht direkt verfügbar ist. Ebenfalls ist davon abzusehen, die Büroräumlichkeiten aus praktischen und aus Kostengründen für die Firmenfeier zu nutzen. Die wenigsten Mitarbeiter werden im gewohnten Arbeitsumfeld voll und ganz abschalten und die gemeinsame Feier angemessen genießen können.

Stattdessen empfiehlt es sich, eine doch halbwegs besondere Location zu wählen, die alle auf andere Gedanken bringt. Es gibt dafür verschiedene Möglichkeiten. Am einfachsten ist die Wahl eines guten Restaurants, bei dem sich vielleicht sogar die Option bietet, einen abgetrennten Raum zu haben. Mit etwas Abstand zu anderen Gästen kann entspannter und weniger gehemmt gefeiert werden. Der Vorteil hierbei: Ums Essen kümmert sich die Küche des Restaurants. Die Kulinarik allerdings ist noch einmal ein anderes Thema, auf das wir im nächsten Abschnitt zu sprechen kommen.

Bei gutem Wetter lohnt sich die Wahl einer Location unter freiem Himmel. Im Sonnenschein zu feiern, macht das Event noch einmal schöner und sorgt von ganz alleine für gute Laune bei allen.

Besteht hierbei die Option bei plötzlichem Verdunkeln des Himmels mit Gefahr auf Regen in Innenräume zu wechseln, umso besser. Falls nicht, tun es vielleicht auch große, wetterfeste Zelte. Schauen Sie sich doch einmal in der Gegend um; vielleicht bieten ja manche Vereine mit Rasenfläche an, dass hier eintägige Firmenfeiern veranstaltet werden?

Weiterhin spannend könnten Firmenfeiern an folgenden Orten werden:

  • auf einem Schiff
  • in einer alten Lagerhalle
  • in einem Hotel
  • auf einer Dachterrasse
  • in einer Bowlinghalle
  • in einem gemieteten, kleinen Club

Das Thema Kulinarik

Wie bei jeder guten Feier sollten Sie auch bei Ihrer Firmenfeier nicht vergessen, dass für das leibliche Wohl aller Eingeladenen gesorgt werden muss. Hungrige und durstige Gäste sind die größte Gefahr für eine gereizte Stimmung und eine feiermüde Belegschaft.

Essen im Restaurant

Halten Sie die Firmenfeier in einem Restaurant ab, haben Sie den Vorteil, dass Sie sich um das Essen wenig Gedanken machen müssen. Es gilt hier lediglich, zu entscheiden, ob es ein Menü für jeden Eingeladenen geben soll oder ob à la carte bestellt werden kann. Wir empfehlen, ein festes Menü mit dem Restaurant zu besprechen. So lassen sich die Kosten der Feier viel besser einplanen und überschauen. Zudem ist eine zusätzliche, festgelegte Auswahl an Getränken sinnvoll. Möchten Gäste hingegen lieber spezielle Drinks zu sich nehmen, können sie sich diese selbst dazu kaufen.

Praktisch ist zudem, dass die Gäste nicht an einem Buffet anstehen müssen, sondern die Gerichte zum Platz gebracht bekommen. Das macht auch die Planung des Ablaufs der Firmenfeier einfacher. Zu bestimmten Zeiten essen dann alle und es kann besser geplant werden, wann eventuelle Programmpunkte folgen oder dem Essen vorangehen.
Vor allem einen Nachteil gibt es im Falle des Essens im Restaurant: Die Vielfalt der Speisen ist meist nicht so groß, wie etwa bei einem Buffet. Vor allem Alternativen für Veganer, Vegetarier und Allergiker werden in einigen Restaurants nicht umfangreich angeboten.

Buffets und Catering

Ein Buffet, das etwa von einem Cateringservice geliefert wird, kann hingegen deutlich abwechslungsreicher ausfallen. Meist sind hierbei auch mehr Möglichkeiten gegeben. Möchten Sie die Firmenfeier etwa unter ein bestimmtes Motto stellen, kann sich dieses ebenfalls im Buffet widerspiegeln.

Besondere Speisen und Alternativen für alle, die bestimmte Zutaten nicht vertragen oder die wenig, bis keine tierischen Produkte konsumieren, können ebenfalls meist problemlos geplant und umgesetzt werden. So werden alle Essgewohnheiten abgedeckt und jeder Gast kommt auf seine Kosten.

Der Nachteil eines Buffets, ist das erwähnte „Chaos“. Jeder muss selbst aufstehen, zum Buffet gehen und sich Essen holen. Dabei wird manches vielleicht kalt, man muss warten und anstehen, diverse Speisen sind beliebter und vielleicht schon aus, bevor manche sich in die Schlange einreihen und das Essen kann sich ganz schön ziehen. Programmpunkte sind bei Feiern mit Buffet daher oft etwas schwieriger planmäßig umsetzbar.

Übrigens darf es an einer Firmenfeier natürlich auch Alkohol geben. Bestenfalls werden aber genauso viele leckere und spannende alkoholfreie Getränke angeboten – etwa fruchtige, alkoholfreie Cocktails. Damit stellt man zum einen sicher, dass nicht zu viel Alkohol getrunken wird und zum anderen jene zufrieden, die vielleicht noch Auto fahren müssen oder grundsätzlich keinen Alkohol trinken.

Gästeliste und Einladungen

Zur Planung einer guten Firmenfeier gehören auch Überlegungen rund um die Gästeliste sowie das Erstellen und Versenden von Einladungen.

Welche Gäste einladen?

Der erste Punkt mag dabei vielleicht etwas verwirrend erscheinen. Natürlich sollten Sie Mitarbeiter einladen, das steht außer Frage. Doch vielleicht kommt hierbei auch die Frage auf, ob nicht zusätzlich noch die Familien der Mitarbeiter eingeladen werden sollten. Gerade für Mitarbeiter mit kleinen Kindern ist es vielleicht sogar einfacher, die Kleinen mitzubringen, als eventuell einen Babysitter organisieren zu müssen.

Grundsätzlich ist es natürlich möglich, auch die Option offenzuhalten, dass Angehörige mitgebracht werden können. Viele der Eingeladenen werden diese Option sowieso nicht wahrnehmen. Dann wiederum besteht das Problem darin, die genaue Menge an Speisen und Getränken einzuschätzen, die für die Feier benötigt wird.

Sollte das Angebot dennoch gelten, muss etwa für Kinder ein Rahmenprogramm organisiert werden, damit diese sich nicht langweilen oder die Feier durch Lautstärke und Bewegungsdrang vollständig für sich einnehmen. Gleichzeitig wird dieses Programm – anders als das Essen sowie die anderen Programmpunkte – von den meisten Angestellten sicherlich nicht wirklich als Entlohnung für geleistete Dienste über das Arbeitsjahr hinweg angesehen.

Unterm Strich ist daher eher davon abzuraten, Familien ebenfalls auf eine Firmenfeier einzuladen. Anders wiederum sieht es bei Geschäftspartnern und Kunden aus. Es kann sich durchaus lohnen, gezielt einige Kontakte zur Firmenfeier einzuladen. Gerade langjährige, loyale Beziehungen fühlen sich durch eine solche Einladung besonders wertgeschätzt.

Auch Beziehungen, die gerade im Entstehen sind, können mit einer Firmenfeier von den Qualitäten eines Unternehmens überzeugt werden. Hier lässt sich zudem ganz von alleine zeigen, wie gut etwa der Teamgeist eines Unternehmens ist und wie familiär der Umgang miteinander. Nicht selten ist es diese Sympathie, die einen Kontakt überzeugt, sich für die Zusammenarbeit mit einem Unternehmen zu entscheiden.

Ansprechende Einladungen verschicken

Viele Chefs entscheiden sich dazu, mit einer einfachen Rundmail über eine anstehende Firmenfeier zu informieren. Natürlich spricht nichts dagegen, so eine Art der Einladung zu verteilen. Allerdings hat der E-Mail-Weg zwei Nachteile: Erstens geht eine solche Mail nicht selten zwischen den häufig zahlreichen anderen Mails unter, die in den Postfächern der Angestellten landen. So wird vielleicht kurz registriert, dass eine Firmenfeier geplant ist, manch einer vergisst die Sache aber genauso schnell wieder. Dann muss erneut daran erinnert werden oder es kommt zu kurzfristigen Absagen, weil die Feier bis kurz vorher einfach vergessen wurde.

Der zweite Nachteil bezieht sich auf die Art der Einladung. Eine Einladung per Mail ist einfach etwas unpersönlicher und weniger originell als eine gedruckte Einladung. Zweitere betont, wie wichtig die Firmenfeier Ihnen ist und zeigt, dass Sie sich richtig Gedanken gemacht haben und Ihnen die Teilnahme aller am Herzen liegt.

Sie können die gedruckte Einladungskarte professionell gestalten lassen oder sich einfach aus einer Auswahl entsprechender kostenloser Vorlagen eine herauspicken und diese mit den eigenen Daten versehen. Dank diverser Programme sind heute kaum noch besondere grafische Talente gefragt, um selbst hübsche Einladungskarten gestalten zu können. Das spart Kosten und meist sogar Zeit, die man mit der Suche nach jemandem verbringen müsste, der die Karten wie gewünscht gestaltet.

Die Angaben, die unbedingt auf jede Einladungskarte zur Feier müssen, sind:

  • der Anlass
  • das Datum
  • die genaue Uhrzeit
  • die Location
  • bei Bedarf: die Möglichkeit, Familie mitzubringen
  • die Anmeldefrist
  • ein eventueller Dresscode

Die passende Kleidung für Chefs

Dresscode ist ein gutes Stichwort: Sie als Chef sollten für die Firmenfeier besonders darauf achten, ein angemessenes Outfit zu wählen. Schließlich werden Sie, alleine durch Ihre Position, bei der Feier zwischendurch im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit stehen. Bei der Begrüßung der Mitarbeiter, während einer Danksagung oder einer kleinen Rede sowie bei diversen Aktivitäten und Programmpunkten wird man Sie anschauen. Dabei möchten Sie sicherlich auch optisch ein gutes Bild abgeben.

Generell gilt: Mit einem schlichten, eleganten Outfit machen Sie alles richtig. Besondere Experimente sind zu vermeiden – schnell erweckt man hiermit den Eindruck, besonders lässig oder cool wirken zu wollen. Gerade junge Mitarbeiter belächeln solche Aktionen nicht selten hinter dem Rücken ihrer Vorgesetzten. Um keine Einbußen in Sachen Respekt zu verzeichnen, ist daher für Männer ein schicker Anzug und für Frauen ein Abendkleid oder ein Hosenanzug zu empfehlen.

Ausnahmen können natürlich immer gelten. In Start-ups beispielsweise, in denen der Umgang oft eher freundschaftlich und kaum hierarchisch ist, würde es wiederum albern scheinen, sich für eine Firmenfeier wahnsinnig herauszuputzen.

Was in jedem Fall gilt: Die Kleidung sollte sauber, frisch und hygienisch wirken. Ob Sie nun einen Pullover oder einen Anzug tragen – knittrige oder gar befleckte Kleidung erweckt keinen sonderlich guten Eindruck. Bei Wollsachen sind außerdem Fussel zu entfernen. Das geht mittels einiger simpler Tricks recht schnell und das Ergebnis wirkt schlichtweg ansprechender und gepflegter.

Aktivitäten und besondere Höhepunkte des Abends

Eine Firmenfeier, auf der Sie und ihre Angestellten sich einfach nur miteinander unterhalten und auf der gemeinsam gegessen und getrunken wird, kann schon als schönes Erlebnis im Gedächtnis bleiben. Diverse Aktivitäten, die für viele Mitarbeiter meist kleine Höhepunkte des Tages oder Abends darstellen, wirken aber besonders lange nach. Sie sind es auch, während derer man sich menschlich häufig näher kommt, das Team besser kennenlernt und das altbekannte „Eis bricht“. Gerade im Rahmen der Arbeit ist das nämlich vor allem auch unter den schüchterneren Mitarbeitern oft einfach nicht zu brechen.

Eine Begrüßungsrede des oder der Chefs ist eigentlich Standard und sollte einen fixen Programmpunkt darstellen. In dieser Rede können Sie als Vorgesetzter alle willkommen heißen und Ihre Dankbarkeit für das zahlreiche Erscheinen zum Ausdruck bringen. Es geht dann darum, einerseits weiterhin Respekt und Dankbarkeit bezüglich der gemeinsamen Arbeit zu äußern und andererseits die Stimmung für den weiteren Verlauf der Feier zu lockern. Bauen Sie gerne immer wieder kleine Witze und Anekdoten in die Rede ein, die für Schmunzeln oder Lacher sorgen.

Vermeiden Sie es aber unbedingt, Witze auf Kosten bestimmter Mitarbeiter oder Abteilungen zu machen. Abgesehen von der Rede können zwei bis drei weitere Programmpunkte eingeplant werden. Wichtig ist, die Feier nicht zu überfrachten. Wie gesagt – das Ganze soll sich nicht nach Arbeit anfühlen, sondern durchgehend Spaß bereiten. Zudem sind Aktivitäten zu vermeiden, die manche Mitarbeiter in Verlegenheit bringen und Peinlichkeiten provozieren könnten.

Drei Ideen für Aktivitäten an Ihrer Firmenfeier

1. Speed Dating

Gerade dann, wenn Sie ein Unternehmen leiten, in dem sich die Mitarbeiter oft über längere Zeit gar nicht sehen, bietet sich eine Variante des „Speed Datings“ an. Das kann sich etwa lohnen, wenn man auch im Home-Office arbeitet oder viele Abteilungen getrennt sind. Hierbei sitzen die Gesprächspartner sich gegenüber und rutschen alle paar Minuten einen Platz weiter. Spätestens nach einer kleinen Aufwärmphase machen sich dabei meist alle ein wenig lockerer und es entsteht eine heitere Dynamik im Team.

2. Geschenkeaktionen

Nicht nur für die Weihnachtsfeier, sondern auch für „herkömmliche“ Firmenfeiern bieten sich Geschenkeaktionen im Stile des Wichtelns an. Es gibt verschiedene Wichtel-Varianten, die alle ihren eigenen Reiz haben. Die Idee bleibt immer gleich: Ein Mitarbeiter beschenkt den anderen. Es ist ein gutes Gefühl, selbst Menschen, die man vielleicht (noch) nicht so gut kennt, etwas zu schenken und in gleicher Weise etwas geschenkt zu bekommen. Auch hierüber lernen sich außerdem Mitarbeiter oft besser kennen, die vorher vielleicht noch weniger Kontakt miteinander hatten. Wichtig: Ein Budget festlegen, an das sich alle halten und das für jedes Gehalt problemlos einzuhalten ist!

3. Unternehmensquiz

Eine weitere Idee wäre ein Unternehmensquiz. Dafür bereiten Sie einige unternehmensbezogene Fragen vor, die dann an die Mitarbeiter gestellt werden. Diese werden dabei am besten in zufällig zusammengestellte Teams eingeteilt.

Die Quizfragen sollten sich hierbei auf keinen Fall auf bestimmte Arbeitsabläufe, Zusammenhänge und Projekte richten. Das könnte manche Mitarbeiter schlimmstenfalls in Verlegenheit bringen und verunsichern. Überlegen Sie sich lieber lustige und kreative Fragen, die nichts konkret mit der Arbeit an sich zu tun haben.

Fragen folgender Art bieten sich an:

  • Wie viele Teller haben wir in der Büroküche?
  • Wer hat auf der letzten Firmenfeier gefehlt?
  • Seit wann arbeitet XY bei uns?
  • Wie viele Mitarbeiter haben wir?

Bildnachweis: ©istockphoto.com/Rawpixel

Über den Autor

Carolin Fischer Carolin Fischer ist Content-Managerin und Redakteurin bei onpulson.de. Sie ist spezialisiert auf die Themen "Personal", "Mittelstand" und "Karriere". Zuvor hat sie mehrere Jahre für die Süddeutsche Zeitung in München gearbeitet und ist heute noch u.a. im PR-Bereich tätig.
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