Feedbackgespräche mit Mitarbeitern im Home-Office führen

Regelmäßige Mitarbeiter- und Feedbackgespräche steigern die Zufriedenheit der Mitarbeiter und ihre Arbeitsmotivation. Das belegen Studien. Außerdem sind sie für eine systematische Personalentwicklung wichtig. Deshalb zählen Feedbackgespräche zum Standardführungsrepertoire in vielen Unternehmen.

Das sollten sich Führungskräfte gerade in Zeiten wie den aktuellen in Erinnerung rufen, in denen sich corona-bedingt die Rahmenbedingungen der Arbeit sowie deren Inhalte und die damit verbundenen Ziele oft wandeln. In ihnen müssen Führungskräfte ihren verunsicherten Mitarbeitern

• noch häufiger als in „normalen Zeiten
• eine Orientierung, was es warum zu tun gilt, und
• eine Rückmeldung über ihr Verhalten und ihre Leistung geben. Das geschieht oft nicht.

Bei Home-Office Mitarbeitern erfolgt oft kaum Führung

Schon in normalen Zeiten sprechen viele Führungskräfte mit ihren Mitarbeitern zu wenig über ihre Arbeit, sowie die damit verbundenen Erwartungen und Ziele. In Krisenzeiten, in denen die Führungskräfte meist selbst unter einer erhöhten Anspannung stehen, ist das gehäuft der Fall. Speziell die Mitarbeiter im Home-Office geraten dann im Führungsalltag schnell in Vergessenheit, da sie sozusagen nicht präsent sind. Und weil mit ihnen auch der sonst oft übliche Small Talk zwischen Tür und Angel oder in der Kantine entfällt, findet bei ihnen oft zwar noch eine allgemeine Information zum Beispiel im wöchentlichen Video-Call, aber letztlich keine Führung mehr statt.

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Weil diese Gefahr groß ist, sollte die Personalleitung von Unternehmen zum Beispiel Richtlinien für die Führungskräfte verfassen, was beim Führen von Mitarbeitern im Home-Office zu beachten ist. Eine Empfehlung kann lauten: „Führen Sie mit jedem Mitarbeiter im Home-Office alle zwei, drei Wochen ein Mitarbeiter- und Feedbackgespräch – sei es per Telefon oder online. Empfohlene Dauer: mindestens 20 Minuten; mögliche Inhalte:……“

Ziel: die (virtuelle) Zusammenarbeit verbessern

Mitarbeiter- bzw. Feedbackgespräche haben nicht das primäre Ziel, aktuelle Probleme in der alltäglichen (Zusammen-)Arbeit zu besprechen. Vielmehr soll das Verhalten des Mitarbeiters und seiner Führungskraft in einem Zeitabschnitt betrachtet werden, um zu klären, wie die (Zusammen-)Arbeit verbessert werden kann. Vorkommnisse und Verhaltensmuster in der Vergangenheit dienen hierbei primär zur Erklärung. Das gilt auch in der Corona-Pandemie. Hier kann der Zeitabschnitt auch lauten: „Seit Anfang November, seit wir wegen der gestiegenen Corona-Fallzahlen wieder verstärkt im Home-Office arbeiten.“ Rückblickend zu betrachten und zu besprechen gibt es in diesem Zeitraum gewiss genug, weil sich in ihm die Rahmenbedingungen der (Zusammen-)Arbeit erneut stark gewandelt haben.

Weil die Vergangenheit reflektiert werden soll, erfordern Feedbackgespräche eine Vorbereitung von beiden Seiten. Folglich sollten sie terminiert sein. Hinzu kommt: Feedback ist nur wirksam, wenn es konkret ist. Hierfür benötigt man Beispiele aus dem Berufs- und Arbeitsalltag.

Die Gespräche reflektieren und optimieren

In vielen (Groß-)Unternehmen ist das regelmäßige Führen von Mitarbeitergesprächen Pflicht. Das ist an sich gut! Zuweilen führt dies jedoch dazu, dass die Führungskräfte die Gespräche nur führen, um zum Beispiel der Personalabteilung „Vollzug“ zu melden. Entsprechend ist die Qualität der Gespräche. Diese Gefahr ist besonders groß, wenn die Führungskräfte selbst unter Anspannung stehen. Das ist in Corona-Zeiten gehäuft der Fall.

Deshalb empfiehlt sich in der Praxis oft folgendes Vorgehen: Nach jedem Mitarbeitergespräch füllen die Führungskraft und der Mitarbeiter online unabhängig voneinander einen Fragebogen aus und senden ihn zum Beispiel an die Personalabteilung. Der Fragebogen kann Fragen enthalten wie:

• Wie zufrieden sind Sie mit dem Gesprächsverlauf?
• Als wie funktional erwies sich die genutzte Technik?
• Wie zufrieden waren Sie mit der Gesprächsatmosphäre?
• Wie lange dauerte das Gespräch?
• Wurden auch Entwicklungsthemen erörtert?
• Was sollte sich ändern, damit Sie und Ihr Gesprächspartner vom nächsten Gespräch noch mehr profitieren?

Diese Rückmeldung an die Personalabteilung garantiert keine qualitativ hochwertigen Feedbackgespräche; sie sorgt aber für eine Mindestqualität, die Schritt für Schritt gesteigert werden kann. Das ist gerade in der aktuellen Zeit wichtig, in der alle Beteiligten noch recht wenig Erfahrung mit der virtuellen Zusammenarbeit und dem Führen von Mitarbeitergesprächen per Telefon oder Video-Call haben. Tauchen zum Beispiel in den ausgefüllten Fragebögen immer wieder bestimmte Wünsche der Gesprächspartner auf, kann hieraus eine weitere Empfehlung der Personalabteilung an die Führungskräfte resultieren.

Sich ausreichend Zeit nehmen

Ein Indikator für die Qualität eines Mitarbeiter- oder Feedbackgesprächs ist dessen Dauer. In normalen Zeiten, wenn die Feedbackgespräche nur im Zwei-, Drei-Monatsrhythmus stattfinden, gilt die Faustregel: Eine Stunde Zeit sollten Führungskräfte pro Mitarbeiter mindestens einplanen. Denn damit eventuell auch heikle (persönliche) Themen angesprochen werden, ist eine entspannte Atmosphäre nötig. Diese gilt es zunächst zu schaffen.

Das gilt auch in Corona-Zeiten. Finden in ihnen die Gespräche jedoch in einer engeren Taktung – zum Beispiel im Drei- oder gar Zwei-Wochen-Rhythmus – statt, dann ist die Vorgabe „mindestens eine Stunde“ bei einer größeren Führungsspanne meist unrealistisch. Auf alle Fälle sollten die Gespräche aber ohne Zeitdruck und Störungen von außen erfolgen. Deshalb empfiehlt es sich, sie in den Randzeiten zu führen.

Ein gut strukturiertes Feedback- und Mitarbeitergespräch besteht aus folgenden Phasen:

1. Reflektion der vergangenen Zeiteinheit (zum Beispiel das zurückliegende Quartal),
2. Einschätzung der aktuellen Situation und
3. Blick nach vorne.

Von besonderer Bedeutung ist, dass der Mitarbeiter auch ein Feedback über seine „Stärken“ und „Schwächen“ erhält. Was macht/kann er gut beziehungsweise weniger gut? Zum Beispiel, bei der Selbstorganisation der Arbeit im Home-Office? Oder beim Nutzen der vorhandenen Kollaborationtools? Oder in der Online-Kommunikation mit Kollegen? Denn jeder Mensch hat blinde Flecken. Hierbei handelt es sich um Verhaltensmuster, die uns nicht bewusst sind. Deshalb brauchen wir ab und zu eine Rückmeldung von außen, damit wir uns über unser Verhalten und seine Wirkung – auch in der Online-Kommunikation und virtuellen Zusammenarbeit – bewusst werden. Diese Klarheit führt zu einem Erkennen von Lernfeldern. Das ist gerade in Zeiten wichtig, in denen letztlich eine neue Kultur der (Zusammen-)Arbeit im Unternehmen etabliert werden soll.

Eine Voraussetzung für Mitarbeitergespräche, in denen es auch möglich ist, heikle Themen anzusprechen und Lernfelder zu identifizieren, ist Vertrauen. Bröckelt dieses, weil zum Beispiel der Mitarbeiter im Home-Office und seine Führungskraft im Alltag nur noch selten persönlich miteinander kommunizieren, öffnet sich der Mitarbeiter im Mitarbeitergespräch nicht. Somit kann die Führungskraft ihm auch kein wirkungsvolles Feedback geben. Außerdem erhält sie selbst keine brauchbare Rückmeldung für ihre eigene Entwicklung. Deshalb sind das bewusste Kontakt-halten und die gezielte Beziehungspflege gerade bei den Mitarbeitern im Home-Office sehr wichtig.

Die investierte Zeit und Energie lohnt sich

Das regelmäßige Führen von Feedbackgesprächen mit allen Mitarbeitern erfordert viel Zeit seitens der Führungskräfte – auch wegen der nötigen Vorbereitung. Doch diese Investition lohnt sich, denn sie stellt sicher, dass im Arbeitsalltag weniger Unklarheiten bestehen. Hierdurch reduziert sich auch der Führungsaufwand. Deshalb sollten Führungskräfte die Feedback- bzw. Zielvereinbarungsgespräche mit ihren Mitarbeitern aus innerer Überzeugung führen, denn: Die Mühe lohnt sich für sie, ihre Mitarbeiter und das Unternehmen – ganz gleich, ob die Gespräche bei persönlichen Treffen oder online erfolgen.

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