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Checkliste für die Wahl des richtigen Business Messenger
Open-Source oder Out-of-the-Box

Checkliste für die Wahl des richtigen Business Messenger

Porträtfoto von Tobias Stepan, Geschäftsführer von Teamwire
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Immer häufiger erkennen Unternehmen, dass Consumer Apps wie WhatsApp, Telegram und Signal weder die erforderlichen DSGVO-Standards abdecken noch spezifische Messenger Funktionen für die berufliche Kommunikation abbilden können. Auf der Suche nach einer Business Messenger-Lösung, treffen Unternehmen sowohl auf Open-Source- als auch auf Out-of-the-box-Lösungen.

Welche Strategie die richtige für das eigene Unternehmen ist und ob sich ein fertiger Business Messenger oder eine Eigenentwicklung auf Basis von Open-Source besser eignet, wird in dieser Checkliste gegenübergestellt.

1. Gewährleistet die Lösung Datenschutz und -sicherheit?

Ob Out-of-the-box-Produkt oder Open-Source Lösung – Sicherheit und Datenschutz sollten bei einem Business Messenger an oberste Stelle stehen. Dazu gehören auch Aspekte der Datenhoheit nach DSGVO, die Erfüllung umfassender Compliance-Standards und eine höchstmögliche Datensouveränität über Cloud- und Self Hosting-Optionen. Bei fertigen Business Messenger-Lösungen wissen Kunden von vornherein, welche Datenschutz- und Datensicherheitsstandards – gemäß der Ansätze Privacy by Design und Privacy by Default – inkludiert sind.

Bei Open-Source Anwendungen obliegt die Sicherheit den Entwicklern und Administratoren im Anwender-Unternehmen – das gilt auch für die Abwehr von Cyberattacken. Der offene Quellcode birgt nämlich das Risiko, dass potenzielle Angreifer Sicherheitslücken entdecken und ausnutzen. Etablierte Messenger-Anbieter hingegen können Schwachstellen in ihrem geschlossenen System meist schneller beheben, sodass alle Anwender mit nur einem Sicherheitsupdate wieder sicher sind.

2. Deckt die Lösung alle relevanten Business-Funktionen ab?

Neben Standardfunktionen wie Gruppen-Chats und Voice-over-IP, die aus dem Consumer Messenger-Bereich hinlänglich bekannt sind, bringen etablierte Business Messenger alle erforderlichen Funktionen für den beruflichen Einsatz mit. Zu diesen gehören beispielsweise Umfragen, Status-Nachrichten und das Teilen des Live-Standorts sowie eine Push-to-Talk-Funktion. Neuere Open-Source Protokolle umfassen zwar zumeist schon relevante Standardfunktionen für Messenger-Apps und eine gute Verschlüsslungstechnologie, aber alle relevanten Business-Funktionen müssen Unternehmen individuell programmieren.

Open-Source vs. Out-of-the-box – was ist der Unterschied?

Der Unterschied liegt in der Offenheit der Quellcodes, der bei Open-Source Lösungen verfügbar und veränderlich ist. Bei einem Out-of-the-box-Standardprodukt hingegen ist der Quellcode nicht zugänglich und kann somit nur vom Softwarehersteller angepasst oder weiterentwickelt werden. Die Nutzung und Weiterentwicklung einer Open-Source Software kann durch jeden erfolgen, aber es bedarf dafür Programmierkenntnisse. Hingegen ist für eine fertige Software-Lösung – abgesehen von individuellen Konfigurationen – keinerlei Programmier-Know-how oder -Aufwand nötig.

3. Wie steht es um die User Experience?

Out-of-the-box-Lösungen durchlaufen regelmäßige UX-Qualitätsprüfungen. Daraufhin werden sie weiterentwickelt und optimiert. Somit ist das Nutzererlebnis meist besser. Zudem können sich die Nutzer auf ausgereifte und stabile Funktionen verlassen und treffen seltener auf Bugs. Ein ebenso zuverlässiges und hochwertiges Produkt lässt sich auch auf Open-Source Basis entwickeln. Die User Experience können Unternehmen dabei komplett selbst programmieren oder mithilfe verfügbarer, aber kostenpflichtiger Open-Source Clients realisieren. Allerdings ist es generell deutlich aufwendiger und langwieriger einen mit fertigen Business Messengern vergleichbaren Qualitätsstatus zu erreichen und langfristig zu halten.

4. Wie lässt sich die Lösung administrativ vom Unternehmen verwalten?

Out-of-the-box Business Messenger bieten in der Regel eine leicht bedienbare Administrationsoberfläche, sodass IT-Administratoren oder Lösungsbeauftragte die Software optimal verwalten und steuern können. Zum Beispiel lassen sich Nutzer verwalten und Einstellungen hinsichtlich Datenschutz, Compliance und Endgerätmanagement vornehmen – ganz bequem über ein übersichtliches Dashboard. Bei Open-Source Protokollen ist die zentrale Verwaltung nicht als Standard verfügbar. Hier gilt es, individuelle Programmierungen für administrative Verwaltungszwecke vorzunehmen.

5. Ist die Lösung interoperabel?

Im Open-Source Umfeld gibt es die Möglichkeit, verschiedene Messenger-Anbieter mittels sogenanntem Bridging miteinander zu verknüpfen. Bei Out-of-the-box-Lösungen ist dies hingegen eine Frage der Interoperabilität, um den wechselseitigen Informationsaustausch reibungslos und sicher zu gewährleisten. Dies ist besonders für KRITIS-Unternehmen, Behörden, Kliniken sowie Forschungs- und Entwicklungsabteilungen unabhängiger Organisationen relevant. Denn diese müssen oftmals über Abteilungs-, Referats- oder Organisationsgrenzen hinweg kommunizieren. Für solche Anwendungsfälle bieten fertige, interoperable Business Messenger eine einheitliche Kommunikation zwischen autarken Unternehmen.

Message-Puzzle. ©Teamwire

6. Sind Betreuung und Support gewährleistet?

Bei Open-Source Lösungen erfolgen Betreuung und Support wechselseitig über eine aktive Community. Dort finden Unternehmen Hilfe in Online-Dokumentationen, Foren und Wikis. Die Qualität der Informationen unterliegt aber deutlichen Schwankungen. Gleiches gilt für die Regelmäßigkeit und Qualität von Routine & Fixes Updates, welche die Community oder die eigenen Entwickler bereitstellen. Bei einer professionellen Out-of-the-box-Lösung ist der Support meist schon Teil der Lösung. Inklusive sind regelmäßige Updates, Fehlerbehebungen und Weiterentwicklungen.

7. Mit welchen Kosten und Aufwänden ist zu rechnen?

Zwar mag der Standard-Programmiercode eines Open-Source Messengers gratis verfügbar sein, die Anpassung und Weiterentwicklung der Software für einen individuellen Business Messenger sowie Betrieb und Wartung sind allerdings mit nicht zu unterschätzenden Kosten verbunden. Zudem dauert es – je nach Entwicklungsaufwand – zwischen sechs und 24 Monaten, bis eine Open-Source Lösung einsatzbereit ist. Im Gegenzug dazu ist eine Out-of-the-box-Lösung direkt mit Erwerb der Lizenz einsatzfähig und kann innerhalb von 30 Tagen über die gesamte Organisation ausgerollt werden.

Selbst die Anbindung an Drittsysteme ist von vielen etablierten Anbietern bereits via API-Schnittstellen vorbereitet und mit überschaubarem Aufwand realisierbar. Hinsichtlich der Kosten profitieren Anwender vom regen Wettbewerb am Business Messenger-Markt. Hier gibt es zahlreiche hochwertige und auch branchenspezifische Lösungen zum fairen Preis. Betreuung und Weiterentwicklung sind zumeist inklusive. Ein – auch auf lange Sicht ausgelegter – Vergleich der Kosten und Aufwände bei Open-Source vs. Out-of-the-box lohnt sich daher.

Fazit: Den passenden Business Messenger finden

Bei der strategischen Wahl des eigenen Business Messengers sollten Unternehmen unter anderem auf Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit, eine administrative Verwaltung, die Möglichkeit von Drittsystem-Integrationen und das Hosting achten. Hierbei eignen sich grundsätzlich sowohl Out-of-the-box- als auch Open-Source-Lösungen. Für Unternehmen vieler Branchen, zum Beispiel Behörden, öffentliche Stellen, medizinische Einrichtungen und Blaulichtorganisationen, gibt es am wachsenden Business Messenger-Markt bereits dedizierte Lösungen mit spezialisierten Funktionen.

Diese Business Messenger von zum größten Teil etablierten Anbietern decken viele der Aspekte ab, warum Open-Source Lösungen so beliebt sind, etwa die Datensouveränität und digitale Unabhängigkeit von großen amerikanischen Software- und Cloud-Anbietern. Doch für die meisten klein- bis mittelständischen Unternehmen sind Open-Source Lösungen aufgrund des intensiven zeitlichen und finanziellen Aufwands kaum zu stemmen. Daher ist es im ersten Schritt stets ratsam, sich die Business Messenger am Markt anzusehen und zu vergleichen. Und nur bei hochspezifischen Anforderungen oder Fällen, in denen es die Organisationsgröße erfordert, eine Open-Source Alternative in Betracht zu ziehen.

Über den Autor

Porträtfoto von Tobias Stepan, Geschäftsführer von Teamwire

Tobias Stephan Tobias Stepan ist Gründer und Geschäftsführer der Teamwire GmbH, die sich auf sicheres und souveränes Instant-Messaging für Unternehmen, Behörden und das Gesundheitswesen spezialisiert hat. Zuvor setzte er als Berater Wachstums- und Sanierungsprojekte bei Hightech-Unternehmen um und baute das Europa-Geschäft des amerikanischen IT-Start-ups Servo bis zum Exit an die japanische Kii Corporation auf. Tobias Stepan engagiert sich für die mobile Digitalisierung und ein starkes, europäisches IT-Ökosystem. www.teamwire.eu
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