Dienstwagen – Zuständigkeiten, Haftungsfragen und Regelungen
Darauf sollten Sie achten

Dienstwagen – Zuständigkeiten, Haftungsfragen und Regelungen

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Dienstwagen können für Sie und Ihre Mitarbeiter eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringen. Wenn Sie Ihren Angestellten entsprechende Fahrzeuge zur Verfügung stellen, sollten Sie gleichzeitig einige relevante Hintergründe kennen und bedeutende Aspekte beachten. Wir geben Ihnen einen Überblick, was wichtig ist.

Vorteile eines Dienstwagens

Das Bereitstellen eines Dienstwagens hat viele positive Seiten – sowohl für Ihr Unternehmen als auch für den Mitarbeiter. Je nach Vereinbarung können Ihre Angestellten das Auto neben den dienstlichen Fahrten privat nutzen. Das ist bei vielen Firmen üblich.

In diesem Fall spart sich der Angestellte die Kosten für einen eigenen Wagen. Darüber hinaus erleichtern Sie ihm mit dem Bereitstellen eines Dienstwagens den Arbeitsalltag. Das gilt vor allem dann, wenn der Angestellte aktuell kein eigenes Auto besitzt.

Für Ihr Unternehmen hat dies den Vorteil, dass womöglich die Motivation und der Einsatz der Mitarbeiter in der Firma steigen. Gleichzeitig können Sie durch den Bonus eines Dienstfahrzeuges womöglich hochqualifizierte Arbeitnehmer gewinnen, das heißt sich einen Vorteil gegenüber Konkurrenzunternehmen verschaffen.

Das ist vor allem in Sparten und Branchen relevant, in denen kompetente Fachkräfte rar und dementsprechend stark umworben sind. Gleichzeitig kann der Dienstwagen das Prestige des Unternehmens steigern. Dies gilt unter anderem, wenn Ihr Mitarbeiter Termine mit einem besonders hochklassigen Fahrzeug wahrnimmt.

Das passende Modell

Bei der Auswahl des Modells sollten Sie einige Faktoren beachten. Dabei spielt unter anderem die Größe eine wichtige Rolle. Wenn Ihre Angestellten zu Kundenterminen Werkzeuge oder andere sperrige Gegenstände transportieren müssen, ist sicherlich ein Kombi gut geeignet. Bezüglich dieser Fahrzeugklasse finden Sie im Netz immer wieder wie z,B. hier Tests und Vergleiche verschiedener Modelle, die Ihnen Ihre Entscheidung erleichtern können. Müssen die Mitarbeiter keine größeren Gegenstände transportieren, sind kleinere Modelle ausreichend.

Die Optik ist ebenfalls von Bedeutung. So können gesetzte Farben wie Schwarz, Silber oder Grau einen seriösen Eindruck machen. Alternativ können Sie die farbliche Gestaltung passend zum Corporate Design Ihrer Firma auswählen.

Zusätzlich sollten Sie natürlich den Kaufpreis sowie weitere wirtschaftliche Faktoren wie den Kraftstoffverbrauch beachten. Womöglich gibt es verschiedene günstige und effiziente Optionen, durch die Sie Kosten sparen können.

Anmeldung, Steuern und Reparaturen

Ist die Auswahl getroffen, muss der Wagen angemeldet werden. Im Falle eines Dienstwagens ist hierfür Ihr Unternehmen zuständig. Für die Anmeldung des Fahrzeugs müssen Sie eine Reihe von Unterlagen vorlegen.

Relevante Aspekte für die Anmeldung

Grundsätzlich benötigen Sie unter anderem ein SEPA-Lastschriftmandat für die Zahlungen der Kfz-Steuer sowie eine Versicherungsbestätigung. Bezüglich dieser Aspekte gibt es keinen Unterschied zur Anmeldung eines Privatwagens.

Bei der Anmeldung eines Firmenwagens benötigen Sie darüber hinaus weitere Nachweise, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. Je nach Rechtsform gibt es hierbei Unterschiede.

Bei einer GmbH zum Beispiel müssen Sie einen Auszug aus dem Handelsregister und einen Nachweis über die Gewerbeanmeldung vorlegen. Bei einer GbR wiederum wird eine Person, die die Aufgabe der Zulassung ausführt, durch die Unterschriften aller Gesellschafter bestimmt. Als Nachweise sind zusätzlich Kopien der Personalausweise der Gesellschafter vorzulegen.

Darüber hinaus spielt das konkrete Kennzeichen eine Rolle. Hierfür gibt es eine ganze Reihe von Vorgaben. So dürfen hierfür unter anderem maximal acht Stellen verwendet werden. Normale Kennzeichen bestehen aus einer schwarzen Schrift vor weißem Hintergrund.

Womöglich können Sie die Fahrzeuge in Ihrem Fuhrpark bis zu einem gewissen Grad einheitlich kennzeichnen lassen und so eine gewisse Erkennbarkeit der Firmenwagen für Außenstehende herstellen. Das ist zum Beispiel möglich, indem Sie nach dem oder den Buchstaben, die für den jeweiligen Ort stehen, den Anfangsbuchstaben Ihres Firmennamens einfügen lassen.

Steuern und Reparaturen

In vielen Fällen übernehmen Sie als Arbeitgeber wichtige Teile der Kfz-Steuer sowie der Kaskoversicherung. Für private Fahrten muss der Arbeitnehmer selbst entsprechende Steuern zahlen. Wie hoch diese Abgaben des jeweiligen Mitarbeiters sind, wird entweder anhand eines Fahrtenbuches oder über eine Pauschal-Regelung bestimmt.

Mit einem Firmenwagen haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Steuern zu sparen. Unter anderem ist dies durch geringere Lohnkosten möglich, die mit dem Bonus eines Firmenwagens und der Erlaubnis der privaten Nutzung einhergehen.

In jedem Fall ist es sinnvoll, dass Sie sich bezüglich des Firmenwagens bei einem Steuerberater Experten-Tipps holen. So können sicherlich einige Vorteile bei kleinen Details entstehen, die Ihnen bisher noch nicht bewusst waren.
Für Reparatur- und Wartungskosten eines Dienstwagens, die nicht durch einen Unfall entstehen, müssen grundsätzlich Sie als Arbeitgeber aufkommen. Ausnahmen ergeben sich, wenn Sie mit Ihren Angestellten vertraglich eine davon abweichende Regelung festhalten.

Haftungsfragen

Ein weiterer wichtiger Aspekt, über den Sie informiert sein sollten, ist die Frage der Haftung im Fall eines Unfalls. Dabei ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen:

  • Dienstfahrten
  • und privaten Fahrten.

Haftung bei Dienstfahrten

Bei Dienstfahrten hängt die Haftung maßgeblich davon ab, ob der Mitarbeiter eine Schuld am Unfall trägt. Ist ein solcher Umstand nicht gegeben, sind Sie als Unternehmen für die entstehenden Kosten verantwortlich.

Anders sieht es bei einer Fahrlässigkeit aus, die zum Beispiel durch etwas überhöhte Geschwindigkeit bestehen kann. Entsteht hierbei ein Unfall, werden die Kosten oftmals aufgeteilt.

Je höher das Eigenverschulden ist, desto größer ist der Anteil des Reparaturpreises, der durch den Arbeitnehmer getragen werden muss. Bei einer groben Fahrlässigkeit oder sogar einem Vorsatz muss der Arbeitnehmer die Reparaturkosten vollständig übernehmen.

Haftung bei privaten Fahrten

Private Fahrten sind alle Wege, die nicht aus dienstlichen Gründen wahrgenommen werden. Diesbezüglich gibt es eine Reihe von unterschiedlichen Urteilen, die die jeweilige Verantwortung auf verschiedenen Seiten sehen.

So kann es durchaus sein, dass – je nach individuellen Umständen – der Arbeitgeber die Kosten übernehmen muss. Dies ist nur möglich, wenn zwischen den beiden Parteien bezüglich der Privatfahrten nichts anderes vereinbart ist.
Daher kann es sinnvoll sein, noch vor der Abgabe des Dienstwagens an den Angestellten einen entsprechenden Vertrag aufzusetzen, der die Haftung für einen solchen Fall dezidiert regelt. Hierfür sollten Sie sich von einem Anwalt beraten lassen.

Dienstwagen und Nachhaltigkeit

Bei der Auswahl des Modells spielt ein weiterer wichtiger Faktor eine Rolle: Das Thema Nachhaltigkeit. Dieser Aspekt gewinnt in verschiedenen gesellschaftlichen Bereichen zunehmend an Bedeutung.

Daher kann es sinnvoll sein, zu überlegen, bei Ihrer Entscheidung auf eine alternative Antriebsform wie ein Elektroauto zu setzen, die einen Mehrwert für die Umwelt bietet. Dies kann auf verschiedenen Ebenen Vorteile bringen, wozu gehören:

  • das allgemeine Image der Firma,
  • der Eindruck bei potenziellen Kunden
  • sowie die Attraktivität für potenzielle Mitarbeiter.

Das allgemeine Image der Firma

Zum einen können nachhaltige Dienstwagen zu einem positiven Image Ihrer Firma beitragen. Dies gilt vor allem, wenn Sie Produkte herstellen oder Leistungen anbieten, bei denen dieser Aspekt eine Bedeutung hat.

Falls Ihr Unternehmen mit der Nachhaltigkeit der Artikel wirbt, würde es in logischer Konsequenz keinen Sinn ergeben, Dienstwagen zu nutzen, die negative Auswirkungen für die Umwelt haben. Um den Mehrwert, den die nachhaltigen Dienstwagen für Ihr Image haben können, vollständig auszuschöpfen, bietet es sich an, den Fuhrpark mit einer Erläuterung der Gründe Ihrer Entscheidung auf der Webseite Ihrer Firma zu präsentieren.

Eindruck bei Kunden und potenziellen Mitarbeitern

Zusätzlich kann der nachhaltige Dienstwagen einen Vorteil bei der Personalakquise ermöglichen. Das gilt gerade deshalb, da immer mehr Menschen Wert auf einen nachhaltigen Lebensstil legen. Entsprechende Bewerber bekommen auf diese Weise von Anfang an das Gefühl, dass die Werte des Unternehmens zu ihren eigenen Einstellungen passen.

Desweiteren kann ein Elektroauto im Rahmen eines geschäftlichen Termins einen guten ersten Eindruck bei potenziellen Kunden hinterlassen. Hierbei spielen ebenfalls die individuellen Werte des potenziellen privaten Abnehmers bzw. des Unternehmens, welches zu einem B2B-Kunden werden könnte, eine Rolle.

Fazit

Ein Dienstwagen kann für die Angestellten und für Ihre Firma einige Vorteile haben. Hierfür spielen die Wahl des Modells und die Berücksichtigung verschiedener Faktoren, wozu unter anderem das Thema Nachhaltigkeit zählt, eine Rolle. Zusätzlich sollten Sie sich vor der Anschaffung des Firmenfahrzeugs ausreichend über Steuern, Reparaturen und die Haftungsfragen informieren.

Bildnachweis: ©istockphoto.com/PIKSEL

Über den Autor

Carolin Fischer Carolin Fischer ist Content-Managerin und Redakteurin bei onpulson.de. Sie ist spezialisiert auf die Themen "Personal", "Mittelstand" und "Karriere". Zuvor hat sie mehrere Jahre für die Süddeutsche Zeitung in München gearbeitet und ist heute noch u.a. im PR-Bereich tätig.
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