Wie Sie Ihr digitales Unternehmen vor Risiken schützen

Digitalisierung des Unternehmens – Chancen und Risiken in der Praxis

Es betrifft vor allem die seit langem etablierten Berufsfelder, die sich auf Grund des digitalen Wandels neu strukturieren bzw. eine Digitalisierung vollziehen (müssen): Viele neue Chancen treffen auf zahlreiche Risiken. Theoretische Ausführungen sind hier fehl am Platz, deshalb sehen wir uns den Digitalisierungsvorgang an einem Praxisbeispiel an:

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Beispiel: Ein kleines, familienbetriebenes Juweliergeschäft wird von der jungen Generation übernommen. Im Zuge dessen sollen sämtliche Bereiche modernisiert werden. Das Juwelier-Unternehmen wird daher einem „digitalen Wandel“ unterzogen.

Folgende Schritte können dabei notwendig sein:

• Implementierung von neuen EDV-Systemen: Umstellung des kompletten Bestellwesens, aller Reparaturen und Reklamationen, Reservierungsverwaltung, der Stammkundenkartei und aller Ein- und Verkäufe von analog auf digital.
• Data-Management: Datensammlungen und strukturierte Daten sollen in Zukunft die Basis für Bestellvorgänge bei Schmuckmarken und -vertretern und für sämtliche Marketingkampagnen werden.
• Digitalisierte Kommunikation: Nicht nur mit den Kunden, auch innerhalb des Unternehmens soll die digitalisierte Kommunikation vorangetrieben werden. Mitarbeiter erhalten persönliche E-Mail-Adressen, die Papierdokumentationen sollen in Zukunft digital erfasst werden.
• Digitalisierte Arbeitszeiterfassung: In Deutschland gibt es (bisher) noch keine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung. Da eine Gesetzesänderung hier aber nur eine Frage der Zeit ist, nehmen wir diesen Punkt ebenso in unsere Liste auf. Die elektronische Dokumentation der Arbeitszeit hat Vorteile für den Arbeitgeber und für den Arbeitnehmer.
• Digitales Marketing: Während früher auf Zeitungswerbung und Plakatwerbung an Bushaltestellen gesetzt wurde, sollen nun neue, digitale Wege der Werbung eingeschlagen werden. Dazu gehören zum Beispiel eine suchmaschinenoptimierte Webseite sowie aktive Kanäle in den sozialen Medien mit regelmäßigen Kampagnen und Gewinnspielen.

Klingt nach einer ganzen Menge Arbeit für die neue Generation, oder? Für viele dieser Punkte gibt es Spezialisten, die beispielsweise bei der Implementierung der passenden Software oder die Umsetzung der Website beauftragt werden können. Nicht zu unterschätzen sind aber die zahlreichen Gefahren, die der digitale Wandel mit sich bringen wird.

Hier nur ein kurzer Auszug:

• Die Datenschutzrichtlinien auf Kunden- und Mitarbeiterseite sind unbedingt einzuhalten,
  alle Firmen-PCs benötigen einen Cyber-Schutz,
• sensible Daten sollten zusätzlich verschlüsselt werden und
• auch in den sozialen Medien ist nicht alles erlaubt!
• Last but not least: Sollte doch einmal etwas schief gehen, ist eine gute Versicherung Gold wert! Doch dazu gleich mehr.

Weiter geht’s zuerst mit den 3 Top-Gefahren, die im Zusammenhang mit digitalem Arbeiten entstehen:

Gefahr 1: IT-Sicherheit

Egal ob das Unternehmen erst seit kurzem im digitalen Zeitalter mitmischt oder ob es sich um ein digitales Start-up handelt: Die IT-Sicherheit von Unternehmen spielt – in ausnahmslos jeder Branche – eine maßgebliche Rolle. Immer wieder kommt es zu enormen Schäden durch Sicherheitslücken in der IT.

Cyber-Angriffe wurden in den letzten Jahren zunehmend zum Problem von Unternehmern: über 133 Millionen Euro Schaden in den Jahren 2017 und 2018 allein in Deutschland. Die Cyber-Angriffe werden immer härter und die Lücken, die Kriminelle in den Firmennetzwerken finden, scheinbar immer mehr. Künstliche Intelligenz ist auch Hackern kein Fremdwort, so entsteht noch intelligentere Malware. Die Unsicherheit der Unternehmer demgegenüber ist daher völlig gerechtfertigt.

Eine 100%ige Sicherheit gegen Malware? Fehlanzeige! Die Investition in eine entsprechende Versicherung macht durchaus Sinn. So ist das Unternehmen im Schadensfall zumindest versichert.

Anbei wieder ein kurzer Praxis-Abstecher:

Neben der Mediahaftpflichtversicherung, die für alle digitalen Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist, können Zusatzversicherungen wie die Cyberversicherung abgeschlossen werden. Tritt dann der Härtefall ein und man wird Opfer von Cyberkriminalität, steht man wenigstens nicht allein da.

Quelle: transparent beraten

Sie sehen, der Angriff auf Passwörter hält sich tapfer unter den Top 3. Aus diesem Grund nun gleich ein Schwenk zur zweiten Gefahr, die unmittelbar mit der Passwort-Falle zusammenhängt.

Gefahr 2: Datenschutz

Eine weitere große Gefahr, die digitale Unternehmer niemals unterschätzen sollten, hängt mit den gefürchteten Cyberangriffen zusammen. Meist sind auf Firmen-PCs sensible Daten des eigenen Unternehmens, aber vor allem von Kunden und Geschäftspartner gespeichert.

Was bedeutet das für die Praxis? Gewerbetreibende unterliegen der DSGVO-Verordnung. Dazu gehört die Umsetzung von folgenden Punkten:

• Bei Bedarf muss eine Aufzeichnung aller Datenverarbeitungstätigkeiten vorgelegt werden
• Die richtige Verarbeitung von Auftragsdaten ist ein Muss
• Dokumentationspflichten bei Pannen im Datenschutz
• Eine Abschätzung von Folgen bei einer Panne
• Die Einwilligungserklärungen online sowie offline müssen gegeben sein
• das Recht auf Vergessenwerden des Users/Kunden

Ein wichtiger Praxis-Tipp: regelmäßige Homepage-Checks durchführen! Ist die eigene Website an die aktuellen Richtlinien der DSGVO angepasst?

Das allein reicht allerdings nicht. Auch wenn man sich als Unternehmer ganz genau an die Verordnung hält, kann immer eine Panne passieren. Wird man beispielsweise Opfer eines Cyberangriffs und der Hacker gelangt so zu sensiblen Kundendaten, ist der Datenschutz unter Umständen nicht mehr gegeben. Eine DSGVO-Versicherung schützt vor den drohenden Kosten des darauffolgenden Rechtsstreits.

Dazu zählen in der Regel:

• Ihre Kosten für den Anwalt
• die Gerichtskosten
• und Kosten für einen Sachverständigen, ein Gutachten oder Zeugen

Gefahr 3: Organisation des Unternehmens

Auch die Organisation des digitalen Unternehmens muss gekonnt sein – ansonsten kann sich das ganz schnell auf den Firmenerfolg auswirken. Dies betrifft vor allem Unternehmen, die ausschließlich digital arbeiten und vielleicht sogar Mitarbeiter im Home-Office haben.

Hierauf sollten Sie achten – unsere Praxistipps:

• Nutzen Sie ein Projektmanagement-Tool, um die geplanten und erledigten Aufgaben im Blick zu behalten. Das ist nicht nur für Sie als Arbeitgeber wichtig, sondern schafft einen guten Projektüberblick für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
• Führen Sie die digitale Transformation schrittweise durch und planen Sie voraus: Von analogen Geschäftsabläufen zu digitalen springt man nicht innerhalb weniger Tage.
• Fördern Sie Ihre Mitarbeiter: Stichwort „agiles Arbeiten“. Vergessen Sie nicht Ihre Mitarbeiter und die Förderung der Fähigkeiten und ihrer digitalen Kompetenz.

^{Foto/Thumbnail: ©bolina/Depositphotos.com}