E-Mails im Visier der Betriebsprüfung: Finanzämter dürfen steuerrelevante E-Mails anfordern

Besonders prekär: Bereits bei heutigen Betriebsprüfungen kann der E-Mail-Verkehr rückwirkend für das geprüfte Geschäftsjahr, das bis zu fünf Jahre zurückliegen kann, angefordert werden. Wer diesen nicht vorlegen kann, riskiert empfindliche Strafzuschläge oder teure Schätzungen, warnt die Düsseldorfer Steuerberatungsgesellschaft HLB Schumacher Ganteführer Transfer Pricing.

Die Finanzverwaltung darf im Rahmen einer Außenprüfung grundsätzlich sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug in maschinell auswertbarer Form anfordern. Aufbewahrungspflichtig ist nicht nur ein Dateianhang, sondern auch die E-Mail selbst, wenn sie steuerlich relevante Informationen zu vergangenen Geschäftsvorgängen enthält. Die Aufbewahrungspflicht gelte nicht nur für Verträge und Rechnungen, sondern für die gesamte geschäftliche Korrespondenz, soweit sie die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts betrifft.

Dringender Handlungsbedarf: Archivierung von E-Mails

Unternehmen müssen die Archivierung ihrer E-Mail-Kommunikation dringend auf den Prüfstand stellen: Vollständig, strukturiert und vor allem langfristig muss diese erfolgen. Auch die Mitarbeitenden sollten entsprechend sensibilisiert werden. Besonders zu großen oder ungewöhnlichen Geschäftsvorgängen müssen Unternehmen Auskunft geben können, selbst dann, wenn die zuständigen Mitarbeitenden längst ausgeschieden sind oder Postfächer nicht mehr aktiv genutzt werden. Zeit- oder Kostenaufwand gelte dabei nicht als ausreichendes Gegenargument. Wichtig: Private Nachrichten und rein interne Kommunikation ohne steuerlichen Bezug müssen nicht vorgelegt werden; die Unternehmen haben hier ein Selektionsrecht.

Was tun bei einer nahenden Betriebsprüfung?

Wer einen Termin zur Betriebsprüfung erhält, sollte in seinen Vorbereitungen auch das Thema E-Mails einbeziehen.. Um dem Betriebsprüfer die Übersicht zu erleichtern, sollten E-Mails mit Erklärungen und Hintergrundinformationen versehen und beim jeweiligen Vorgang abgelegt werden. Grundsätzlich haben Unternehmen eine Mitwirkungspflicht und müssen alles dafür tun, unklare Sachverhalte aufzuklären.

Nimmt der Betriebsprüfer aufgrund unzureichender vorliegender Fakten eine Fehleinschätzung des zu prüfenden Sachverhalts vor, kann es zu einer Einkommensanpassung kommen. Die Beweislast, dass diese unangemessen ist, wird dann beim Unternehmen liegen. Erfahrungen zeigen, dass die Führung des „Gegenbeweises“ für Unternehmen schwierig ist. Falsche Interpretationen und Schätzungen von Sachverhalten können Unternehmen daher teuer zu stehen kommen.

Welche E-Mails schlussendlich aufbewahrt werden müssen und welche nicht, ist immer eine Einzelfallentscheidung, die nach bestem Wissen und Gewissen getroffen werden muss. Feste Leitlinien oder technische Vorgaben gibt es hierfür noch nicht. Insbesondere im Kontext Umsatzsteuer sowie bei grenzüberschreitenden Geschäftsvorgängen und internationalen Verrechnungspreisen gilt: Lieber eine E-Mail mehr als eine zu wenig archivieren. E-Mail-Kommunikation sei längst kein flüchtiger Informationsaustausch mehr, sondern ein steuerlich relevantes Unternehmensdokument. Wer Archivierung und Datenorganisation vernachlässigt, riskiere erhebliche Probleme in der nächsten Betriebsprüfung.

Literatur & Weblinks

1. (E-)Mails als vorzulegende Handels- und Geschäftsbriefe. BFH Bundesfinanzhof, 30. April 2025.
2. E-Mail als Handels- und Geschäftsbrief. IHK, Ostthüringen zu Jena, 4. Dezember 2025.

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