Umzug mit dem Unternehmen – das gibt es zu beachten
Praxistipps

Umzug mit dem Unternehmen – das gibt es zu beachten

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Ein Umzug für den Arbeitsplatz ist die eine Sache. Ein Umzug MIT dem Arbeitsplatz ist jedoch noch einmal ein ganz anderes Kaliber. Abhängig von der Unternehmensgröße kann der Firmenumzug eine regelrechte Mammutaufgabe sein. Da gilt es vorab gut zu planen und zu organisieren, damit alles reibungslos läuft und keine Verluste entstehen.

Mit Umzugsunternehmen oder in Eigenregie

Ein Großteil der Berufstätigen in Deutschland ist schon einmal aus Karrieregründen umgezogen. Der Umzug für den Job ist keine Seltenheit. Doch schon der Umzug als Einzelperson oder Familie ist eine große Sache und kann schnell im Chaos enden. Und wer gleich sein ganzes Unternehmen umzieht, muss noch einiges mehr berücksichtigen und bedenken.

„Das A und O ist ein Umzugsservice, der Erfahrung mit Unternehmensumzügen hat. Professionelle Umzugsunternehmen haben zudem besondere Leistungen und Angebote für Firmenumzüge im Repertoire, die notwendigen Kapazitäten für solch ein großes Unterfangen und organisieren sogar Umzüge ins Ausland“, so der  Geschäftsführer Ahmad Daued von der Umzugsservice Zürich GmbH. „Darüber hinaus ist ein Umzug mit einem Unternehmen in der Regel gut versichert. Dies kann schon für kleinere Firmen ein Vorteil sein, gerade wenn hochpreisige Spezialgeräte transportiert werden müssen.“

Arbeitet das Unternehmen mit speziellen und empfindlichen Gerätschaften, ist es unabdingbar, dass Verpackung und Transport dieser Geräte gut und sicher organisiert werden.

Die wenigsten Firmeninhaber wechseln den Standort ihres Unternehmens ohne triftige Gründe.

Die häufigsten Gründe für einen Firmenumzug sind:

  • Das Unternehmen vergrößert oder verkleinert sich
  • Mietverträge laufen aus
  • Freisetzung von gebundenem Kapital
  • Zusammenlegung mehrerer Unternehmenssitze
  • Attraktivität und Erreichbarkeit sollen verbessert werden.
  • Modernisierung

Mitarbeiter zeitnah informieren und einbinden

Ist der Umzug beschlossene Sache und spätestens, wenn die neuen Räume gefunden sind, sollten die Mitarbeiter über den Wechsel des Firmensitzes informiert werden. Bei einem Umzug innerhalb einer Stadt oder Gemeinde wird dies für viele Arbeitnehmer keine große Sache sein. Und bei einem Umzug im um weniger als fünf Kilometer sind die Mitarbeiter sogar verpflichtet, am neuen Standort zu arbeiten. Ist der Arbeitsort im Vertrag nicht konkret festgelegt, kann der Mitarbeiter bei weiteren Entfernungen jedoch nicht beliebig versetzt werden. In einem solchen Fall muss bei Umzügen damit gerechnet werden, dass Mitarbeiter nicht mitumziehen bzw. in absehbarer Zeit kündigen und am neuen Standort gegebenenfalls neue Mitarbeiter gesucht werden müssen.

Bei einem Arbeitsvertrag mit Versetzungsklausel hat der Arbeitgeber das Recht, Mitarbeiter an einen neuen Standort zu versetzen – vorausgesetzt, der Umzug ist zumutbar.

Eine gute Planung

Ein Umzug mit dem Unternehmen kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit. Wer mit seiner Firma einen Umzug plant, sollte dem Unterfangen einen langen Vorlauf geben. Steht fest, wo der neue Standort sein soll und sind die neuen Räumlichkeiten gefunden, geht es erst richtig los. Wird nicht nur ein Umzugsunternehmen eingespannt, sondern sollen auch die Mitarbeiter in den Umzug mit einbezogen werden, muss für jeden Einzelnen dennoch immer ausreichend Zeit für das laufende Tagesgeschäft bleiben.

Hilfreich sind ein Organisationsplan und Checklisten – ähnlich wie bei anderen Firmenprojekten. Mit dem Plan hat jeder Beteiligte stets die aktuellen Aufgaben im Blick. Darüber hinaus kann auf diese Weise die Zeit besser eingeteilt werden.

Formalitäten nicht vergessen

Auch Firmen haben bei einem Umzug bestimmte Fristen bei Behörden einzuhalten. Hier ist es unumgänglich, sich am neuen Standort über die regionalen Regelungen zu erkundigen. Gewerbeamt, Finanzamt, Agentur für Arbeit, Versicherungen, Berufsgenossenschaft und IHK müssen informiert werden. Der Eintrag im Handelsregister und Einträge in Telefonbuch, Gelben Seiten und Online-Verzeichnissen müssen geändert werden. Und natürlich sollten auch Anwälte, Steuerberater und andere Externe über den Firmenumzug rechtzeitig informiert werden.

Fazit

Ein Unternehmensumzug ist eine große Sache. Je größer das Unternehmen ist, umso mehr Arbeit sollte in die Hände von einem professionellen Umzugsunternehmen gelegt werden. Einige Unternehmen bieten sogar einen Rundum-Service an, bei dem selbst Behördengänge und weitere Formalitäten inklusive sind. Bei kleineren Unternehmen kann auch einiges selbst erledigt werden. Dies kann eine finanzielle Erleichterung sein, sollte jedoch nicht zuungunsten des laufenden Tagesgeschäfts geschehen.

Foto/Thumbnail: ©istockphoto/Thomas_EyeDesign

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