Was Sie von Anfang an über Lohnbuchhaltung wissen sollten
Als Gründer müssen Sie sich neben Ihrer eigentlichen Geschäftstätigkeit mit vielen administrativen Themen auseinandersetzen. Eines davon ist die Lohnbuchhaltung. Hier erfahren Sie, worum es dabei geht und was es dabei zu beachten gilt.
Zur Verwirklichung Ihrer unternehmerischen Pläne brauchen Sie gute Mitarbeiter. Diese wiederum erwarten eine angemessene Entlohnung. Genau hier kommt die Lohnbuchhaltung ins Spiel. Wie ihre Schwesterdisziplin im betrieblichen Rechnungswesen, die Finanzbuchhaltung, bleibt sie keinem Unternehmer erspart. Und das gilt ohne Ausnahme schon ab dem ersten Mitarbeiter.
Worum geht es bei der Lohnbuchhaltung?
Lohnbuchhaltung umfasst die Dokumentation und Ausführung aller mit der Zahlung von Löhnen und Gehältern verbundenen Vorgänge. Es geht dabei also nicht nur um die Bezahlung selbst. Sondern auch um die daraus folgenden administrativen Verpflichtungen.
Welche konkreten Aufgaben hat die Lohnbuchhaltung?
Bevor Sie sich mit den Aufgaben der Lohnbuchhaltung näher befassen, ist es nützlich, sich die bei Lohn- und Gehaltszahlungen grundsätzlich berührten Bezugsfelder kurz bewusst zu machen:
- Individuelle Voraussetzungen der Arbeitnehmer wie Steuerklasse, Kinder etc.
- Berechnung und Abführung von Lohnsteuer und Sozialabgaben
- Ermittlung der Auszahlungsbeträge und Abwicklung des Zahlungsverkehrs
- Dokumentation aller Vorgänge und Übermittlung von Daten an Aufsichtsbehörden und Gewährsträger
Daraus abgeleitet ergeben sich für die Lohnbuchhaltung folgende konkrete Kernaufgaben.
1. Personenstammdaten erheben und pflegen
Personenstammdaten sind das informatorische Rückgrat Ihrer Lohnbuchhaltung. Der Gesetzgeber stellt klare Anforderungen, welche Angaben sie enthalten müssen, denn sie dienen der eindeutigen Identifikation des Arbeitnehmers in Sachen Steuern und Sozialversicherung. Die Lohnbuchhaltung hält diese Daten aktuell und erhebt sie bei neuen Mitarbeitern über einen Personalfragebogen, der nur zulässige Fragen beinhalten darf.
Auch die An- und Abmeldung zur Sozialversicherung bei Eintritt in das und Austritt aus dem Unternehmen fällt in den Verantwortungsbereich der Lohnbuchhaltung.
2. Lohnkonten führen und Entgeltabrechnungen erstellen
Für jeden Personalstammdatensatz existiert in der Lohnbuchhaltung ein Lohnkonto. Es dient als zentrale Verrechnungsstelle für Zahlungen an den jeweiligen Arbeitnehmer. Die monatlich auszuhändigende Entgeltabrechnung ist ein aktueller Auszug aus diesem Lohnkonto. Am Ende eines Geschäftsjahres erstellt die Lohnbuchhaltung Jahresabrechnungen für alle Lohnkonten und versorgt Ihre Mitarbeiter mit den nötigen Nachweisen zu geleisteten Abgaben.
3. Ermittlung der Nettobeträge und Abgaben
Auf der Grundlage der im Lohnkonto des Arbeitnehmers hinterlegten Merkmale berechnet die Lohnbuchhaltung, welche Abgaben für Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie welche Steuern auf Löhne und Gehälter fällig sind. Sie ermittelt Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile und die auszuzahlenden Nettobeträge.
3. Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Belegerstellung
Zu den Aufgaben gehört auch die Abwicklung des Zahlungsverkehrs rund um Löhne und Gehälter. Darunter fallen neben Gehaltszahlungen Zahlungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger. Über alle getätigten Zahlungen sind Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung zu erstellen.
4. Einhaltung der Meldevorschriften
Lohnbuchhaltung muss zahlreichen Vorschriften und Bestimmungen entsprechen. Besonders wichtig: Die sogenannten Meldeerfordernisse. Rentenversicherer, Kranken- und Pflegekassen sind gemäß Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) turnusmäßig auf elektronischem Wege zu informieren. Lohnsteuer ist über ELSTER beim Finanzamt anzumelden, Beitragsnachweise für Krankenkassen müssen erstellt werden.
Lohnbuchhaltung: Als Gründer selbst managen oder outsourcen?
Angesichts der Fülle der mit der Lohnbuchhaltung verbundenen Pflichten und Aufgaben geben viele Gründer diesen Bereich an eine Steuerberatungskanzlei ab. Grundsätzlich eine gute Entscheidung, weil ihnen dann mehr Zeit bleibt, sich auf operative Aufgaben zu konzentrieren. Aber auch weil Lohnbuchhalter über fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Steuer- und Versicherungsrecht verfügen sollten.
Wenn Sie jedoch zu den Menschen gehören, die sich neben ihren Hauptaufgaben leicht in neue Themengebiete einarbeiten, besteht durchaus die Möglichkeit, Ihre Lohnbuchhaltung auf eigene Füße zu stellen. Zumal es mittlerweile wirklich gute Apps gibt, die Sie als Gründer bei der Lohnbuchhaltung und anderen Buchhaltungsthemen wirkungsvoll unterstützen.
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