Bessere Entscheidungen treffen: Fokus auf Problemursachen
Problemanalyse

Bessere Entscheidungen treffen: Fokus auf Problemursachen

Porträtfoto von Dieter Zibert von Green Projects Consulting
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Jeder einzelne Arbeitnehmer befasst sich fast täglich mit Problemen und wie diese zu lösen sind. Entscheidungsfindungen und Problemlösungen sind Teil eines Arbeitsaltages, vor allem im Bereich der Führungskräfte und Unternehmer. Meist agiert der Mensch intuitiv auf die Situation und versucht das Bestmögliche daraus zu machen. Doch wie trifft man auf Führungsebene bessere Entscheidungen?

Effektive Problemlösungen werden nicht aus dem Bauch und aus der Laune heraus getroffen. Vielmehr gehen erfolgreiche Persönlichkeiten den Ursachen auf den Grund und treffen eine fundierte Entscheidung zur Lösung erst, wenn man alle Fakten und Details geklärt hat, um mögliche Fehlentscheidungen zu vermeiden. Wie genau eine Problemanalyse aussieht und wie die Lösungsfindung erfolgreich funktioniert, im Folgenden.

Voraussetzungen, um bessere Entscheidungen zu treffen

In der Arbeitswelt scheint die Zeit knapp bemessen zu sein. Zu knapp um sich mit jedem Problem intensiv zu beschäftigen und dieses zu lösen, ohne dabei auf Widrigkeiten zu stoßen. Um wenigstens vorübergehend Spannungspunkte zu verringern, nimmt der Mensch Abkürzungen. Vor allem, wenn sich die Probleme rasend schnell anhäufen, wird von einem zum anderen Problem gewechselt. Der essenzielle Kern des Problems wir dadurch nicht gelöst, weshalb ein nie enden wollender Zyklus entsteht.

Genau das sollte in einer guten Unternehmensführung vermieden werden. Eine klare Problemanalyse und die Lösungsfindung sind wichtig, um den Kopf frei für wichtige Entscheidungen zu haben. Nur wer einen klaren Kopf hat, kann ein Unternehmen richtig steuern und zum Erfolg führen. Sich ständig mit neuen und alten Problemen beschäftigen zu müssen, belastet. Für eine effektive Problemanalyse und die dazugehörige Lösungsfindung müssen drei wesentliche Voraussetzungen erfüllt werden.

1.  Transparente Kommunikation

Die erste Voraussetzung für eine Problemlösung stellt die transparente Kommunikation dar. Dies bedeutet Standpunkte und Anliegen können jederzeit frei im Unternehmen zum Ausdruck gebracht werden.

Den Kern des Problems, als die Ursache, herauszufinden ist schwierig bis gar unmöglich, wenn die Mitarbeiter nicht sprechen. Die Kommunikation an sich stellt die grundlegende Notwendigkeit dar. Möchten sich beteiligte Personen nicht zu Wort melden aufgrund von Angst, den Job zu verlieren oder Fehlverhalten zu Tage zu bringen und schweigen lieber, wird der Problemlösungsprozess zu einer Schatzsuche.

Deshalb erfolgt eine effektive Kommunikation durch die Fähigkeit der Führungskraft offene Dialoge im Team zu ermöglichen. Die Führungskraft vermittelt den Mitarbeitern Vertrauen und schafft eine sichere Umgebung. Sind diese Voraussetzungen gegeben, werden die Mitarbeiter offen reden und es können alle Standpunkte gehört und berücksichtigt werden. Gemeinsam ist es anschließend möglich, eine nachhaltige und tragfähige Lösung zu entwickeln.

2. Minimieren des Silodenkens zwischen Abteilungen

Nicht selten ist die Kommunikation abteilungsübergreifend schwierig. Hier findet ein Silodenken statt, anstatt die Kommunikation auf das wesentliche Ganze auszurichten. Die Silodenkweise lädt zu versteckten Agenden ein. Damit wird eine effiziente und funktionsübergreifende Zusammenarbeit gehemmt bzw. unterdrückt.

Die Hauptursache für viele vermeidbare Probleme sind Organisationssilos. Daraus entstehende Probleme werden in den meisten Fällen nie gelöst. Der heutige Unternehmergeist richtet sich auf die freie Zusammenarbeit und freie Navigation der Mitarbeiter aus. Dies bedeutet, die Mitarbeiter können selbst die Punkte für eine Problemlösung miteinander abteilungsübergreifend verbinden.

Wer seinen eigenen Arbeitsplatz und dessen Schnittpunkte kennt, entwickelt ein viel besseres Gefühl für den eigenen Einflussbereich. Wer in einem Silosystem arbeitet, kann diesen Einflussbereich unmöglich einschätzen. Der Abbau des Silodenkens hilft der Führungskraft seine Mitarbeiter leichter miteinbeziehen zu können, um gemeinsam Probleme zu lösen. Damit wird automatisch die Organisation gestärkt.

3. Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und innovativen Ideen

Offenheit stellt die Grundvoraussetzung für den Abbau des Silodenkens und der Kommunikationsbarrieren dar. Bei der Problemlösung geht es im Endeffekt darum, dass die Menschen innerhalb des Unternehmens zusammenarbeiten. Für diese Zusammenarbeit spielt die Offenheit gegenüber neuen und innovativen Ideen eine ebenso entscheidende Rolle wie die Kommunikation.

Einige Menschen genießen es am eigenen Arbeitsplatz Chaos zu schaffen, damit ihre eigene Ineffizienz niemals aufgedeckt wird. Dies erschwert die Problemlösung enorm und verlangsamt den gesamten Prozess. Aufgeschlossene und engagierte Menschen sehen dagegen über die offensichtlichen Details hinaus und beschäftigen sich mit Risiken. Dies bedeutet, sie gehen Probleme ohne Umwege direkt an. Damit werden das Wachstum und die Innovation vorangetrieben.

In 6 Schritten bessere Entscheidungen treffen

Für das Treffen von besseren und effektiveren Entscheidungen für Ihr Unternehmen ist es wichtig, nachfolgende sechs Schritte durchzuführen.

1. Fundierte IST-Analyse

Zu Beginn besteht in erster Linie das Problem. Anhand der aktuellen Probleme ist es wichtig eine fundierte IST-Analyse durchzuführen, um Symptome, Zwischenprobleme und ein bis zwei Hauptprobleme zu identifizieren. Es muss klar werden, worin das eigentliche Problem liegt.

Für die Durchführung dieser IST-Analyse eignen sich zwei Tools besonders:

Ishikawa Diagramm

Das Ishikawa Diagramm nennt man auch Fischgräten-Diagramm. Dahinter verbirgt sich eine grafische Darstellung der Ursachen, welche zu einem Problem beitragen. Ein systematisches Vorgehen sorgt dafür, alle Problemursachen und deren Abhängigkeiten zu identifizieren.

Anwendung findet das Ishikawa Diagramm, wenn man sich nicht mit den Symptomen des Problems aufhalten möchte, sondern sehr schnell zum eigentlichen Problemkern vordringen will. Das gesammelte Wissen zum Problem, dessen Ursache und die Zusammenhänge lassen sich systematisch darstellen.

Im ersten Schritt wird das Problem klar definiert. Es wird in den Fischkopf geschrieben und von dort nach linkt ein horizontaler Strich gezogen. Anschließend werden Kategorien als Nebengräten erfasst, welche die Ursachen des Problems sein könnten.

Die klassischen Einflussgruppen stellen die 6 M´s dar (Mensch, Maschine, Material, Methode, Messung und Mitwelt = Umwelt). Sind diese Nebengräten festgelegt, gilt es die Problemursachen zu jeder Kategorie zu analysieren. Dies geschieht mittels Brainstormings. Die gefunden möglichen Ursachen werden den passenden Kategorien zugeordnet, bis dem Team nichts mehr einfällt. Der letzte Schritt befasst sich mit der Priorisierung und Bewertung der Ursachen.

5 Whys

Die Grundursache des Problems lässt sich mithilfe der wiederholten Frage „Warum“ aufdecken. Auf diese Weise findet sich die beste Lösungsmöglichkeit, um das Grundproblem zu lösen. Dabei wird das „Warum“ mindestens fünf Mal gestellt, kann jedoch auch tiefer gehen und öfters hinterfragt werden.

2. Hauptproblemdefinition: Schriftliche Erfassung

Wurde das Hauptproblem gefunden, gilt es dieses schriftlich zu fixieren. Diese Art der Hauptproblemdefinition wird als Root Cause Problemdefinition bezeichnet, da es sich mit der Wurzel, das heißt der Grundursache, des Problems befasst.

Für die schriftliche Erfassung ist es zwingend notwendig, dass alle Beteiligten damit einverstanden sind. Nur wenn sich alle Beteiligten einig über das Hauptproblem, das heißt die Root Cause Problemdefiniton sind, kann das Hauptproblem gelöst werden. In Zuge dessen lösen sich oftmals viele Symptome und Zwischenprobleme automatisch.

3. Definition möglicher Lösungsansätze

Ist das Hauptproblem erst einmal klar definiert, gilt es mögliche Lösungsansätze durch kreatives Denken zu finden. Querdenken kann dabei helfen, einen effektiven Lösungsansatz zu finden, ohne damit vorher gerechnet zu haben.

Über den Tellerrand hinaus denken, bedeutet querdenken. Das heißt, die beteiligten Personen müssen ihren eigenen Geist strecken, um kreative Wege zu entdecken. Hierzu hilft es die Perspektive, das heißt die Betrachtungsweise, zu ändern oder neue Gewohnheiten anzunehmen. In der Arbeitswelt hilft es „Was wäre wenn“-Fragen zu stellen, um das Querdenken voranzutreiben. Durch Brainstorming lassen sich oftmals neue Wege finden. Wichtig ist nur jede Idee auszusprechen, auch wenn sie noch so unrealistisch erscheint.

Schlussendlich geht es beim Querdenken darum, das Problem aus einer neuen Richtung (Perspektive) anzugehen. Buchstäblich das Problem von der Seite her zu betrachten. Die möglichen Lösungsansätze gilt es, ebenso wie das Hauptproblem, schriftlich zu fixieren. Damit wird kein Lösungsansatz vergessen, der eventuell entscheidend für die Problemlösung sein kann.

4. Definition favorisierter Lösungsansatz

Nachdem durch das Querdenken viele verschiedene Lösungsansätze gefunden wurden, müssen diese bewertet und priorisiert werden. Welcher der Ansätze eignet sich am besten zur Problemlösung?

Ist dieser Lösungsansatz gefunden, muss dieser genauer definiert werden. Welche Bereiche müssen geändert werden oder sind betroffen? Hierbei hilft eine klare Definition des favorisierten Lösungsansatzes auf einem extra Blatt.

5. Konkrete Festlegung der Umsetzung

Ein definierter und favorisierter Lösungsansatz alleine reicht nicht aus, um ein Problem langfristig zu lösen. Vielmehr gilt es nun, die Umsetzung konkret festzulegen. Konkret bedeutet in diesem Falle die Erstellung eines Projektplanes und die Festlegung der wichtigsten Meilensteine. Bis wann muss welcher Schritt umgesetzt werden?

6. Durchführung regelmäßiger Prüfkontrollen und kontinuierliche Anpassungen

Damit auf neue Probleme schnell reagiert oder ggf. der Lösungsansatz angepasst werden kann, müssen regelmäßige Kontrollen durchgeführt werden. Hierbei helfen regelmäßige Prüfkontrollen für die Umsetzung des Lösungsansatzes. Diese müssen kontinuierlich an den steigenden Fortschritt angepasst werden, um das Problem von der Wurzel an bis hin zur letzten Auswirkung lösen zu können.

Fazit

Die heutige Arbeitswelt ist modern und schnelllebig. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass nur allzu oft Lösungen vorgeschlagen werden, ohne dabei dem Grund des Problems zu erfassen.

Probleme werden selten wirklich tiefgründig analysiert. Dies führt zu einer bruchstückhaften Problemlösung, da meistens entweder nur Symptome des Problems oder allerhöchstens Zwischenprobleme gelöst werden. Das Hauptproblem und die Hauptursache bleiben weiterhin bestehen. Diese Vorgehensweise bindet unnötig viele Ressourcen und beansprucht unnötig viel Zeit.

Eine Durchführung einer gründlichen Problemanalyse ist deutlich effektiver. Dadurch werden ein bis zwei Hauptprobleme identifiziert. Diese können effizient gelöst werden, wobei Symptome und Zwischenprobleme oftmals von selbst mit beseitigt werden. Eine gründliche Problemanalyse ist zwar nicht intuitiv, erspart aber viel Zeit und ist deutlich effektiver als schnelle und halbbedachte Lösungsfindungen.

Foto/Thumbnail: ©istock.com/Michael Hausmann

Über den Autor

Porträtfoto von Dieter Zibert von Green Projects Consulting

Dieter Zibert Dieter Zibert ist Trainer und Consultant für Projektmanagement mit über 10 Jahren Erfahrung im Projektmanagement. Er hat klassische, agile und hybride Projekte in den Branchen Bahnindustrie, Fabrikautomation, Automobilindustrie und Healthcare geleitet und verfügt über PMP, PMI-ACP, Professional Scrum Master und Professional Scrum Product Owner Zertifizierungen. Darüber hinaus hat er langjährige Erfahrung im Projektportfolio-Management.  greenprojectsconsulting.com
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